Germany - Organisation of exhibitions, fairs and congresses - LVL Externsteine

Der Landesverband Lippe, eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, beabsichtigt die Modernisierung des Infozentrums Externsteine und die digitale Inszenierung des umgebenden Areals in Horn-Bad Meinberg als ganzheitliche "Erlebniswelt Externsteine". Die Externsteine mit jährlich rund 600.000 Besuchern sollen zu einem zukunftsfähigen, interaktiven und barrierearmen Erlebnisort weiterentwickelt werden. Das bislang nicht barrierefreie und technisch veraltete Besucherzentrum bildet dabei den zentralen Start- und Erlebnispunkt. Gegenstand der Beschaffung ist die Modernisierung des Infozentrums Externsteine und die digitale Inszenierung des umgebenden Areals zu einer ganzheitlichen "Erlebniswelt Externsteine". Beschafft wird ein Konzept samt dessen Umsetzung, das heißt zum einen die Konzeptionierung einschließlich aller Planungsleistungen und behördlichen Genehmigungs- und Erlaubnisverfahren, zum anderen die komplette Umsetzung inklusive etwaiger Bauleistungen, IT-Dienstleistungen sowie weiterer Dienstleistungen (wie z.B. Support und Schulungen). Die Vergabe erfolgt als Stufenvertrag: Mit dem Zuschlag wird allein Stufe 1 (Erstellung der Konzepte) beauftragt, während die Umsetzungsleistungen (Stufe 2) sowie Lizenzeinräumung, technischer Support und Schulungen (Stufe 3) als Optionen ausgeschrieben sind, über deren Abruf der Auftraggeber binnen fünf Monaten nach Abnahme der Stufe 1 entscheidet. Das Konzept, die Planung der Umsetzung und die Umsetzung selbst sind vom Auftragnehmer frei zu gestalten, müssen jedoch aufgrund der Ist-Situation gepaart mit dem zur Verfügung stehenden Budget und den gesetzlichen Vorgaben bestimmte Mindestanforderungen erfüllen Anforderungen allgemein: - Die Externsteine und das gesamte umgebende Areal unterliegen dem Naturschutz, alle zu konzipierenden Leistungen müssen mit den Vorgaben, die sich daraus ergeben, in Einklang stehen. Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass sowohl bereits das Konzept als auch die komplette Umsetzung alle naturschutzrechtlichen Vorgaben einhält. Das umfasst auch alle nötigen Maßnahmen, die zur Konzeptumsetzung getroffen werden. - Die historischen Dokumente und Daten zu den Externsteinen werden vom Landesverband Lippe und der Schutzgemeinschaft Externsteine zur Verfügung gestellt und sollen nicht vom Auftragnehmer zusammengetragen werden, wohl aber didaktisch und szenographisch aufbereitet, je nach Einsatzart digitalisiert und zusammengestellt werden. - Dieses Projekt wird zum Teil durch eine Förderung des Landes NRW finanziert und ist und ist deshalb so zu konzipieren und umzusetzen, dass alle förderrechtlichen Bestimmungen vollumfänglich eingehalten werden. - Es soll eine Progressive Web App, bzw. eine mobile App für iOS und Android konzipiert, programmiert und in den gängigen App-Stores zum Download bereitgestellt werden, welche naturkundliche, geologische und historische Informationen zu den Externsteinen enthalten und das Areal samt Wegen und Sehenswürdigkeiten darstellt, außerdem soll in der App der Link zur Homepage enthalten sein, so dass direkt auf aktuelle Informationen zugegriffen werden kann. Weitere Inhalte sind vom Auftragnehmer zu konzipieren und umzusetzen. Weitere Funktionen, die den Besucher das Gelände aktiv erleben lassen, müssen vorhanden sein - eine Whats App Schnitzeljagd soll mit konzipiert werden - Jede Software muss mindestens mit ChromeOS und Windows 11 oder höher, falls zum Zeitpunkt der Erbringung vorhanden, kompatibel sein - jede Hardware muss mindestens mit ChromeOS kompatibel sein, eine zusätzliche Kompatibilität mit Microsoft Windows 11 oder höher, falls zum Zeitpunkt der Erbringung vorhanden, ist wünschenswert Anforderungen Infozentrum: - Einlassen von Revisionsöffnungen überall dort, wo Informationstechnik verbaut ist und/oder wird - Austausch der veralteten Hardware - Nutzung der vorhandenen Bildschirmöffnungen in den Wänden und dem zentralen, aus lackiertem Holz bestehenden X - keine baulichen Veränderungen der Grundstruktur der Räume - Erhalt der analogen Stationen in den Vitrinen - Installation (indoor) samt Einrichtung mit Software, Lizenzen und Moderationsdashboard einer Social Wall; die Moderation wird vom Landesverband Lippe übernommen - mindestens Herstellung und Installation eines Tastreliefs der Externsteinformation und des Kreuzabnahmereliefs als 3D-Druck - Überarbeitung und Modernisierung sowie Neuerstellung digitaler Inhalte inklusive didaktischer Aspekte - Erweiterung der Nutzung des Kinos - digitale Inhalte müssen auf physischen Datenträgern bereitgestellt werden (USB-Sticks, lokal auf einem PC), um einen einfachen Austausch zu ermöglichen und auch bei Internetausfall ein ganzheitliches Besuchererlebnis bieten zu können, die Dateiformate müssen sich betriebssystemunabhängig abspielen lassen - Ausgenommen hiervon sind Inhalte, deren Bestehen rein online gegeben ist (SocialWall, App) - Schaffen von barrierefreien Zugängen zu Inhalten - zuverlässiger und leicht auswertbarer Besucherzähler - Schild, dass die Maßnahme gefördert ist laut Vorgabe aus dem Bewilligungsbescheid Die weiteren konkreten Anforderungen sind Ziffer V und VI. der Leistungsbeschreibung (Anlage B01) zu entnehmen. Das Projekt wird anteilig aus öffentlichen Fördermitteln finanziert. Förderrechtlich verbindlich sind ein Gesamtbudget von 620.000 EUR (davon 372.000 EUR gefördert, verteilt auf die Haushaltsjahre 2026 und 2027) sowie eine Kostenaufteilung von 255.000 EUR Einrichtung/Szenografie, 25.000 EUR Baukosten und 340.000 EUR Technikkosten. Alle Leistungen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 zu erbringen. Vertragsgrundlage sind ein EVB-IT-Cloudvertrag und ein EVB-IT-Systemvertrag.