Notices of this kind (Germany, open procedure, above the EU threshold) give a median of 31 days, half of them between 28 and 34 days, based on 84,120 notices of the last two years.
Germany - Various software packages and computer systems - Procurement of Microsoft On-Premises Licences
Buyer: Zentralinstitut für Seelische Gesundheit
Country: Germany
Deadline: 2 Nov 2026, 12:30 (UTC+1)
Estimated value: €1,400,000
Procedure: Open procedure
Sector (CPV): Software & IT systems (48900000)
Aperlena: https://aperlena.com/en/t/deutschland-diverse-softwarepakete-und-computersysteme-beschaffung-microsoft-on-premises-lizenzen-071c09c3da
Official notice: https://ted.europa.eu/en/notice/-/detail/692361-2026
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01
Summary
Machine-generated summary
Procurement of Microsoft on-premises licences for the buyer's existing IT infrastructure, in the current version at the time of delivery. The scope covers supply of the licences, including the required proof of use and licence documentation, plus defined follow-on purchase options: 2,000 Microsoft Office 2024 Standard licences (option for up to 200 more within two years), 2,000 Windows Server 2025 User CALs, 2,000 Exchange Server SE Standard CALs, 850 Exchange Server SE Enterprise CAL Add-ons, 1,700 RDS User CALs 2025 and 568 Windows Server 2025 Datacenter Core licences, with follow-on options of up to 10 percent within four years for the CAL and Core positions. No purchase obligation applies. Consulting, migration, installation, operation, hosting, managed services and support are excluded. Licences must be Microsoft-compliant, audit-proof and fully documentable. The procedure is an open procedure under the VgV regulations, with EVB-IT Type A transfer terms applying.
02
Description
Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von Microsoft On-Premises-Lizenzen für die bestehende IT-Infrastruktur des Auftraggebers. Die Leistung umfasst die Lieferung der ausgeschriebenen Microsoft-Lizenzen einschließlich der erforderlichen Nutzungs- und Lizenznachweise sowie definierter Nachkaufoptionen. Beratungs-, Migrations-, Installations-, Betriebs- und Supportleistungen sind nicht Bestandteil der Ausschreibung.
1. Gegenstand der Ausschreibung Gegenstand ist die Beschaffung von Microsoft-Lizenzen für die bestehende On-Premises-Infrastruktur in der jeweils aktuellen Version. Die Beschaffung umfasst ausschließlich die Lieferung der Lizenzen einschließlich der erforderlichen Nutzungs- und Lizenznachweise. Beratungs-, Migrations-, Installations-, Betriebs-, Managed-Service-, Support-, Hosting- und Softwareeinführungsleistungen sind nicht Bestandteil. 2. Vergabeverfahren und Vertragsgrundlage Auf Grundlage des geschätzten Gesamtauftragswertes ist ein EU-weites Vergabeverfahren vorgesehen. Die Vergabe erfolgt als Offenes Verfahren gemäß §§ 14 ff. VgV. Maßgeblich sind insbesondere GWB, VgV und EVB-IT Überlassung Typ A. 3. Leistungsumfang und Mengengerüst Pos. Lizenzposition Menge 1 Microsoft Office 2024 Standard 2.000 1.1 Nachkaufoption Office 2024 Standard max. 200 2 Windows Server 2025 CAL User 2.000 3 Exchange Server SE Standard CAL 2.000 4 Exchange Server SE Enterprise CAL Add-on 850 5 RDS User CAL 2025 1.700 6 Windows Server 2025 Datacenter Core-Lizenzen 568 Cores Für die Lizenzpositionen 2 bis 6 gelten Nachkaufoptionen von maximal 10 % der jeweiligen Ausgangsmenge innerhalb des vierjährigen Betrachtungszeitraums. Für Office Standard gilt die gesondert ausgewiesene Nachkaufoption von maximal 200 Lizenzen innerhalb von zwei Jahren. Eine Abnahmeverpflichtung besteht nicht. 4. Mindestanforderungen Die angebotenen Lizenzen müssen Microsoft-konform, revisionssicher, auditfähig und vollständig dokumentierbar sein. 5. Nachkaufkonditionen und Preisbindung Nachkäufe sind optionale Bedarfspositionen. Die Höchstmenge beträgt je Lizenzposition maximal 10 % der Ausgangsmenge. Der Bieter hat je Position einen verbindlichen Nachkaufpreis anzugeben. Die maximalen Optionsmengen werden bei der Ermittlung des geschätzten Auftragswertes und in der Preiswertung berücksichtigt. Preisänderungen des Herstellers während vereinbarter Preisbindungsfristen gehen nicht zulasten des Auftraggebers. 