Delivery, adaptation, configuration, implementation and maintenance of an IT system for audiovisual assets and exploitation rights - FERC.02.03-IP.01-0012/25
OriginalPolska - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia - Dostawa, dostosowanie, konfigurację, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do ewidencji i zarządzania zasobami audiowizualnymi oraz prawami do ich eksploatacji. FERC.02.03-IP.01-0012/25
Open procedureAnyone may submit a bid, in one step, with no pre-selection.Full entryAbove the EU thresholdA contract large enough that EU-wide rules apply and it must be published on TED.Full entry
CPV codeThe EU's common vocabulary for what is being bought: an eight-digit code every notice carries.Full entry
Delivery, adaptation, configuration, implementation and maintenance of an IT system for audiovisual assets and exploitation rights - FERC.02.03-IP.01-0012/25
Buyer: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
Country: Poland
Deadline: 27 Jul 2026
Procedure: Open procedure
Sector (CPV): IT services (72000000)
Aperlena: https://aperlena.com/en/t/polska-uslugi-informatyczne-konsultacyjne-opracowywania-oprogramowania-internetowe-i-wsparcia-dostawa-dostosowan-a8c57095f0
Official notice: https://ted.europa.eu/en/notice/-/detail/437648-2026
Bidding is closed. An award or a correction on this notice: an email when the register sees it.
Log in
Published
Deadlineopen for 32 days
Awardedpending
01
Summary
Machine-generated summary
The buyer is procuring a comprehensive IT system for the registration and management of audiovisual resources and the rights to their exploitation. The contract covers the delivery, adaptation, configuration, implementation and ongoing maintenance of this software. The procurement falls under the category of IT services, including consulting, software development, internet services and support. This is an open procedure, meaning any economic operator may submit a tender. Small businesses capable of delivering custom software solutions are encouraged to participate.
02
Description
Otwarta
1. Przedmiotem Zamówienia jest dostarczenie, dostosowanie, konfiguracja, wdrożenie, uruchomienie produkcyjne oraz utrzymanie systemu informatycznego wspierającego ewidencję i zarządzanie zasobami audiowizualnymi, prawami, umowami, licencjami, rozliczeniami oraz wymianą danych z systemami zewnętrznymi (zwany dalej „Systemem”). 2. System musi zapewnić obsługę procesów biznesowych Zamawiającego w szczególności w zakresie: 1) prowadzenia centralnej ewidencji tytułów, materiałów, wersji, kopii, nośników oraz powiązanych dokumentów; 2) ewidencji produkcji własnych, koprodukcji, zasobów archiwalnych oraz typów tytułów lub materiałów, w zakresie niezbędnym do zarządzania prawami, eksploatacją, licencjami i rozliczeniami; 3) ewidencji kontrahentów, koproducentów, podmiotów współfinansujących, umów, praw bazowych, praw licencyjnych oraz ograniczeń związanych z eksploatacją tytułów; 4) ewidencji umów produkcyjnych, koprodukcyjnych, dystrybucyjnych, licencyjnych, umów z twórcami i artystami wykonawcami, aneksów, zamówień licencyjnych oraz innych dokumentów wpływających na zakres praw albo możliwość eksploatacji; 5) weryfikacji dostępności praw, zakresów uprawnień oraz identyfikacji konfliktów i ograniczeń w zakresie wykorzystywania tytułów oraz udzielania licencji; 6) obsługi procesów związanych z udzielaniem licencji oraz powiązanych rozliczeń; 7) obsługi danych dotyczących rozliczeń udziałowych, rozliczeń koprodukcyjnych, raportów dystrybutorów oraz monitorowania przychodów, wpływów wynikających z umów; 8) przygotowywania zestawień, raportów oraz danych niezbędnych do kontroli, rozliczeń, analiz, raportowania zarządczego i sprawozdawczego; 9) wymiany danych z systemami zewnętrznymi, w szczególności z systemem zarządzania zasobami medialnymi oraz systemem finansowo-księgowym albo ERP, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ. 3. System musi zapewniać spójność danych, obsługę relacji pomiędzy obiektami ewidencyjnymi, rejestrowanie historii zmian oraz mechanizmy kontroli dostępu odpowiednie do ról użytkowników. 4. System powinien wspierać ciągłość informacji od etapu utworzenia rekordu tytułu lub produkcji, przez ewidencję dokumentów i praw, udzielenie licencji, raportowanie oraz wymianę danych z systemami zewnętrznymi. System nie zastępuje systemu finansowo-księgowego Zamawiającego, lecz musi zapewniać przekazywanie i odbieranie danych niezbędnych do realizacji procesów finansowych, w zakresie określonym w Opisie Przedmiotu Zamówienia (dalej jako „OPZ”) i uzgodnionym w analizie przedwdrożeniowej. 5. W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca zobowiązany jest co najmniej do: 1) dostarczenia rozwiązania spełniającego wymagania funkcjonalne, niefunkcjonalne, bezpieczeństwa, integracyjne i eksploatacyjne określone w OPZ; 2) przeprowadzenia konfiguracji i parametryzacji Systemu oraz wykonania niezbędnych dostosowań przewidzianych zakresem zamówienia; 3) przygotowania, uzgodnienia i przeprowadzenia migracji danych, obejmującej co najmniej jedną migrację próbną oraz jedną migrację finalną; 4) przygotowania i uruchomienia środowisk niezbędnych do realizacji wdrożenia, testów oraz uruchomienia produkcyjnego Systemu, w zakresie określonym w OPZ i umowie; 5) przeprowadzenia testów rozwiązania, w tym testów funkcjonalnych, integracyjnych, migracyjnych oraz testów akceptacyjnych, zgodnie z uzgodnionymi scenariuszami i kryteriami odbioru; 6) opracowania i przekazania dokumentacji wdrożeniowej, użytkowej, administracyjnej, technicznej, integracyjnej i eksploatacyjnej; 7) przeprowadzenia szkoleń dla użytkowników i administratorów Zamawiającego; 8) świadczenia usług gwarancyjnych oraz utrzymania Systemu na zasadach określonych w OPZ i umowie w sprawie zamówienia. Zamówienie jest realizowane w związku z udziałem Zamawiającego w projekcie pn.: „Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF” nr FERC.02.03-IP.01-0012/25.
Official source
Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)
Always verify details on the official notice.
Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 month ago
awarded to DGP SECURITY PARTNER Sp. z o.o.; DERSŁAW Sp. z o.o.; Security Service sp. z o.o.; SEBAN Sp. z o.o.€918,999
04
Change history
Every time an official source republished this notice with different content. We watch every source we index, including regional copies of the same notice.
Act now
Status:
Now marked as Closed
Submission deadline:
Moved 1 day EARLIER: now July 27, 2026, 00:00
Scope and criteria:
The description was expanded. Re-read it before you bid.
Follow this tender and we email you the moment it changes.
Create account