Netherlands - Professional IT services - Printing, copying and scanning services

De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft print-, copy- en scan-dienstverlening. De dienstverlening bestaat in ieder geval uit het volgende: a) Het leveren als dienst van apparatuur en software voor printen, kopiëren en scannen, inclusief reparatie, onderhoud en verbruiksartikelen op de locaties Provinciehuis, Remise, Huis ter Heide, De Meern, Paushuize en Archeologisch depot van Aanbestedende dienst; b) Volg-mij beveiligd afdrukken inclusief het opzetten en beheren van de print-queues (en software) die daarvoor nodig is; c) Onsite dienstverlening (op locatie Provinciehuis) voor het bijvullen van papier, toners, voor het verhelpen van kleine verstoringen en het geven van instructies aan eindgebruikers; d) Service management en rapportages (ten aanzien van volumes en beschikbaarheid versus KPI’s). e) Een printdienstverlening die blijvend aansluiting houdt bij de veranderende IT omgeving, de migratie naar de cloud, zie Bijlage11 en par. 2.5 leidraad. pdrachtnemer dient in het kader van de dienstverlening (op moment van aanvang) de volgende apparatuur ter beschikking te stellen en te plaatsen: Hardware soort Aantal Printer Type 1 z/w 2 Multi-functional Type 1 2 Multi-functional Type 2 18 Multi-functional Type 3 (Postkamer) 1 Multi-functional Type 4 2 Bulk scanner 2 Grootformaat plotter 1 De specificaties zijn opgenomen in Bijlage 11 Programma van eisen. Daarnaast dient Opdrachtnemer onder meer de volgende (software) functionaliteiten ter beschikking te stellen: - Printer-drivers De aan te leveren printer-drivers - Scan- en OCR-software t.b.v. de bulk-scanners Deze software dient te worden geïnstalleerd op de pc’s waarop de bulk-scanners zijn aangesloten en ingericht zodanig dat aan het Programma van eisen voldaan wordt, waaronder inrichten van scan-profielen, (b.v. facturen, overige post), scannen naar SharePoint en het herkennen van scheidingsvellen tussen documenten. - Centrale printmanagementfunctionaliteiten Dit betreft onder meer Print-queues, Volg-mij printing, scan to email, en het beheer hiervan. - In fase 1, (tot omstreeks december 2026), zal Aanbestedende dienst het hosting platform hiervoor ter beschikking stellen vanuit een private-cloud (PaaS dienst) die door Aanbestedende dienst ter beschikking zal worden gesteld met een beschikbaarheidspercentage van 99,8%. Opdrachtnemer dient hierop de centrale printmanagement functionaliteiten in te richten en te beheren. Betreffende identity-management dient er gekoppeld te worden met AD/LDAP van Aanbestedende dienst. Er is op dit moment geen Microsoft Entra Connect (voorheen Azure AD Connect) aanwezig. - Voor fase 2, (vanaf omstreeks december 2026), geeft Aanbestedende dienst de voorkeur aan een SaaS-dienst met een koppeling voor identity-management met Entra-ID. Het is evenwel mogelijk dat Aanbestedende dienst hiervoor het hosting platform ter beschikking stelt vanuit een clouddienst. Dit heeft echter niet de voorkeur. Verdere beschrijving is in Bijlage 11 Programma van eisen en de bijbehorende Bijlage 12 Beschikbaarheidsvoorwaarden opgenomen. De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft print-, copy- en scan-dienstverlening. De dienstverlening bestaat in ieder geval uit het volgende: a) Het leveren als dienst van apparatuur en software voor printen, kopiëren en scannen, inclusief reparatie, onderhoud en verbruiksartikelen op de locaties Provinciehuis, Remise, Huis ter Heide, De Meern, Paushuize en Archeologisch depot van Aanbestedende dienst; b) Volg-mij beveiligd afdrukken inclusief het opzetten en beheren van de print-queues (en software) die daarvoor nodig is; c) Onsite dienstverlening (op locatie Provinciehuis) voor het bijvullen van papier, toners, voor het verhelpen van kleine verstoringen en het geven van instructies aan eindgebruikers; d) Service management en rapportages (ten aanzien van volumes en beschikbaarheid versus KPI’s). e) Een printdienstverlening die blijvend aansluiting houdt bij de veranderende IT omgeving, namelijk de migratie naar de cloud, (zie toelichting in Bijlage 11 Programma van eisen). Optioneel binnen de Opdracht zijn de volgende elementen:  Onsite dienstverlening voor locaties De Meern en Huis ter Heide;  Uitbreiding van de print-, copy- en scan-dienstverlening voor de huidige en toekomstige locaties van Aanbestedende dienst. De opgegeven prijzen in het Prijzenblad worden hierbij gehanteerd. Expliciet buiten de scope van de Opdracht vallen de volgende elementen:  Printers voor thuisgebruik;  Mailings. De minimumeisen waaraan Opdrachtnemer gehouden is bij de uitvoering van de Opdracht, zijn opgenomen in de Aanbestedingsstukken, waaronder Bijlage 11 Programma van eisen en de bijbehorende Bijlage 12 Beschikbaarheidsvoorwaarden. Inschrijvers dienen zich hier, op straffe van uitsluiting, onvoorwaardelijk aan te conformeren hetgeen zij doen door het indienen van een Inschrijving. Opdrachtnemer dient in het kader van de dienstverlening (op moment van aanvang) de volgende apparatuur ter beschikking te stellen en te plaatsen: Hardware soort Aantal Printer Type 1 z/w 2 Multi-functional Type 1 2 Multi-functional Type 2 18 Multi-functional Type 3 (Postkamer) 1 Multi-functional Type 4 2 Bulk scanner 2 Grootformaat plotter 1 De specificaties zijn opgenomen in Bijlage 11 Programma van eisen. Daarnaast dient Opdrachtnemer onder meer de volgende (software) functionaliteiten ter beschikking te stellen: - Printer-drivers De aan te leveren printer-drivers - Scan- en OCR-software t.b.v. de bulk-scanners Deze software dient te worden geïnstalleerd op de pc’s waarop de bulk-scanners zijn aangesloten en ingericht zodanig dat aan het Programma van eisen voldaan wordt, waaronder inrichten van scan-profielen, (b.v. facturen, overige post), scannen naar SharePoint en het herkennen van scheidingsvellen tussen documenten. - Centrale printmanagementfunctionaliteiten Dit betreft onder meer Print-queues, Volg-mij printing, scan to email, en het beheer hiervan. - In fase 1, (tot omstreeks december 2026), zal Aanbestedende dienst het hosting platform hiervoor ter beschikking stellen vanuit een private-cloud (PaaS dienst) die door Aanbestedende dienst ter beschikking zal worden gesteld met een beschikbaarheidspercentage van 99,8%. Opdrachtnemer dient hierop de centrale printmanagement functionaliteiten in te richten en te beheren. Betreffende identity-management dient er gekoppeld te worden met AD/LDAP van Aanbestedende dienst. Er is op dit moment geen Microsoft Entra Connect (voorheen Azure AD Connect) aanwezig. - Voor fase 2, (vanaf omstreeks december 2026), geeft Aanbestedende dienst de voorkeur aan een SaaS-dienst met een koppeling voor identity-management met Entra-ID. Het is evenwel mogelijk dat Aanbestedende dienst hiervoor het hosting platform ter beschikking stelt vanuit een clouddienst. Dit heeft echter niet de voorkeur. Verdere beschrijving is in Bijlage 11 Programma van eisen en de bijbehorende Bijlage 12 Beschikbaarheidsvoorwaarden opgenomen.