Bulgaria - Reproduction equipment - Rental of printing, copying, scanning and fax devices for the National Customs Agency and development of a digital archiving system

Предмет на възлагане с настоящата поръчка е: „Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“ и развитие и въвеждане на институционална архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви (СДА)“. Предметът и обемът на обществената поръчка включва изпълнението на следните дейности: 1. Основна дейност 1: „Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши: а) Осигуряване на описаните в Техническата спецификация - Таблица № 1 количества устройства, които да обезпечават нуждите на структурата на Агенция „Митници“ от печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс без ограничение в обемите документи, които ще се генерират през периода, за който устройствата са отдадени под наем. Съдържащите се в Таблица № 1 количества са ориентировъчни (прогнозни) и в тях може да настъпи промяна по преценка и в зависимост от конкретните потребности на Възложителя, като Възложителят може да не поръча всички обявени количества или да заяви повече от прогнозния брой за всички или за някой от типовете устройства в рамките на срока за изпълнение на този Договор; б) Осигуряване на хардуерно - софтуерно решение за наблюдение, анализи и отчетност; в) Първоначално разпределение и доставка на устройствата, съгласно описаното в „Разпределение на устройствата по локации“ - Приложение № 1 към Техническата спецификация (в това число инсталация на драйвери на 3362 потребителя); г) Обучение на потребителите и администраторите за работа с устройствата; д) Осигуряване на непрекъснатост на достъпа до дейностите по печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс, включително и в ГКПП с работен режим (24х7); е) Осигуряване на резервираност на решението (пренасочване на печата към друго устройство до отстраняване на възникнал сервизен или друг инцидент), в това число осигуряване на оборотно устройство при необходимост от ремонт на устройството в оторизиран сервиз; ж) Система за наблюдение и управление на устройствата, с цел тяхното обслужване и поддръжка; з) Възможност за увеличаване/намаляване на броя на използваните устройства за периода на обслужване; и) Възможност за разместване на вече въведени в експлоатация устройства, според промените в потребностите на Агенция „Митници“ за периода на обслужване; й) Извеждане на устройствата от експлоатация, след приключване на Договора; 2. Основна дейност 2: „Aнализ и опис на наличните документни масиви на хартиен и електронен носител в архивните фондове на Агенция „Митници“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши: а) изготвяне на анализ на всички типове документи, налични в архиви; б) опис на архивните фондове и извеждане на обеми в брой хартиени носители към типове документи, версии, формати, тип съдържатели, състояние на хартиените носители и местоположение по локации/звена в Агенция „Митници“; в) изработване на доклад, съдържащ цялостен опис на архивните фондове на Агенция „Митници“ с териториално разпределение, количествен и качествен състав. Анализът трябва да включва детайлно описание на количествения състав по типове документи, версии на документи, начин на подвързване, състояние на хартията, формат на хартиения носител и териториално разпределение; 3. Основна дейност 3: „Развитие на Институционалната архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви“, включваща: а) Развитие на Бизнес Архитектура - Определяне на бизнес стратегията, управлението, организацията и дефиниране, и моделиране на бизнес процеси, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method); б) Развитие на Архитектура на Данните - Описване на структурата на данните, логическото и физическото им представяне, както и средствата за тяхното управление, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method); в) Развитие на Архитектура на Приложенията - Дизайн на модел за отделните приложения и модули, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method), както и връзката им с основните бизнес процеси на организацията; г) Развитие на Технологична Архитектура - Описание на софтуерните и хардуерни възможности, които се изискват, за да осигурят въвеждането в експлоатация и коректна работа на услугите, свързани с бизнеса, данните и приложенията, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method). Това включва ИТ инфраструктура, мрежи, комуникации, софтуер, обработка, стандарти и др.; 4. Основна дейност 4: „Въвеждане на Институционалната архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви“. В рамките на дейността ще бъде разработена, изградена и внедрена информационна система, с помощта на която хартиените документи ще бъдат сканирани и съхранени с дигитални средства. Софтуерът ще обезпечи процеса по цялостната обработка на информацията от сканираните документи, както и последващо търсене по различни признаци: а) Компоненти на системата: а.1) OCR (Optical Character Recognition - оптично разпознаване на символи) - OCR функционалността ще позволи автоматичното разпознаване на текст от сканирани хартиени документи, лабораторни протоколи, сертификати, формуляри и други документи, използвани в ежедневната работа, както и да се елиминира необходимостта от ръчно въвеждане на информация, което ще намали риска от човешки грешки и значително ще съкрати времето за обработка; продължава в