Germany - Public relations - Framework agreement for public relations services of the Senate Department for Urban Development, Building and Housing

Die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen (SenStadt) beabsichtigt, einen Rahmenvertrag für Dienstleistungen im Bereich „Öffentlichkeitsarbeit“ zu vergeben. Die Leistungen umfassen die Konzeption, Planung, Gestaltung, Durchführung und allgemeine Unterstützung bei bzw. von öffentlichkeitswirksamen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen, sowie ggf. auch Kampagnen. Es wird eine geeignete Agentur gesucht, welche diese ÖA-Leistungen realisiert. Der Mix der Maßnahmen und Formate soll sich flexibel mit den stadtpolitischen und gesellschaftlichen Geschehnissen, Trends und Debatten weiterentwickeln können. Dazu sind kontinuierliche Abstimmungen mit den verantwortlichen Stellen der SenStadt notwendig und selbstverständlich. Die Maßnahmen und die Produkte für die Kommunikation sollen in hoher Qualität, zeitgemäß und nachhaltig erarbeitet werden und sich auch an verändernde politische und fachliche Rahmenbedingungen anpassen können. Unter Anwendung des bestehenden Corporate Designs des Landes Berlin ist die Entwicklung und Umsetzung geeigneter Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die SenStadt mit breiter öffentlicher Wirkung gewünscht. Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen: • Unterstützung und Begleitung bei eventueller Anpassung bzw. Veränderung des bestehenden Kommunikationskonzepts der SenStadt • Konzeption, Gestaltung und ggf. Beauftragung und Qualitätssicherung von Druckaufträgen für Printprodukte wie z.B. Flyer, Faltblätter, Broschüren, Plakate, Anzeigen • Gestaltung von Produkten zur digitalen Nutzung wie z.B. Sharepics, Banner, PDF-Dokumente, Präsentationen, Online-Anzeigen • Webseitendesign und -erstellung für Sonderprojekte- und -kampagnen • Gestaltung von Infografiken zur Online- und Offlineverwendung • Konzeption und ggf. Produktion von AV-Medien (z. B. Filme und Podcasts; z.B. für die Mitarbeitendengewinnung) • Gestaltung und Produktion von Animationen für die On- und Offlineverwendung (u.a. durch datenschutzkonforme KI-Anwendung) • Mediaplanungen (OOH und Online, bspw. für Social Media-Kampagnen) • Schaltung von Anzeigen und Buchung von Werbeflächen im Straßenraum, ÖPNV sowie Social Media • Werbemittel / Giveaways (Konzeption, Gestaltung und Beschaffung) • Veranstaltungskonzepte (mit und ohne Durchführung) • Messekonzepte (mit und ohne Durchführung, Beschaffung von Messeausstattung/-elementen) • Bildbeschaffung inkl. Nutzungsrechteklärung (inkl. Stockbilder und -bewegtbilder) • Konzeption, Organisation und ggf. Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen für unterschiedliche Kampagnen • Kommunikationsmaßnahmen zur Mitarbeitendengewinnung Weitere Leistungen / Kommunikationsformate, die sich aus den oben genannten Punkten ergeben, können abgerufen werden. Allgemeine Anforderungen • Soweit die Auftraggeberin im Einzelfall nichts Anderes fordert, ist ihr zu jedem Printprodukt ein weitestgehend barrierefreies PDF zur Veröffentlichung im Internet zu übergeben. Das PDF gilt nur dann als barrierefrei, wenn es das Testverfahren für barrierefreie PDF-Dokumente nach dem BITV-Test (http://www.bitvtest.de) besteht. • Bereitstellung der offenen Daten des jeweiligen Kommunikationsprodukts zur weiteren Verwendung der AG als Voraussetzung des jeweiligen Projektabschlusses (z.B. Print- und Digitalprodukte im InDesign-Verpackungsordner) • Die Erarbeitung von Konzepten und die Grafikleistungen sollen vom/von der Auftragnehmer:in InHouse erbracht werden. Die Umsetzung/Produktion (bzw. Teile davon) kann projektbezogen und nach Absprache mit der Auftraggeberin, durch Subunternehmer:innen erfolgen. • Im Falle der Umsetzung einzelner Maßnahmen durch Dritte wird die Einholung und Vorlage von jeweils drei geeigneten Angeboten gewünscht (Filmproduktionsfirmen, Druckereien, Veranstaltungsfirmen etc.) • Bei fremdsprachigen Produkten: Zusammenarbeit mit einem durch die SenStadt beauftragten Übersetzungsbüro und Sicherstellung qualitativer sprachlicher Adaptionen. Im Einzelfall kann in Rücksprache mit der AG davon abgewichen werden • Realisierungspläne für die Maßnahmen (inklusive Zeitplan, Finanzierungsplan, ggf. Angaben zu Subunternehmen / beauftragte Dritte, wenn die Realisierung nicht durch die/den Auftragnehmer:in erfolgt) • Prüfung der Maßnahmen auf ihre rechtliche Zulässigkeit und Realisierbarkeit gemäß EU-DSGVO sowie BlnDSG • Übertragung der uneingeschränkten zeitlichen und räumlichen Nutzungsrechte für ÖA-Produkte und -maßnahmen auf die SenStadt • Mit dem Zuschlag ist kein festgesetztes Auftragsvolumen verbunden. Es besteht keine Beauftragungsverpflichtung durch die AG Der Rahmenvertrag wird für eine Laufzeit von 2 Jahren abgeschlossen und kann maximal zweimal für jeweils ein Jahr verlängert werden. Maximale Laufzeit vier Jahre. Das Auftragsvolumen für die zu erbringenden Teilleistungen beträgt etwa 1.200.000,- EUR ohne MwSt. pro Jahr, der geschätzte Gesamtwert bis zu 4.800.000,- EUR ohne MwSt. Der Rahmenvertrag ist auf Leistungen für die öffentliche Auftraggeberin SenStadt begrenzt. Mit dem Zuschlag ist kein jährlich festgesetztes Auftragsvolumen verbunden. Es besteht keine Beauftragungsverpflichtung durch die AG. Es handelt sich um einen Rahmenvertrag. Der Abruf einzelner Teilleistungen wird nicht garantiert und es besteht kein Rechtsanspruch auf eine Mindestmenge beim Abruf von Einzelleistungen. Die Auftraggeberin behält sich vor, einzelne Leistungen durch gesonderte Einzelvergaben auch an andere Dienstleister:innen zu vergeben. Eine Zusammenarbeit mit anderen von SenStadt beauftragten Agenturen / Dienstleister:innen wird vorausgesetzt. Die Corporate Design Elemente sind abrufbar über https://www.berlin.de/sen/stadt/service/downloads/ Die Planungs- und Arbeitssprache ist deutsch.