Belgium - Business and management consultancy services - Framework agreement for digital transformation support

De opdracht omvat een begeleidingstraject voor een periode van 3 jaar. De opdracht omvat mogelijks: 1. Analyse en onafhankelijke kwaliteitsbewaking De opdrachtnemer analyseert en doorgrondt de projectdocumentatie van het programma digitale transformatie. De opdrachtnemer verwerft op hoog niveau kennis van de aangeboden en/of geselecteerde oplossingen en de implementatieaanpak van de leveranciers. De opdrachtnemer identificeert proactief risico’s, afhankelijkheden, lacunes en aandachtspunten die een impact kunnen hebben op de realisatie van de projectdoelstellingen en formuleert hierover concrete aanbevelingen. 2. Ondersteuning van projectleiding en programmabeheersing De opdrachtnemer fungeert als onafhankelijk klankbord voor de projectleiding en de verantwoordelijken voor veranderbeheer. De opdrachtnemer ondersteunt bij de opmaak, beoordeling en validatie van projectdeliverables, waaronder implementatieplannen, communicatie- en adoptieplannen, procesdocumentatie, functionele analyses en andere projectgebonden documentatie. Daarnaast ondersteunt de opdrachtnemer bij het bewaken van de afstemming tussen projectdoelstellingen, programmadoelstellingen en de beslissingen van de stuurgroep. 3. Advies van samenhang en integratie De opdrachtnemer adviseert over de samenhang tussen de verschillende projecten en platformen binnen het programma, waaronder het ECD, XRM, ERP, iPaaS en het cliënt- en medewerkersportaal. De opdrachtnemer adviseert inzake integratievraagstukken en waakt erover dat architecturale keuzes, gegevensmodellen en koppelingen toekomstbestendig zijn en de verdere digitaliseringsstrategie ondersteunen. Bijzondere aandacht gaat naar het voorkomen van technische afhankelijkheden of architecturale keuzes die de toekomstige ontwikkeling, uitbreidbaarheid of beheerbaarheid van het applicatielandschap kunnen beperken. Daarbij wordt eveneens gewaakt over de beheersbaarheid van de inzet van human capital en financiële middelen, zodat gemaakte keuzes haalbaar blijven binnen de beschikbare capaciteit, budgettaire ruimte en organisatorische draagkracht. 4. Onafhankelijke toetsing van leveranciersvoorstellen De opdrachtnemer voert een kritische en onafhankelijke beoordeling uit van voorgestelde oplossingsrichtingen, ontwerpkeuzes, werkwijzen en implementatievoorstellen van leveranciers. De opdrachtnemer ondersteunt de opdrachtgever bij het uitvoeren van fit-gap-analyses en ziet erop toe dat processen waar mogelijk worden afgestemd op de mogelijkheden van de geselecteerde platformen, zonder bestaande werkwijzen onnodig één-op-één te reproduceren. De opdrachtnemer adviseert over prijs-, kwaliteits- en risicoaspecten van voorgestelde oplossingen en ondersteunt de opdrachtgever bij besluitvorming. 5. Neutrale advisering en bemiddeling De opdrachtnemer treedt op als onafhankelijke en neutrale adviseur bij inhoudelijke discussies of meningsverschillen tussen betrokken leveranciers, projectteams en stakeholders. De opdrachtnemer formuleert objectieve aanbevelingen vanuit het belang van de opdrachtgever en ondersteunt de besluitvorming op basis van feiten, risicoanalyses en programmadoelstellingen. 6. Ondersteuning van organisatorische verandering De opdrachtnemer ondersteunt de organisatie bij het beheersen van de impact van de veranderingen en draagt bij aan een haalbare en gedragen implementatieaanpak. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan fasering, veranderingsbereidheid, draagvlak, adoptie en de operationele belasting van medewerkers, zodat de continuïteit van de zorg- en ondersteuningsprocessen maximaal gewaarborgd blijft. 7. Kennisoverdracht en versterking van interne capaciteit De opdrachtnemer draagt actief bij aan kennisopbouw binnen de organisatie. De opdrachtnemer ondersteunt interne sleutelgebruikers, projectmedewerkers en betrokken teams door kennisdeling, coaching en documentatie, met als doel de interne expertise te versterken en de afhankelijkheid van externe partijen geleidelijk te verminderen. De eindverantwoordelijkheid, regie en besluitvorming blijven steeds bij de opdrachtgever. 8. Rapportering en ondersteuning van besluitvorming De opdrachtnemer rapporteert periodiek over voortgang, risico’s, afhankelijkheden, knelpunten en aanbevelingen. De opdrachtnemer ondersteunt de voorbereiding van beslissingsdocumenten voor de stuurgroep en onderbouwt voorstellen inzake prioritering, fasering, risicobeheersing en programmasturing. 9. Onafhankelijke implementatiebegeleiding (optioneel) De opdrachtnemer ondersteunt de opdrachtgever tijdens de implementatiefase van de geselecteerde oplossingen en waakt over de kwaliteit, haalbaarheid en samenhang van de implementatieaanpak. De opdrachtnemer beoordeelt kritisch de implementatieplannen, voorgestelde configuraties, migratiestrategieën, testaanpakken, opleidingsplannen en ingebruiknameprocessen van de leveranciers. Daarbij bewaakt de opdrachtnemer dat gemaakte keuzes aansluiten bij de strategische doelstellingen, architectuurprincipes en operationele noden van de opdrachtgever. De opdrachtnemer ondersteunt de projectteams bij het identificeren en opvolgen van risico’s, afhankelijkheden en knelpunten tijdens de uitvoering van de implementatie. Hij of zij neemt hierbij geen operationele verantwoordelijkheid over van de leveranciers, maar treedt op als onafhankelijke kwaliteitsbewaker en adviseur. De opdrachtnemer ondersteunt tevens bij de voorbereiding en opvolging van workshops, ontwerpbesprekingen, testactiviteiten, datamigraties en ingebruikname, en ziet erop toe dat de afgesproken scope, kwaliteitseisen en projectdoelstellingen worden gerealiseerd. De opdrachtnemer waakt erover dat de implementatie leidt tot duurzame procesverbetering en dat standaardfunctionaliteiten maximaal worden benut, tenzij afwijkingen aantoonbaar noodzakelijk zijn voor de werking van de opdrachtgever. 10. Begeleiding bij oplevering en nazorg (optioneel) De ...