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Aperlena

Germany - Administrative software package - School and seminar management

Original Deutschland - Verwaltungssoftwarepaket - Schul- und Seminarverwaltungsmanagement

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The Aperlena Verdict

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Deutsche Telekom Business Solutions GmbH leads with 50% of the last 2 comparable contracts, but 2 different suppliers have won here in 5 years. Worth a serious look.

Based on 2 comparable awards by this buyer in this sector over 5 years. Every verdict is recorded before the outcome and graded against the award notice. How we score ourselves.

Summary

Machine-generated summary

The UKA requires a single software solution combining school and seminar management to create a uniform organisational and documentation structure for initial, further and continuing training. The contract covers licences, installation, customising and commissioning services, hosting and operation in an ISO/IEC 27001:2013 certified data centre in the European Union, maintenance and support with agreed response times, training and materials including a best-practice process model for key users, go-live and after-go-live support, and system documentation and manuals. Central management of courses, participants, instructors and resources, plus course planning with lesson and room scheduling, is required. The initial term is 3 years, extendable twice by 12 months each.

Description

Zur Schaffung einer einheitlichen Organisations- und Dokumentationsstruktur für die Aus-, Fort- und Weiterbildung, welche die betriebsinternen Abläufe, den Austausch von relevanten Informationen sowie der Berichtspflicht gegenüber den öffentlichen Behörden vereinheitlicht, benötigt die UKA ein System, das sowohl die Anforderungen eines Schul- als auch die eines Seminarmanagementprogramms zusammenführt. Alle Informationen zu den angebotenen Lehrgängen und Seminaren, Teilnehmenden, Dozierenden und Ressourcen sollen zentral verwaltet werden. Die Aus- und Weiterbildungsstruktur muss in einer übersichtlichen Lehrgangsplanung mit Stunden- und Raumplanung möglich sein. Gegenstand der Beschaffung: - Lizenzen für eine Softwarelösung zur Verwaltung der Aus- und Weiterbildungen sowie der Seminare. Es wird explizit eine zentrale Lösung gefordert, die alle Anforderungen erfüllt - Installation der Softwarelösung - Customizing und sonstige Dienstleistungen für die Inbetriebnahme der Softwarelösung - Hosting und Betrieb des Systems in einem ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrum der Europäischen Union - Wartung und Support für die Softwarelösung (Level mit festgelegten Reaktionszeiten) - Schulungsleistungen, Schulungsunterlagen, Best-Practice Prozessmodell für die Key User des Systems - Einführungsunterstützung (Go-Live-Support, After-Go-Live-Support) - Dokumentation des Systems, Handbücher Die Laufzeit beträgt zunächst 3 Jahre mit der zweimaligen Möglichkeit der Verlängerungsoption zu je weiteren 12 Monaten. Die Verlängerungsoption wird gezogen, sofern der Auftraggeber nicht innerhalb von 3 Monaten zum Vertragsende kündigt.

Official source

Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

Always verify details on the official notice.

Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 day ago

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Full buyer profile

71 open tenders right now

Who usually wins this buyer's contracts in this sector

Company Wins Total awarded Last win
Deutsche Telekom Business Solutions GmbH 1 n/a Feb 2026
Thieme Compliance GmbH 1 n/a Aug 2026

Based on 2 awards with a linked company profile over the last 5 years.

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