Hungary - Administration software package - SOE workflow framework

A Soproni Egyetem (AK) egyetemi ügyviteli folyamatok (workflow) fejlesztői programozási ismeretek nélkül (no-code), vagy minimális informatikai fejlesztési támogatással (low-code) történő modellezését, automatizálását és működtetését lehetővé tevő ügyviteli keretrendszert (szoftvert) kíván beszerezni. A beszerezni kívánt no-code/low-code alapú workflow-vezérelt ügyviteli keretrendszer bevezetésétől elvárás, hogy legyen alkalmas az egyetemi szervezeti egységek bármely belső adminisztratív, szervezési és tervezési munkafolyamatainak digitalizálására, szabályozott működtetésére és nyomonkövetésére egyedi szoftverfejlesztés nélkül. Cél, hogy a szoftverben a nem szoftverfejlesztő végzettségű munkatársak is képesek legyenek önállóan munkafolyamatokat létrehozni, módosítani és tesztelni az intézményi igények szerint. AK egyetemi ügyviteli folyamatok (workflow) fejlesztői programozási ismeretek nélkül (no-code), vagy minimális informatikai fejlesztési támogatással (low-code) történő modellezését, automatizálását és működtetését lehetővé tevő ügyviteli keretrendszert (szoftvert) kíván beszerezni. A beszerezni kívánt no-code/low-code alapú workflow-vezérelt ügyviteli keretrendszer bevezetésétől elvárás, hogy legyen alkalmas az egyetemi szervezeti egységek bármely belső adminisztratív, szervezési és tervezési munkafolyamatainak digitalizálására, szabályozott működtetésére és nyomonkövetésére egyedi szoftverfejlesztés nélkül. Cél, hogy a szoftverben a nem szoftverfejlesztő végzettségű munkatársak is képesek legyenek önállóan munkafolyamatokat létrehozni, módosítani és tesztelni az intézményi igények szerint. A „workflow-vezérelt” rendszer definíciónk szerint azt jelenti, hogy az ügyviteli tevékenységek (pl. jóváhagyás, adatbevitel, értesítés) az egyetem által definiálható szabályozott lépéssorozat mentén zajlanak, így az ügyviteli folyamatok feladatai és eseményei digitális felületen átláthatók, visszakövethetők és automatizációkra is lehetőséget adnak. A rendszernek képesnek kell lennie más, egyetemi vagy külső rendszerekkel történő adatcserére és együttműködésre, szabványos technológiákon alapuló interfészeken keresztül. AK jelenleg a Campus Codeworks Zrt. által biztosított könyvviteli rendszert, iratkezelő rendszert és NEPTUN rendszert használja. Elvárt felhasználói jogosultságok a rendszer indulásakor és az azt követő első évben: - Adminisztrátori jogosultságú felhasználó: 5 fő - Normál felhasználói jogosultságú felhasználó: 500 fő - Eseti felhasználói jogosultságú felhasználó: 4000 fő A további években az elvárt felhasználói keretek: - Adminisztrátori jogosultságú felhasználó becsült maximális éves keret: 20 fő - Normál felhasználói jogosultságú felhasználó becsült maximális éves keret: 1000 fő - Eseti felhasználói jogosultságú felhasználó becsült maximális éves keret: 15000 fő A rendszernek támogatnia kell egy felhasználó több szerepkörrel történő felruházását is. A rendszernek alkalmasnak kell lennie nagy összetettségű, többlépcsős workflow-k stabil kezelésére az alábbi minimumkapacitások szerint: - Legalább 500 folyamatlépés kialakíthatósága egy workflow-n belül - Legalább 1000 adatmező használata egy workflow-n belül A fenti mennyiségek nem csökkenthetik a rendszer sebességét, stabilitását vagy válaszidejét a felhasználók számára. Felhasználói kapacitás: a rendszer legyen képes egyidejűleg legalább 300 párhuzamos felhasználó kiszolgálására. A megadott 300 egyidejű felhasználó fölé horizontálisan skálázható architektúra elvárt. Válaszidők - Egyszerű adatbeviteli vagy navigációs műveletek (pl. űrlap megnyitás, mentés, lépésváltás): maximum 0,5 másodperc felhasználónként. - A rendszer működése során a felhasználói műveletek (űrlapmegnyitás, mentés, státuszfrissítés, lista betöltése, folyamatlépés indítása) átlagos válaszideje nem haladhatja meg a 3 másodpercet, a mért műveletek legalább 95%-ában a napi csúcsidő ablakban. Éves szinten a rendszer üzemeltetése során legalább 99,5% rendelkezésre állási szinttel teljesített működés elvárás AK részéről. AT a szállított workflow rendszerre annak végleges átadás-átvétel időpontjától, valamint az adott verzió frissítésektől számítva legalább 12 hónap teljes körű garanciát köteles vállalni. Nyertes AT vállalja, hogy a rendszer átadás-átvételének időpontjában öt minta sablonfolyamatot biztosít, amelyek közül egy a beszerzésre vonatkozik. Fizikai teljesítési határidők: - Telepítés és elsődleges működési teszt sikeres lezárása, minta sablonfolyamatokkal együtt történő átadás-átvétele - Szerződés hatálybalépésétől számított 10 nap - Adminisztrátori oktatás lezárása (min. 15 óra) - Szerződés hatálybalépésétől számított 30 nap AK előteljesítést elfogad. Az AT a végleges ajánlatban - köteles részletezni a szoftver minimálisan szükséges szerver infrastruktúra és rendszerkövetelményeit (CPU, RAM, tárhely, operációs rendszer, adatbázis-kezelő). - köteles csatolni egy 12 hónapra szóló fejlesztési ütemtervet, amely legalább negyedéves bontásban bemutatja: o a tervezett új funkciókat, o AI/automatizálási irányokat, o várható verziófrissítési ciklusokat. Részletes leírás a Közbeszerzési dokumentumok részeként kiadott Műszaki leírás szerint. Ajánlatkérő a 321/2015. (X.30.) Kr. 46. § (3) bekezdése alapján rögzíti, hogy az eljárást megindító felhívásban, a dokumentációban és a műszaki leírásban meghatározott gyártmányú, eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, szabadalomra vagy védjegyre való hivatkozás csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása érdekében történt, és a megnevezés alatt a „vagy azzal egyenértékű”-t kell érteni. Az egyenértékűség bizonyítása RJ feladata.