Procurement of an electronic records management system

Ogłoszenie nr 2026/BZP 00478784 z dnia 2026-10-08 Ogłoszenie o zamówieniu Dostawy Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY 1.1.) Rola zamawiającego Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego 1.2.) Nazwa zamawiającego: Gdyńskie Centrum Informatyki 1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 387844850 1.5) Adres zamawiającego 1.5.1.) Ulica: ul. Śląska 35/37 1.5.2.) Miejscowość: Gdynia 1.5.3.) Kod pocztowy: 81-310 1.5.4.) Województwo: pomorskie 1.5.5.) Kraj: Polska 1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski 1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: gci@gci.gdynia.pl 1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://gci.gdynia.pl/ 1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa 1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność Realizacja zadań z zakresu wdrażania i utrzymywania systemów informatycznych, budowy i administrowania sieci teleinformatycznej, w tym infrastruktury telekomunikacyjnej, a także usług utrzymaniowych. SEKCJA II - INFORMACJE PODSTAWOWE 2.1.) Ogłoszenie dotyczy: Zamówienia publicznego 2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie 2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej: Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych 2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b8b12e42-2cfb-4c9c-bd19-3366c06bd21d 2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00478784 2.6.) Wersja ogłoszenia: 01 2.7.) Data ogłoszenia: 2026-10-08 2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak 2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00051098/03/P 2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań: 1.2.7 Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych 2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie 2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak 2.15.) Nazwa projektu lub programu „Transformacja środowiska pracy w Urzędzie Miasta Gdyni” realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021 - 2027, Priorytet 5 Fundusze europejskie dla silnego społecznie Pomorza, Działanie 5.6. Adaptacyjność pracowników i pracodawców, Umowa o dofinansowanie o numerze FEPM.05.06-IZ.00-0037/25-00”. 2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy SEKCJA III - UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA 3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania https://platformazakupowa.pl/transakcja/1357566 3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie 3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak 3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl 3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: : Postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/gci/proceedings. Szczegóły wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej zostały opisane w Rozdziale VII SWZ. 3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie 3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy 3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu: polski 3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z Rozdziałem XXIII SWZ SEKCJA IV - PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: GCI.DOZP.261.2.22.2026.KM 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa subskrypcji dostępu do systemu umożliwiającego przechowywanie i archiwizację dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej oraz podpisywania dokumentów (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią, podpisem dokumentowym) świadczona w modelu SaaS w okresie od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r. - dalej „systemu”. Z dniem 01.01.2027 System musi zapewniać pełną funkcjonalność przewidzianą w SWZ. 4.2.6.) Główny ko