Hungary - Digital surveying and mapping services - Digitisation of archive data (DIMOP)

A nyertes ajánlattevő feladatai: Papír alapú archív meteorológiai és klimatológiai adatok digitalizációját, rögzítését képező szolgáltatások: 1. Az adatarchívum teljes körű áttekintése A digitalizálást meg kell, hogy előzze az adatarchívum teljeskörű áttekintése, fizikai rendszerezése abból a szempontból, hogy milyen sorrendben, milyen csomagokban, történjen a digitalizálás, továbbá annak pontos megvizsgálása is, hogy az Archívum hányad része lett már rögzítve. A fizikai rendszerezésre az archívum egy részének egy adatmentés során történt átköltöztetés miatt van szükség. 2. Archív dokumentumok digitális képalkotó eljárással történő rögzítése Elsőként a papír alapú adatsorokat be kell szkennelni. A képalkotó eljárással történő rögzítést minden olyan adatsorral le kell folytatni, melyek elsődleges, nem feldolgozott adatokat tartalmaznak, mert az idő múlásával a papír minősége is folyamatosan romlik, olvashatóságuk az évek során csökken. A szkennelt adatokra a már régebben rögzített adatsorok esetén is szükség van, hiszen sokszor ezekből az eredeti adatokból lehet ellenőrizni egy-egy hibásnak tűnő adatbázisbeli adatot. A szkennelést tehát ezekre a régebben rögzített adatok esetén el kell végezni. A már korábban rögzített, feldolgozott adatok az adatbázisból txt,csv,xls formában is letölthetőek. Korábban rögzített, feldogozott adatnak tekintjük a szerződéskötést megelőzően, az ajánlatkérő adatbázisában már szereplő adatokat, melyeket az ajánlatkérő szakemberei a rendszeres digitalizált adatfeldolgozás megkezdése óta rögzítettek. A korábban rögzítésre került anyagok listája átadásra kerül a nyertes Ajánlattevő részére. 3. Fizikai archiválás A képalkotó eljárással történő rögzítést követően a több évtizedes papírok, könyvek fizikai archiválása a feladat a megfelelő technika alkalmazásával. Az archiválandó dokumentumok méretei: - Csapadéklapok esetében A4-es méret a legnagyobb és A6-os méret a legkisebb. - Klímakönyvek esetében: A3 és A3+ méret. - Synop könyvek esetében: A3+ és A4+ méret - Ombrográf szalag esetében (cm, szélesség, hosszúság, magasság): 35x52x16.5 - Termográf, higrográf és kis barográf szalag esetében (cm, szélesség, hosszúság, magasság): 10x30x26 - Nagy barográf szalag esetében (cm, szélesség, hosszúság, magasság): 20x45x26 - A zúzmara kiértékelő űrlapok méretei minden esetben szabvány A4-es méret - Szélregisztráló szalagok (cm, szélesség, hosszúság, magasság): mérete 59.5x22.0x26.0 4. Adatrögzítés, szedés Az űrlapokon, archív dokumentumokban lévő adatokat a képalkotó eljárással történő rögzítésen (szkennelés) felül az adatokat gépi úton (pl. OCR, MI megoldás) vagy az Ajánlatkérő által biztosított, az ajánlatkérő általi saját fejlesztésű beviteli szoftver (továbbiakban DIMET szoftver, regisztrálószalagok esetén excel) segítségével rögzíteni, begépelni szükséges számítógéppel feldolgozható formában is. A gépi úton történő rögzítés esetén a rögzített adatokat .csv formátumban kell átadni Ajánlatkérő részére. Ajánlatkérő a rögzített adatokat betölti az adatbázisba. DIMET szoftverhez ajánlatkérő távoli elérést biztosít nyertes ajánlattevő számára. Az adatok közvetlenül egy zárt hálózatba kerülnek, amihez csak előre akkreditált személyek férhetnek hozzá. A fenti feladatok közül azokat, melyekhez a dokumentumok fizikai jelenléte szükséges, kizárólag ajánlatkérő telephelyén lehet elvégezni. A feladatok ellátásához ajánlatkérő megfelelően kialakított helyiséget biztosít. Munkarend a teljesítés helyén 0-24 órában biztosított igény esetén. Archív dokumentumok típusai és tervezett mennyiségei: 1. Csapadéklapok (csapadékkartonok a csapadékmérő állomások havi jelentései) 620 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 167 400 oldal mennyiségi eltérés. 2. Klímakönyvek (klímaállomások havi jelentései kötött könyv formátumban) 470 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 126 900 oldal mennyiségi eltérés. 3. SYNOP könyvek (Napi időjelentési észelőkönyvek) 550 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 148 500 oldal mennyiségi eltérés. 4. Regisztráló szalagok (ombrográf szalagok barográf szalagok, termográf-higrográf szalagok) és kiértékelő űrlapok (zúzmara ) 1 100 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 297 000 oldal mennyiségi eltérés. 5. Szél regisztráló szalagok 950 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 256 500 oldal mennyiségi eltérés. Gyűjtemény biztonsága érdekében a digitalizálást olyan eszközökkel kell végezni, ami biztosítja a dokumentumok kíméletes, sérülésmentes digitalizálását. Ajánlatkérő kizárólag az alapmennyiség igénybevételére vállal kötelezettséget, további részleteket a szerződéstervezet tartalmazza. A szolgáltatással szemben támasztott további követelményeket részletesen a Közbeszerzési Dokumentáció részét képező Műszaki leírás tartalmazza. 