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Germany - Services related to software - Enterprise Service Management (ESM)

Original Deutschland - Dienstleistungen in Verbindung mit Software - Enterprise Service Management (ESM)

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The buyer, known as MueK, a public organisation in Germany, is procuring the acquisition, implementation and operation of a scalable Enterprise Service Management (ESM) system with a central user portal. The system must standardise and digitalise internal service processes, support IT Service Management, IT Operations Management and IT Asset Management, integrate all functions on a shared platform, and be hosted in a private cloud. Phase one covers technology management, occupational safety, corporate communications and medical device safety, with further departments to follow. The existing ticket system must be replaced for all users by the end of 2026.

Description

Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung, Einführung und Betrieb eines skalierbaren Enterprise Service Management-Systems (ESM-Systems) das aktuellen Standards genügt und die aktuellen sowie zukünftigen Anforderungen der Geschäftsbereiche der MüK erfüllen kann. Es soll Serviceprozesse im Technologiemanagement / IT-Umfeld (IT Service Management, IT Operations Management, IT Asset Management) unterstützen und für andere Unternehmensprozesse und -bereiche ausbaubar sein. Das System soll alle Funktionen auf einer gemeinsamen Plattform integrieren und in einer Private Cloud gehostet werden, da die MüK vorsieht, langfristig die Entwicklung und den Betrieb selbst zu übernehmen und daher eine volle Integration aller Systemkomponenten benötigt wird. Durch die stetig steigenden Anfragen der Anwender und Anforderungen der Geschäftsbereiche der MüK ist es notwendig, das Management von Vorgängen und weiterer Aspekte im gesamten End-to-End Lifecycle Management von Enterprise Services und Assets zu verbessern. In einer ersten Phase soll das ESM-System für das Technologiemanagement, die Arbeitssicherheit, die Unternehmenskommunikation sowie die Stabstelle für Medizinproduktesicherheit eingeführt werden, in weiteren Ausbaustufen sollen weitere Geschäftsbereiche hinzukommen. Für die später anzubindenden Fachbereiche liegen noch keine vollständigen Soll-Prozessbeschreibungen vor. Das bestehende Ticketsystem muss für alle bisherigen Nutzer bis spätestens Ende 2026 durch das neue ESM-System abgelöst werden. Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung, Einführung und der Betrieb eines Enterprise Service Management (ESM)-Systems mit zentralem Anwenderportal zur Standardisierung und Digitalisierung interner Serviceprozesse der MüK. Die Lösung muss prozessübergreifend nutzbar sein, bestehende IT-Assets, Services, Operationen und Portfolio-Informationen konsolidieren und den vollständigen Lebenszyklus abbilden. Die Ausschreibung umfasst sowohl Cloud-basierte Bereitstellung als auch Dienstleistungen zur Implementierung, Konfiguration, Integration und Beratung. Ziel ist die sukzessive Einführung eines umfassenden ESM zur Modernisierung der Servicebereitstellung und Verbesserung des Serviceerlebnisses für Mitarbeitende und Kunden. Der Auftragnehmer schuldet die Vorbereitung der Organisation auf die Veränderung, die Bereitstellung der Lizenzen, die funktionsfähige Inbetriebnahme, die Dokumentation, einen geordneten Betriebsübergang sowie die rollenbasierte Schulung der Systemanwender*innen und -administrator*innen. Kernpunkte des Leistungsgegenstands sind: - Der Anbieter muss die geforderten Cloud-Computing-Dienste in einer nutzerbeschränkten Cloud-Lösung (private Cloud) bereitstellen und diese an zwei Standorten in Deutschland besitzen und betreiben. - Perspektivisch plant die MüK den Aufbau einer eigenen souveränen private-Cloud in die das ausgeschriebene ESM umgezogen werden muss. - die Umsetzung einer Lösung für Enterprise Service Management zur Digitalisierung und Standardisierung interner Prozesse und Services - die Bereitstellung eines zentralen, benutzerfreundlichen und personalisierten Serviceportals für alle Anwender*innen - die Sicherstellung der Integrationsfähigkeit mit internen Systemen über eine lokal betriebene Integrationskomponente - die schrittweise Erweiterbarkeit auf weitere Geschäftsbereiche, Prozesse und Services ohne grundlegende Systemanpassungen Der Vergabegegenstand wird in 3 Lose aufgeteilt: Los 1: Lizenzbereitstellung (Lieferung) Los 2: Implementierung, Einführung und Betrieb Los 3: Organisations-/Prozessberatung Es besteht für die Lose 1, 2 und 3 keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt. Über die gesamte Laufzeit des Vertrages können insgesamt höchstens 830 PT für Los 2 und 550 PT für Los 3 (Höchstmenge) abgerufen werden. Es gilt zu beachten, dass die ausgeschriebenen Dienstleistungen in den Losen 2 und 3 nicht an einen Auftragnehmer vergeben werden. Es ist daher nur eine Abgabe in jeweils einem Los zulässig.

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Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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Company Wins Total awarded Last win
Telekom Deutschland GmbH 35 €64.5M Aug 2026
adesso SE 16 €856,168 Aug 2026
DYNACON GmbH 14 €9.0M Jun 2026
Bechtle GmbH 13 €1.1M Aug 2026
SoftwareONE Deutschland GmbH 12 €3.0M Jul 2026

Based on 1591 awards with a linked company profile over the last 2 years.

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