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City archive - restoration of damaged archive materials

Original Deutschland - Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen - Stadtarchiv - Wiederherstellung Archivgut

Open Contract notice

Key facts

Buyer
Stadt Bad Münstereifel
Where
Germany Köln
Procedure
Negotiated procedure The buyer selects candidates, then negotiates the offers before choosing. Full entry Above the EU threshold A contract large enough that EU-wide rules apply and it must be published on TED. Full entry
CPV code The EU's common vocabulary for what is being bought: an eight-digit code every notice carries. Full entry
92500000 Library, archives, museums and other cultural services 60000000 Transport services (excl. Waste transport) 79995100 Archiving services
3 more codes
79995200 Cataloguing services 92510000 Library and archive services 92512000 Archive services
Original language
German
Published
Source
via TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU), verified 1 month ago
Notice number
158596-2026
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Summary

Machine-generated summary

The city of Bad Münstereifel is seeking a contractor to restore archive materials damaged in the July 2021 flooding. The affected holdings include files, documents, slides, glass plate negatives, photographs, books and maps, as well as the archive database. The services comprise: transport and storage from the cold storage facility in Troisdorf, vacuum freeze-drying, systematic damage documentation in a web-based database, dry cleaning to remove mud, mould and contamination, and double standard-compliant archival packaging. Work must be performed exclusively within Germany under the Cultural Property Protection Act.

Description

Die Stadt Bad Münstereifel wurde durch die Starkregen- und Hochwasserereignisse im Juli 2021 in weiten Teilen stark betroffen. Ein Großteil des Stadtgebietes mit seinen engen Tälern wurde durch Überflutungen, sehr dynamischen Abflüssen, Hangrutschungen und Geröll- und Sedimentstein- ab -und -austrag stark in Mitleidenschaft gezogen. Die Ereignisse im Juli 2021 führten zu umfangreichen Schäden am Stadtarchiv. In Mitleidenschaft gezogen wurden vielfältige Archivbestände wie Akten, Urkunden, Dias, Glasplattennegative, Fotografien, Bücher und Karten sowie die Datenbank. Ziel der hier angefragten Leistung ist die Wiederherstellung des geschädigten Archivguts. Das Gesamtkonzept zielt auf eine möglichst vollständige Sicherung des Erhaltungszustandes und Wiederherstellung der Lagerbarkeit der Archivmaterialien ab. Folgende Teilleistungen werden vergeben: 1. Transport und Lagerung: Fachgerechter Transport des Archivguts vom Kühlhaus in Troisdorf zum Leistungsort und nach Bearbeitung ins Interimsarchiv. 2. Vakuum-Gefriertrocknung: Durchführung der Vakuum-Gefriertrocknung des Archivguts. 3. Schadenserfassung: Systematische Dokumentation des Schadensbildes jeder einzelnen Archivalie in einer webbasierten Datenbank, differenziert nach Art und Umfang der Schäden. 4. Reinigung: Gründliche Trockenreinigung zur Reduzierung von Verschmutzungen und Kontaminationen (u. a. Schlamm, Schimmel). 5. Verpackung: Normgerechte, doppelte Archivverpackung aller Archivalien zum langfristigen Schutz und zur dauerhaften Aufbewahrung der Bestände. Eine detaillierte Übersicht zu den im EU-Verfahren ausgeschriebenen Leistungen findet sich in den Leistungsbeschreibungen. Hinweis: Die Leistungserbringung hat aufgrund der Vorgaben des Kulturgutschutzgesetzes (KGSG), insbesondere der Regelungen zur Ausfuhr und zum Schutz von Kulturgut gemäß §§ 21 ff. KGSG, ausschließlich innerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.

Official source

Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 month ago

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Company Wins Total awarded Last win
Hansefit GmbH 7 €2.0M Aug 2026
Neumann & Müller GmbH & Co. KG 3 €405,921 Aug 2026
Meiré und Meiré GmbH & Co. KG 3 n/a Jul 2026
Nüssli (Deutschland) GmbH 2 €234,366 Apr 2026
BIOS Norderney 2 n/a Feb 2026

Based on 140 awards with a linked company profile over the last 2 years.

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