Magyarország - Utazási irodák szolgáltatásai és hasonló szolgáltatások - Utazásszervezési szolgáltatások ellátása

A Budapesti Fesztiválzenekar Alapítvány részére utazásszervezési szolgáltatás biztosítása Nemzetközi és belföldi útvonaltervezés, menetjegyfoglalás és kapcsolódó szolgáltatások biztosítása a Budapesti Fesztiválzenekar Alapítvány (BFZ) külföldi és hazai koncertjein részt vevő zenészek és hangszereik, egyéb fellépők, művészeti csoportok és közreműködők, továbbá a BFZ munkatársai, vendégei és partnerei részére. Az utazásszervezési szolgáltatások keretében az Ajánlattevő feladata: 1. Külföldi utazások Csoportos utazások (10 fő felett): • 8-10 turné/év • 1-8 turnéállomás/turné • 40-45 turnéállomás/év • 70-75 nap/év kint tartózkodás • Jellemzően 90-120 fő/csoport (bizonyos esetekben kisebb csoportok vagy kisebb csoportokra bontható) • Európai turnék, évenként 1 tengerentúli turné Egyéni utazások (1-9 fő): • Külföldi kisegítő zenészek, szólisták és hangszereik, karmesterek, egyéb fellépők, művészeti csoportok, és közreműködők, valamint a BFZ munkatársak, vendégek és partnerek utaztatása Magyarországra vagy Magyarországról haza vagy turnéállomásokra vagy turnéállomásokról haza • 600 utazás/év Repülőjegyek • Repülőjegy (hagyományos / menetrend szerinti / fapados / diszkont) foglalása és kiállítása - jellemzően turista osztály • Repülőjegy módosítása (csere/módosítás/törlés/lemondás) • A részben vagy egészben fel nem használt repülőjegyek légitársaságokra vonatkozó kötelező szabályok, illetve a IATA-szabályok szerinti visszatérítése vagy a jegyek becserélése további utazásra érvényesíthető utalványra • Járatkésések, járattörlések esetén kártérítések ügyintézése Az utaztatás magába foglalja a zenekar hangszereinek a szállítását is. A hangszerek nagy értékűek, sérülékenyek, a biztonságos utaztatásuk kiemelten fontos. Ennek megfelelően: o Légitársasággal történő egyeztetés a kézipoggyászok vonatkozásában figyelemmel arra, hogy a kisebb hangszerek (pl. hegedű, brácsa, fafúvósok, trombita, kürt) kizárólag kézipoggyászként, az utastérben helyezhetők el, a légitársaság az utazás megkezdésekor nem szállíttathatja azokat raktérbe helyhiányra, vagy egyéb körülményre hivatkozva. A kézipoggyászok pontos méreteit az Ajánlatkérő megadja az konkrét utazásra való ajánlatkérések során. o Adott légitársaságnál kézipoggyászként nem szállítható hangszerek (pl. cselló, tuba) számára jegyfoglalása (extra seat). o Utastérbe fel nem vihető, nagyobb hangszerek (pl. nagybőgő, különleges egzotikus hangszerek) feladott poggyászként utaztatása. • Az Ajánlattevő vállalja a Magyarországon elérhető összes kedvezményes repülőjegy beszerzését. • Az Ajánlattevő foglalási probléma esetén egyeztet a légitársaságokkal nagyobb géptípusra történő csere, járat visszaállítás vagy charter bérlés vonatkozásában. • Eseti charterjáratot szervez, amennyiben a menetrendszerinti járatok nem illeszkednek az Ajánlatkérő megrendeléséhez (megrendelésében specifikált úticél, menetrend, kapacitás, preferált géptípus, kézi- és feladott poggyászokkal kapcsolatos igények) • Az Ajánlattevő biztosítja az utazók által igénybe vehető szolgáltatások lehetőségét, ahol erre a légitársaságok lehetőséget kínálnak. Ilyen szolgáltatások lehetnek: előzetes helyfoglalás, speciális étkezési igények, segítségkérés az átszállásoknál, beteg vagy mozgásában korlátozott utas szállítása. A szolgáltatások igénybevételének lehetősége bizonyos esetekben díjköteles. • Csoportos utazás esetén az Ajánlattevő ellenőrzi a dedikált utasfelvétel lehetőségét és ennek feltételeiről, illetve költségvonzatáról tájékoztatja az Ajánlatkérőt, valamint kérés esetén azt megszervezi. • Amennyiben a repülőjegy kiállításához előzetes adatok bevitele szükséges, úgy azt az Ajánlattevő az Ajánlatkérő által továbbított - a szükséges adatokat tartalmazó - táblázat alapján költségmentesen elvégzi. • Ajánlatkérői igény esetén hagyományos, menetrendszerinti és diszkont repülőjegyhez kapcsolódó online check-in elvégzése és beszállókártya eljuttatása elektronikus formában. • Késlekedő, sérült, ill. elveszett poggyászok esetén közreműködés és segítségnyújtás az ügyintézésben. • Légitársaságok pontgyűjtő rendszereibe történő regisztráció, leutazott utak regisztrálása, ill. azok ellenőrzése. Egyéb menetjegyek Csoportos utazás esetén alkalmanként, egyéni utazásoknál gyakrabban • Egyéb menetjegyek (így különösen vonatjegyek, autóbuszjegyek, hajójegyek, kompjegyek, helyjegyek, hálókocsi vagy couchette jegyek) megvásárlása Buszbérlés Egész zenekar utaztatása - kizárólag 500 km alatti út esetén - 5-10 út/év Reptér-szálloda, ill. amennyiben a szálloda és a koncerthelyszín között több mint 1 km távolság van, akkor a szálloda-koncerthelyszín között 120-130 út/év • Autóbuszbérlés, autóbuszos transzfer szolgáltatások szervezése 2. Belföldi utazások Egész zenekar utaztatása (60-100 fő) Jellemzően 1 napon belüli utak (délelőtti odautazás, koncert utáni késő esti/éjszakai visszautazás) évi 8-10 alkalommal • Autóbuszbérlés (Budapest és a vidéki koncerthelyszínek közötti utazáshoz) A részletes feladatleírást a műszaki leírás tartalmazza.