Netherlands - System and support services - Notice of voluntary ex ante transparency for the SAP landscape

Aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf voor het SAP-landschap Twence B.V. is voornemens de overeenkomst voor het beheer, onderhoud en de doorontwikkeling van haar SAP-landschap te continueren bij de huidige opdrachtnemer. Het SAP-landschap van Twence omvat onder meer de modules SD, MRS, PM, Ariba, MM, FI, CO, PO/PI, SAP Basis, HRM, diverse operationele koppelingen en meerdere bedrijfsspecifieke interfaces met primaire bedrijfsprocessen. Het bevat een groot aantal maatwerkconfiguraties, bedrijfsspecifieke interfaces, proceskoppelingen en historisch gegroeide beheerafspraken die gedurende een reeks van jaren door de huidige opdrachtnemer zijn ontwikkeld en onderhouden. De technische documentatie hiervan is slechts gedeeltelijk gestandaardiseerd beschikbaar. Voor een nieuwe dienstverlener zou daarom een omvangrijk kennisoverdracht- en validatietraject noodzakelijk zijn alvorens de dienstverlening op een aanvaardbaar kwaliteitsniveau kan worden voortgezet. Twence heeft onderzocht of een wisseling van dienstverlener op korte termijn een reëel alternatief vormt. Daarbij is vastgesteld dat een overgang naar een andere partij zou leiden tot omvangrijke transitiewerkzaamheden, aanzienlijke implementatie- en migratiekosten en substantiële risico's voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. De geraamde transitiekosten bedragen ruim € 1,4 miljoen en bestaan onder meer uit kosten voor kennisoverdracht, migratie, projectmanagement, dubbele beheer- en licentiekosten gedurende een retentieperiode, contractuele omzettingen, aanvullende interne capaciteit, opleiding en het opnieuw inrichten van beheerprocessen. Daarnaast zou een leverancierswisseling gepaard gaan met een langdurige overdrachtsperiode waarin kennis van de specifieke Twence-omgeving opnieuw moet worden opgebouwd. Gedurende deze periode ontstaan verhoogde risico's voor de beschikbaarheid, veiligheid en beheersbaarheid van bedrijfskritische systemen en processen. Verstoringen kunnen directe gevolgen hebben voor de ondersteuning van de primaire bedrijfsvoering en de operationele processen van Twence. Gelet op: 1. de vergaande technische verwevenheid van de dienstverlening met het bestaande SAP-landschap; 2. de substantiële en aantoonbare transitiekosten; 3. de ernstige risico's voor continuïteit, beschikbaarheid en beheersbaarheid van bedrijfskritische processen; is Twence van oordeel dat voortzetting van de dienstverlening door de huidige opdrachtnemer noodzakelijk is en dat een leverancierswisseling op dit moment zou leiden tot onevenredig hoge technische, operationele en economische nadelen. Om die reden is Twence voornemens de opdracht onderhands te gunnen aan de huidige opdrachtnemer. Deze aankondiging wordt gepubliceerd ter uitvoering van een vrijwillige transparantie vooraf, zodat belanghebbende marktpartijen kennis kunnen nemen van dit voornemen en desgewenst hun bezwaren kenbaar kunnen maken. Belanghebbenden die zich niet met dit voornemen kunnen verenigen dienen uiterlijk binnen twintig kalenderdagen na publicatie van deze aankondiging een dagvaarding in kort geding aan Twence te hebben betekend. Dit kan middels een e-mail naar s.yanguc@twence.nl, ter attentie van mevrouw S. Yanguc. Het bezwaar dient in ieder geval te bevatten: de naam en contactgegevens van de belanghebbende; een onderbouwing waaruit blijkt dat de belanghebbende daadwerkelijk bereid en in staat is de gevraagde dienstverlening te verzorgen; een toelichting waarom naar het oordeel van de belanghebbende geen rechtvaardiging bestaat voor het voorgenomen contracteren van de huidige leveranciers. Indien binnen deze termijn geen dagvaarding is betekend, verwerkt de betreffende belanghebbende zijn rechten om tegen de voorgenomen gunning op te komen.