Comprehensive service for organising a seminar on 15 October 2026

Numer ogłoszenia: 2026-54109-291401 Projekt: FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP - Podlaskie Centrum Eksportera” Część 1: Organizacja seminarium dla 25 przedsiębiorców Przedmiotem zapytania jest kompleksowa usługa zorganizowania spotkania w ramach projektu „Promocja gospodarcza MSP - Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Wydarzenia odbędzie się w terminie 15.10.2026 r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzenia - w przypadku zmiany terminu, Wykonawca zostanie poinformowany o zmianie. Wydarzenie planowane jest dla ok. 25 uczestników. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. 1. Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku: a) wynajęcie sali konferencyjnej na wydarzeniu w terminie wskazanym powyżej; b) sala zapewniająca min. 25 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami; ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem, c) dostępność sali w godzinach 10.00-15.00. d) sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w Białymstoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3*/4* lub w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.), posiadać dostęp do światła dziennego poprzez okna oraz być usytuowana w sposób zapewniający uczestnikom krótki, bezpośredni i czytelny dostęp od głównego wejścia do obiektu, bez konieczności przemieszczania się przez rozbudowany układ korytarzy, pomieszczenia zaplecza lub strefy techniczne. e) spełnione powinny być warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w wydarzeniu), f) obiekt, w którym odbywać się będzie seminarium, musi dysponować co najmniej 13 miejscami parkingowymi (połowa liczby uczestników) przeznaczonymi dla uczestników wydarzenia, zlokalizowanymi na terenie obiektu lub na parkingu pozostającym w dyspozycji obiektu, w bezpośrednim sąsiedztwie budynku, przy czym miejsca te muszą być dostępne dla uczestników przez cały czas trwania seminarium. g) wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury, h) przed wejściem na salę zapewnienie 1 stołu/lady oraz 2 krzeseł na stanowisko recepcji, i) zapewnienie na sali dodatkowych 5 stołów/stolików oraz 10 krzeseł, przeznaczonych do rozmów B2B, j) możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli do seminarium dla 3-4 Prelegentów, k) zapewnienie wody dla Prelegentów, l) zapewnienie co najmniej 4 mikrofonów przenośnych, ł) możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojaków z plakatem/ programem wydarzenia, m) możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów, n) dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia, o) zapewnienie miejsca na catering. 2. Zapewnienie wyżywienia: a) zapewnienie wyżywienia na wydarzeniu we wskazanym powyżej terminie; b) liczba uczestników wydarzenia: ok. 25 osób, c) ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem; d) w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania wydarzeniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia ilości wyżywienia oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia, e) zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 4 rodzaje ciastek i deserów słodkich. f) zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 6 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 5 sztuk/osoba- propozycja menu powinna być dostarczona do Zamawiającego najpóźniej 3 dni przed wydarzeniem, g) zapewnienie niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów, pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami. CPV: 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji; 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 55500000-5 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków; 80590000-6 Usługi seminaryjne Miejsce realizacji: Białystok (podlaskie) Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-17; dane przetworzone.