раздел "Процедура, поле "Допълнителна информация(BT-300-Procedure)", буква "А" Предмет на възлагане с настоящата поръчка е: „Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“ и развитие и въвеждане на институционална архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви (СДА)“. Предметът и обемът на обществената поръчка включва изпълнението на следните дейности: 1. Основна дейност 1: „Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши: а) Осигуряване на описаните в Техническата спецификация - Таблица № 1 количества устройства, които да обезпечават нуждите на структурата на Агенция „Митници“ от печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс без ограничение в обемите документи, които ще се генерират през периода, за който устройствата са отдадени под наем. Съдържащите се в Таблица № 1 количества са ориентировъчни (прогнозни) и в тях може да настъпи промяна по преценка и в зависимост от конкретните потребности на Възложителя, като Възложителят може да не поръча всички обявени количества или да заяви повече от прогнозния брой за всички или за някой от типовете устройства в рамките на срока за изпълнение на този Договор; б) Осигуряване на хардуерно - софтуерно решение за наблюдение, анализи и отчетност; в) Първоначално разпределение и доставка на устройствата, съгласно описаното в „Разпределение на устройствата по локации“ - Приложение № 1 към Техническата спецификация (в това число инсталация на драйвери на 3362 потребителя); г) Обучение на потребителите и администраторите за работа с устройствата; д) Осигуряване на непрекъснатост на достъпа до дейностите по печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс, включително и в ГКПП с работен режим (24х7); е) Осигуряване на резервираност на решението (пренасочване на печата към друго устройство до отстраняване на възникнал сервизен или друг инцидент), в това число осигуряване на оборотно устройство при необходимост от ремонт на устройството в оторизиран сервиз; ж) Система за наблюдение и управление на устройствата, с цел тяхното обслужване и поддръжка; з) Възможност за увеличаване/намаляване на броя на използваните устройства за периода на обслужване; и) Възможност за разместване на вече въведени в експлоатация устройства, според промените в потребностите на Агенция „Митници“ за периода на обслужване; й) Извеждане на устройствата от експлоатация, след приключване на Договора; 2. Основна дейност 2: „Aнализ и опис на наличните документни масиви на хартиен и електронен носител в архивните фондове на Агенция „Митници“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши: а) изготвяне на анализ на всички типове документи, налични в архиви; б) опис на архивните фондове и извеждане на обеми в брой хартиени носители към типове документи, версии, формати, тип съдържатели, състояние на хартиените носители и местоположение по локации/звена в Агенция „Митници“; в) изработване на доклад, съдържащ цялостен опис на архивните фондове на Агенция „Митници“ с териториално разпределение, количествен и качествен състав. Анализът трябва да включва детайлно описание на количествения състав по типове документи, версии на документи, начин на подвързване, състояние на хартията, формат на хартиения носител и териториално разпределение; 3. Основна дейност 3: „Развитие на Институционалната архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви“, включваща: а) Развитие на Бизнес Архитектура - Определяне на бизнес стратегията, управлението, организацията и дефиниране, и моделиране на бизнес процеси, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method); б) Развитие на Архитектура на Данните - Описване на структурата на данните, логическото и физическото им представяне, както и средствата за тяхното управление, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method); в) Развитие на Архитектура на Приложенията - Дизайн на модел за отделните приложения и модули, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method), както и връзката им с основните бизнес процеси на организацията; г) Развитие на Технологична Архитектура - Описание на софтуерните и хардуерни възможности, които се изискват, за да осигурят въвеждането в експлоатация и коректна работа на услугите, свързани с бизнеса, данните и приложенията, по отношение на система за дигитални архиви, в съответствие с Методиката ADM (Architecture Development Method). Това включва ИТ инфраструктура, мрежи, комуникации, софтуер, обработка, стандарти и др.; 4. Основна дейност 4: „Въвеждане на Институционалната архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви“. В рамките на дейността ще бъде разработена, изградена и внедрена информационна система, с помощта на която хартиените документи ще бъдат сканирани и съхранени с дигитални средства. Софтуерът ще обезпечи процеса по цялостната обработка на информацията от сканираните документи, както и последващо търсене по различни признаци: а) Компоненти на системата: а.1) OCR (Optical Character Recognition - оптично разпознаване на символи) - OCR функционалността ще позволи автоматичното разпознаване на текст от сканирани хартиени документи, лабораторни протоколи, сертификати, формуляри и други документи, използвани в ежедневната работа, както и да се елиминира необходимостта от ръчно въвеждане на информация, което ще намали риска от човешки грешки и значително ще съкрати времето за обработка; продължава в поле "Допълнителна информация", буква "Б)".