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Software for creating employment references

Original Software zur Erstellung von Arbeitszeugnissen

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The District Government of Cologne (Bezirksregierung Koeln) procures specialist software to support its HR department in producing around 175 employment references per year. The software must generate legally compliant, individualised reference wording from text modules based on a job description and an evaluation grid (school grading scale, optionally with individually assigned keywords) completed by the line manager, and automatically produce the reference document. No personal data is processed; a number replaces the name. References must be stored, exportable at any time and editable in Word for later personalisation. Access is via rights and role management with at least three roles: HR staff with full rights (2 users), managers with editing rights only (up to 160 users) and read-only observers, plus configurable additional roles.

Description

Ausgangssituation und Leistungsumfang Bei der Bezirksregierung Köln werden im Bereich Personal ca. 175 Arbeitszeugnisse pro Jahr angefertigt und ausgestellt. Die Personalabteilung ist, sofern die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen, dazu verpflichtet, zeitnah ein entsprechendes Zwischen- oder Endarbeitszeugnis anzufertigen. Dies soll durch eine Fachsoftware unterstützt werden. Die Software soll anhand einer Tätigkeitsdarstellung und eines Bewertungsrasters (Schulnotensystem, ggf. ergänzt durch individuell zu vergebende Schlagworte), welches durch die Führungskraft auszufüllen ist, rechtskonform und individualisierte Zeugnisformulierungen anhand von Textbausteinen erstellen. Daraus soll die Software automatisch ein Arbeitszeugnis generieren. Die erstellten Arbeitszeugnisse sollen in der Lösung abgespeichert werden und jederzeit exportierbar sein. Es werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, sondern als Name soll ersatzweise eine Nummer vergeben werden können. Die Ausgabe bzw. der Export des Zeugnisses muss mit Word weiterverarbeitet werden können, um die Datei mit den personenbezogenen Daten korrekt zu individualisieren. Der Zugriff auf die Anwendung muss auf einem Rechte- und Rollenmanagement basieren. Folgende Rollen sollten mindestens einrichtbar sein: Die Rolle "Personalsachbearbeitung" muss vollständige Rechte in der Anwendung haben. Die Rolle "Führungskraft" darf nur Bearbeitungsrechte für das Bewertungsraster und die Tätigkeitsdarstellung haben. Des Weiteren bedarf es einer Rolle "Beobachter", die nur lesende Rechte hat. Das Programm sollte es ermöglichen, weitere Rollen einrichten zu können, denen individuelle Lese- oder Schreibrechte auf die verschiedenen Komponenten der Software gegeben werden können (z.B. eine unterstützende Rolle, die lediglich Tätigkeitsdarstellungen bearbeiten darf). Die Rolle "Personalsachbearbeitung" wird nur von 2 Personen wahrgenommen. Im Haus gibt es bis zu 160 Führungskräfte, für die die Rolle "Führungskraft" vorgesehen ist. Es werden voraussichtlich jedoch maximal 2 Führungskräfte gleichzeitig im System arbeiten. Hierfür sollten Nutzer im System anlegbar sein, deren Passwort regelmäßig durch die Personalsachbearbeitung geändert werden kann. Es muss möglich sein, einzelnen Personen in der Rolle "Führungskraft" das Bearbeitungsrecht nur für einzelne ausgewählte Bewertungsraster/Tätigkeitsdarstellungen zu gewähren. Die Softwarelösung muss barrierefrei nach BITV2.0 sein. Die Software kann als Weblösung oder als on-premise Lösung angeboten werden. Abhängig davon wird bei Vertragsabschluss entweder ein Vertrag des Typs EVB-IT Cloud oder des Typs EVB-IT Überlassung und Pflege geschlossen. Seitens des Auftragnehmers muss Unterstützungsleistung im erforderlichen Umfang für die Inbetriebnahme bzw. Installation der Software angeboten werden. Zusätzlich soll für die Software Support in Form von Wartung und Hotline angeboten werden. Für die Nutzenden der Software müssen Schulungsunterlangen bzw. Tutorials zur Verfügung stehen.

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Source: Vergabemarktplatz NRW (open data satellites)

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CANCOM GmbH 16 €7.3M Sep 2026
SAP Deutschland SE & Co. KG 15 €1.2M Jun 2026

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