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Germany - Archiving - Framework contract for archiving, file storage and digitisation

Original Deutschland - Archivierung - Rahmenvertrag Archivierung, Aktenauslagerung und Digitalisierung

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Summary

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BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH, based in Berlin, Germany, intends to award services for external storage and management of archive units. The archives comprise paper files including integrated data carriers such as CD-Rs, microfilms, security tapes and magnetic tapes, currently around 53,000 archive units. Scope: a one-off initial takeover of about 53,000 units in boxes from two current contractors' sites, a first deposit of around 3,000 units from the BIM site every 1 to 2 years, and annual culling of around 4,500 units. Services are provided on demand under a framework contract with no guaranteed volume; quantities are estimates for calculation only. Takeover starts 01.12.2026; the contract runs 4 years until 31.11.2030. All positions must be priced individually.

Description

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH beabsichtigt die Vergabe von Leistungen zur externen Lagerung und Verwaltung diverser Archiveinheiten. Diese bestehen aus diversen Akteneinheiten in Papierform, inkl. dort integrierter Datenträger auf CD-R, Mikrofilmen, Sicherheitsbänder, sowie Magnetbänder. Ein Gesamtumfang von derzeit ca. 53.000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE). Der Umfang der Beauftragung setzt sich zusammen aus der einmalig stattfindenden Erstübernahme von derzeit ca. 53.000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE) gelagert in Kartonagen vom Standort der beiden derzeitigen AN. Sowie der alle 1 bis 2 Jahre stattfindenden Erstauslagerung von ca. 3000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE) vom Standort BIM, und der jährlich stattfindenden Kassation von ca. 4.500 Stück Archiveinheiten (Stk./AE). Bei den ausgeschriebenen Leistungen handelt es sich um Leistungen, die auf Abruf zu erbringen sind. Ausgeschrieben wird deshalb ein Rahmenvertrag ohne Anspruch auf ein festes Auftragsvolumen. Die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Mengenangaben sind angenommene Mengen aus Erfahrungswerten der letzten Jahre. Sie dienen in dieser Ausschreibung lediglich der Kalkulation und Bewertung. Es besteht kein Anspruch auf die angegebenen Mengen. Alle Angebotspositionen sind in sich einzeln zu kalkulieren. Die Erfassung und Übernahme der Akten beginnt zum 01.12.2026. Die Vertragsdauer beträgt 4 Jahre. Der Vertrag endet zum 31.11.2030.

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Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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