Early childhood education management system for the City of Orimattila

Orimattilan kaupungin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä Orimattilan kaupunki pyytää tarjouksia varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja. Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on tuotantokäytössä 1.6.2027 mennessä. Hankinnan tavoitteena on saada Orimattilan kaupungille käyttöön varhaiskasvatuspalveluita tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa varhaiskasvatusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä ja mahdollistaa varhaiskasvatuspalveluiden tuottaminen Opetushallituksen ja Orimattilan kaupungin varhaiskasvatussuunnitelmien mukaisesti. Seuraavia lukuja voidaan käyttää järjestelmän ylläpidon ja tuen kuukausihinnoittelun perusteena. Luvut ovat elokuulta 2026. - Kunnan oman palvelutuotannon päiväkotiyksiköiden määrä 8 kpl (lisäksi kaksi esiopetusryhmää koulujen yhteydessä) - Kunnan oman palvelutuotannon henkilöstön määrä 130, josta perhepäivähoitajia on tällä hetkellä 7 - Kunnan oman palvelutuotannon lasten määrä 597, joista esiopetuksessa olevia 146 lasta ja perhepäivähoidossa 26 lasta - Palvelusetelillä tuotetaan varhaiskasvatuksen palvelua 134 lapselle Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää jatkuvan ylläpidon, tukipalvelun ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä lakien edellyttämien ja mahdollistamien ulkopuolisten tahojen tai järjestelmien integraatiot ja konversiot. Järjestelmän avulla tulee voida suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti. Hankittavan järjestelmän tulee kattaa varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit kokonaan sähköisesti: - hakemukset ja päätökset - lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat - työvuorosuunnittelu ja toteuma - toiminnan suunnittelua ja arviointia tukevat raportit ja tilastot - lapsen hoitoon ja sen suunnitteluun liittyvien dokumenttien hallinta ja ylläpito - varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagogisten asiakirjojen hallinnan - viestintä varhaiskasvatuksen ja huoltajien välillä Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on tuotantokäytössä kesäkuun 2027 alusta. Aikataulua voidaan tarvittaessa tarkentaa tai muuttaa osapuolten yhteisellä sopimuksella. Tarjouspyyntö sisältää myös migraation nykyisestä Orimattilan käyttämästä Edlevo-järjestelmästä uuteen järjestelmään. Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja järjestelmän toimittaja määrittävät yhteisesti, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Tilaaja pidättää oikeuden olla siirtämättä tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen.,