6. Angebotsabgabe und Eignungsnachweise Das Angebot ist anhand der verbindlichen Excel-Anlage einzureichen. Die vorgesehenen Preisangaben sind vollständig auszufüllen. • vollständig ausgefülltes Preisblatt • Eigenerklärung des Bieters • mindestens drei vergleichbare Referenzen über die Lieferung von Microsoft-Volumenlizenzen vergleichbarer Größenordnung innerhalb der letzten drei Jahre • gültiger Microsoft-Partnerstatus oder gleichwertiger Nachweis eines autorisierten und lizenzrechtlich ordnungsgemäßen Bezugswegs Die Referenzen dienen ausschließlich der Eignungsprüfung und werden nicht als Zuschlagskriterium bewertet. Ein bestimmter Microsoft-Partnerstatus oder eine bestimmte Partnerstufe wird nicht verlangt; ein gleichwertiger Nachweis eines ordnungsgemäßen Bezugswegs ist zulässig. 7. Zuschlagskriterien Zuschlagskriterium Gewichtung Preis 80 % Nachkaufpreis 15 % Lieferzeitraum 5 % 8. Bewertungsmethodik Die Zuschlagskriterien werden auf einer Skala von 0 bis 10 Punkten bewertet. Die erreichten Punkte werden mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert. Preis (80 %): Der niedrigste wertungsfähige Vergleichspreis erhält 10 Punkte. Weitere Angebote: (niedrigster wertungsfähiger Vergleichspreis / Vergleichspreis des Bieters) × 10. Der Vergleichspreis umfasst Grundmengen und festgelegte maximale Nachkaufoptionen.Nachkaufpreis (15 %): Der niedrigste wertungsfähige gewichtete Nachkaufpreis erhält 10 Punkte. Weitere Angebote: (niedrigster wertungsfähiger gewichteter Nachkaufpreis / gewichteter Nachkaufpreis des Bieters) × 10. Lieferzeitraum (5 %): bis 14 Arbeitstage = 10 Punkte; 15-21 Arbeitstage = 7 Punkte; 22-28 Arbeitstage = 4 Punkte; mehr als 28 Arbeitstage = 0 Punkte. Mit Lieferzeitraum ist der Zeitraum gemeint, innerhalb dessen die Lizenzen dem AG zur Verfügung stehen. 9. Ausschluss- und Wertungshinweise • Es gilt insbesondere § 57 VgV. Auch im Übrigen wird auf Ausschlussgründe der VgV Bezug genommen. • Vorsorglicher Hinweis (deklaratorisch): • Unvollständige Unterlagen oder fehlende Erklärungen können zum Ausschluss führen, soweit eine Nachforderung vergaberechtlich nicht zulässig ist oder erfolglos bleibt. • Fehlende oder nicht wertbare Preisangaben für verpflichtende Positionen können zum Ausschluss führen (insbes. § 57 Abs. 1 Nr. 5 VgV, siehe auch § 60 VgV). • Die Nichteinhaltung verbindlicher Mindestanforderungen führt zum Ausschluss. 10. Losbildung Eine Losaufteilung erfolgt nicht.
03
Bid or no-bid?
Six questions before you commit a team. Under each one, what the register holds on it. The answers are yours.
Can I bid?
Open procedure: any interested supplier may submit a bid. Above the EU threshold: open to companies from any EU country.
likely award for this notice, from its published estimate of €1,400,000
€1.3M to €1.4M
Comparable awards in this country and sector came in at a median of 100% of their published estimate, half of them between 92% and 102%, based on 66 awards of the last 3 years.
Each award is compared with the estimate of the same lots, framework agreements excluded. A published estimate may include options and renewals, so an award under it is not always a discount.
05
What this market pays
The buyer has too few awards of its own in this sector, so this is the range of the last 592 awards for Software & IT systems in Germany.
€2€317.8M
This notice
€1.4M
Median award
€410,166
Middle half of past awards
€242,771 to €919,862
The estimate is larger than three in four past awards.
Award values as published by the official sources. Use them as a guide, not a rule: scope, lots and duration differ between contracts.
Based on 1841 awards with a linked company profile over the last 2 years.
07
Market context
Larger than 66% of the open notices in Software & IT systems across Europe.
smallestlargest
open now in Software & IT systems
3,145
median open notice
€555,942
Who wins in this market
Many suppliers
Germany · Software & IT systems
different companies won awards here
996
of the awards went to the three most frequent winners
11%
buyers awarded contracts here
817
Based on 1,841 awards with a named winner over the last 3 years. Counted by award, not by value, because lot and framework amounts are not comparable.
Concentrated means the three most frequent winners took 65% or more of the awards; many suppliers, under 35% with at least ten different winners.
Competition
tenders per lot on average (open and restricted procedures)
3.1
of those lots received a single tender
31%
of the awards went to companies based in another country
5%
of the tenders came from another country
6%
As the official award notices state them, over the last 3 years. Tenders per lot count open and restricted procedures only: in a negotiated procedure or a direct award a single tender is the procedure itself. The country is the one the notice gives for the winner.