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Germany - Data processing devices (hardware) - iPad replacement

Original Deutschland - Datenverarbeitungsgeräte (Hardware) - iPad Tausch

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  2. Deadline open for 30 days
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The Hanseatic City of Lübeck, together with Stadtwerke Lübeck Innovation GmbH, is procuring the replacement of around 4,500 school iPads (plus 500 optional), replacing 8th generation devices with 11th generation iPads. The rollout runs from September 2026 to January 2027 at the latest, ensuring teaching continues without disruption. The scope includes a fixed point of contact, physical inventory and labelling of new devices, fitting protective covers and service tags, integration into Apple School Manager, timed reverse logistics for collecting old devices after new ones are handed over, and delivery and collection logistics with documentation. Estimated value, bid deadline and procedure details are not stated in the notice.

Description

Die Hansestadt Lübeck hat gemeinsam mit der Stadtwerke Lübeck Innovation GmbH eine standardisierte und lernförderliche IT-Infrastruktur an den Lübecker Schulen etabliert. Als zentraler Dienstleister und Single Point of Contact steuert die Stadtwerke Lübeck Innovation GmbH alle Belange der schulischen IT. Der Erfolg dieses Konzepts beruht auf standardisierter Hardware und digitalisierten, barrierefreien Beschaffungsprozessen. - Um diesen Standard zukunftssicher aufrechtzuerhalten, steht im Jahr 2026 ein Generationenwechsel an: iPads der 8. Generation haben das Ende ihres Lebenszyklus erreicht und werden durch moderne iPads der 11. Generation ersetzt. - Hauptziel des Projektes ist der strukturierte und koordinierte Austausch ca. 4.500 (zusätzlich 500 optional) schulisch genutzter iPads vom September 2026 bis maximal Januar 2027. Das Projekt gewährleistet einen reibungslosen Übergang im laufenden Schulbetrieb, sodass der Unterricht ohne Einschränkungen fortgeführt werden kann. - Der Vertragsgegenstand gliedert sich in folgende Kernbereiche: - Ansprechpartner und Kommunikation: Benennung fester Ansprechpartner inkl. Vertretung vor Leistungsbeginn; Beantwortung von Rückfragen spätestens innerhalb eines Werktages. - Vorbereitung und Inventarisierung: Physische Erfassung, Kennzeichnung und Inventarisierung aller Neugeräte vor dem Rollout, sowie Anbringung der Schutzhüllen, Aufkleben von Service-Tags und Inventarnummern, Inbetriebnahme (WLAN-Profil). - Systemintegration: Technische Einbindung der neuen Hardware in die bestehenden schulischen Verwaltungssysteme (Apple School Manager). - Zeitversetzte Reverse-Logistik: Erst nach der erfolgreichen Inbetriebnahme und Übergabe der Neugeräte erfolgt in einem nachgelagerten Schritt die strukturierte Rücknahme und Erfassung der Altgeräte - Termingerechte Abholung und Lieferung Neu- & Altgeräte: Abholung der Altgeräte sowie Lieferung der Neugeräte an die benannten Standorte inklusive erforderlicher Logistik und Dokumentation (Liefernachweise) sowie fachgerechte Entsorgung von Verpackungsmaterial. - Liefer- und Übergabenachweise: Vorlage vollständig ausgefüllter, leserlich unterschriebener Nachweise für alle Lieferungen und Abholungen; Bereitstellung in digitaler Form. - Rückankaufswert: Angabe eines verbindlichen Rückankaufswertes für funktionsfähige und funktionsunfähige Altgeräte als Verrechnung mit dem Rechnungsbetrag nach Leistungsabschluss. - Verschrottung & Löschung: Datenschutzkonforme Löschung sämtlicher Altdaten nach anerkannten bzw. zertifizierten Standards einschließlich Nachweisführung; nicht weiterverwertbare Geräte sind fachgerecht zu entsorgen. - Optionale Erweiterung: Optionaler Abruf von bis zu 500 zusätzlichen Geräten ohne Abnahmeverpflichtung; Abrechnung nach tatsächlichem Abruf zu den angebotenen Konditionen. Abholung und Lieferung können unabhängig voneinander erfolgen. - Datenbereitstellung: Übergabe aller strukturierten Gerätedaten (z. B. Seriennummern, MAC-Adressen) an Auftraggeber zur nahtlosen Pflege der schulischen Bestandsdatenbanken. Vertragslaufzeit und Optionen Das Projekt wird für eine feste Grundlaufzeit von September 2026 bis Februar 2027 abgeschlossen. Dem Auftraggeber wird das einseitige Recht eingeräumt, den Vertrag durch Optionserklärung um bis zu sieben weiteren Monaten (auf eine maximale Gesamtlaufzeit von einem Jahr) zu den bestehenden Konditionen zu verlängern. Eine Abnahmeverpflichtung für die Schulen über die tatsächlichen Abrufe hinaus besteht nicht. Lieferfristen Die Lieferung soll nach offiziellem Abruf durch die SWL-Innovation innerhalb der in der Angebotsphase kommunizierten Lieferzeiten erfolgen. Grundsätzlich ist die kurze Lieferzeit/schnelle Verfügbarkeit der Geräte/Materialien an den Lübecker Schulen wichtig. Lieferorte Die Lieferung der Materialien erfolgt an individuelle Adressen von Lübecker Schulen. Die Lieferung ist durch die Unterschrift eines Liefernachweis von der belieferten Schule zu bestätigen. Der Name des/der Unterzeichnenden muss eindeutig identifizierbar sein (ggf. Ergänzung des Namens in Druckschrift). Die Rechnung ist schulbezogen zu stellen. Der Lieferschein ist zusammen mit der jeweiligen Rechnung der Stadtwerke Lübeck Innovation in digitaler Form (.pdf) zuzusenden. Bei der Benennung der pdf-Dateien sind der Name der belieferten Schule, die Bezeichnung des gelieferten Materials sowie die Stückzahl anzugeben. Anforderungskatalog / Ablaufplan Der beigefügte Ablaufplan sowie der Anforderungskatalog sind Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen und müssen bestätig bzw. bei Abweichungen detailliert beschrieben werden.

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Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

Always verify details on the official notice.

Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 month ago

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  1. Read before bidding
    • Title: "Deutschland - Datenverarbeitungsgeräte (Hardware) - iPad Tausch" to "Deutschland – Datenverarbeitungsgeräte (Hardware) – iPad Tausch"
    • Submission deadline: Extended by 1 day: now September 2, 2026, 13:00
  2. Act now
    • Title: "Deutschland - Datenverarbeitungsgeräte (Hardware) - iPad Tausch" to "Deutschland – Datenverarbeitungsgeräte (Hardware) – iPad Tausch"
    • Submission deadline: Moved 1 day EARLIER: now September 2, 2026, 00:00
    • Scope and criteria: The description was expanded. Re-read it before you bid.

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