1. Az adatarchívum teljes körű áttekintése A digitalizálást meg kell, hogy előzze az adatarchívum teljeskörű áttekintése, fizikai rendszerezése abból a szempontból, hogy milyen sorrendben, milyen csomagokban, történjen a digitalizálás, továbbá annak pontos megvizsgálása is, hogy az Archívum hányad része lett már rögzítve. A fizikai rendszerezésre az archívum egy részének egy adatmentés során történt átköltöztetés miatt van szükség. 2. Archív dokumentumok digitális képalkotó eljárással történő rögzítése Elsőként a papír alapú adatsorokat be kell szkennelni. A képalkotó eljárással történő rögzítést minden olyan adatsorral le kell folytatni, melyek elsődleges, nem feldolgozott adatokat tartalmaznak, mert az idő múlásával a papír minősége is folyamatosan romlik, olvashatóságuk az évek során csökken. A szkennelt adatokra a már régebben rögzített adatsorok esetén is szükség van, hiszen sokszor ezekből az eredeti adatokból lehet ellenőrizni egy-egy hibásnak tűnő adatbázisbeli adatot. A szkennelést tehát ezekre a régebben rögzített adatok esetén el kell végezni. A már korábban rögzített, feldolgozott adatok az adatbázisból txt,csv,xls formában is letölthetőek. Korábban rögzített, feldogozott adatnak tekintjük a szerződéskötést megelőzően, az ajánlatkérő adatbázisában már szereplő adatokat, melyeket az ajánlatkérő szakemberei a rendszeres digitalizált adatfeldolgozás megkezdése óta rögzítettek. A korábban rögzítésre került anyagok listája átadásra kerül a nyertes Ajánlattevő részére. 3. Fizikai archiválás A képalkotó eljárással történő rögzítést követően a több évtizedes papírok, könyvek fizikai archiválása a feladat a megfelelő technika alkalmazásával. Az archiválandó dokumentumok méretei: - Csapadéklapok esetében A4-es méret a legnagyobb és A6-os méret a legkisebb. - Klímakönyvek esetében: A3 és A3+ méret. - Synop könyvek esetében: A3+ és A4+ méret - Ombrográf szalag esetében (cm, szélesség, hosszúság, magasság): 35x52x16.5 - Termográf, higrográf és kis barográf szalag esetében (cm, szélesség, hosszúság, magasság): 10x30x26 - Nagy barográf szalag esetében (cm, szélesség, hosszúság, magasság): 20x45x26 - A zúzmara kiértékelő űrlapok méretei minden esetben szabvány A4-es méret - Szélregisztráló szalagok (cm, szélesség, hosszúság, magasság): mérete 59.5x22.0x26.0 4. Adatrögzítés, szedés Az űrlapokon, archív dokumentumokban lévő adatokat a képalkotó eljárással történő rögzítésen (szkennelés) felül az adatokat gépi úton (pl. OCR, MI megoldás) vagy az Ajánlatkérő által biztosított, az ajánlatkérő általi saját fejlesztésű beviteli szoftver (továbbiakban DIMET szoftver, regisztrálószalagok esetén excel) segítségével rögzíteni, begépelni szükséges számítógéppel feldolgozható formában is. A gépi úton történő rögzítés esetén a rögzített adatokat .csv formátumban kell átadni Ajánlatkérő részére. Ajánlatkérő a rögzített adatokat betölti az adatbázisba. DIMET szoftverhez ajánlatkérő távoli elérést biztosít nyertes ajánlattevő számára. Az adatok közvetlenül egy zárt hálózatba kerülnek, amihez csak előre akkreditált személyek férhetnek hozzá. A fenti feladatok közül azokat, melyekhez a dokumentumok fizikai jelenléte szükséges, kizárólag ajánlatkérő telephelyén lehet elvégezni. A feladatok ellátásához ajánlatkérő megfelelően kialakított helyiséget biztosít. Munkarend a teljesítés helyén 0-24 órában biztosított igény esetén. Archív dokumentumok típusai és tervezett mennyiségei: 1. Csapadéklapok (csapadékkartonok a csapadékmérő állomások havi jelentései) 620 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 167 400 oldal mennyiségi eltérés. 2. Klímakönyvek (klímaállomások havi jelentései kötött könyv formátumban) 470 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 126 900 oldal mennyiségi eltérés. 3. SYNOP könyvek (Napi időjelentési észelőkönyvek) 550 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 148 500 oldal mennyiségi eltérés. 4. Regisztráló szalagok (ombrográf szalagok barográf szalagok, termográf-higrográf szalagok) és kiértékelő űrlapok (zúzmara) 1 100 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 297 000 oldal mennyiségi eltérés. 5. Szél regisztráló szalagok 950 000 oldal alapmennyiség + 27%, azaz 256 500 oldal mennyiségi eltérés. Gyűjtemény biztonsága érdekében a digitalizálást olyan eszközökkel kell végezni, ami biztosítja a dokumentumok kíméletes, sérülésmentes digitalizálását. Ajánlatkérő kizárólag az alapmennyiség igénybevételére vállal kötelezettséget, további részleteket a szerződéstervezet tartalmazza. A szolgáltatással szemben támasztott további követelményeket részletesen a Közbeszerzési Dokumentáció részét képező Műszaki leírás tartalmazza