Germany - Software programming and consultancy - Framework agreement for consulting and support in the SAP HR environment for GMSH

Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) ist Dienstleister für Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. In der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) bilanziert die GMSH nach Handelsrecht. Ihre Hauptaufgaben sind die Projektierung und Durchführung von Bauvorhaben für das Land Schleswig-Holstein, dem Bund und andere Träger der öffentlichen Verwaltung. Die Bewirtschaftung der Liegenschaften des Landes Schleswig-Holstein und die zentrale Beschaffung für die Dienststellen des Landes. Die GMSH hat ca. 1800 Mitarbeitende. Davon sind ca. 110 Mitarbeitende in einem Beamtenverhältnis. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Der Leistungsumfang umfasst die fachliche und technische Betreuung sowie die Weiterentwicklung der bestehenden SAP HCM On-Premise-Systemlandschaft. Aufgrund neuer Anforderungen an die Abwicklung der Geschäftsprozesse ergeben sich erweiterte Anforderungen an das SAP-System. Darüber hinaus sind strategische, konzeptionelle und technologiebezogene Beratungsleistungen im Hinblick auf die zukünftige Ausrichtung der SAP HR-Anwendungslandschaft Bestandteil der Aufgabenstellung. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Die Systemumgebung der GMSH umfasst folgende Komponenten: • SAP HCM (seit 2003 im Einsatz) auf ERP 6 mit EHP 8 mit DokuLink (OTEXBAS 2140_700); • Die HCM Komponente EA-HRCDE - 0149 hat den Releasestand 608 mit SP-Level 0153 (Stand 01/26); • Die digitale Personalakte Employee File Management by OpenText (seit 2016 im Ein-satz) - EFM 2140_605; • Fiori Front-End Server 6.0 mit SP03 (das Fiori Frontend wird auch für ERP genutzt); • Formularerstellung mit Escriba (laufendes Projekt); • Geplante Migration auf H4S4 mit embedded Fiori im Jahr 2026. Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Umfeld von SAP HCM. Diese umfassen insbesondere Beratungs-, Wartungs- und Weiterentwicklungsleistungen sowie Leistungen zur Unterstützung von Migrationsvorhaben auf Nachfolgeprodukte. Die Leistungserbringung erfolgt während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung und jeweils auf Grundlage konkreter Einzelabrufe durch die GMSH. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Zum Leistungsgegenstand gehören insbesondere folgende Leistungen: • Beratungsleistungen im SAP-HCM-Umfeld, einschließlich Systemweiterentwicklung, Systemausgestaltung und Customizing; • Programmierleistungen sowie die Entwicklung und Anpassung von Schnittstellen; • Unterstützungsleistungen im Fehlerfall, insbesondere Analyse, Fehlerbehebung sowie technische und fachliche Unterstützung; • Leistungen zur Begleitung von Modernisierungs- und Migrationsvorhaben, insbesondere im Hinblick auf SAP-Nachfolgeprodukte; • Weiterführende Beratungsleistungen, insbesondere in folgenden Bereichen: o Integration von SAP-Cloud-Produkten; o Sicherheits- und Berechtigungsberatung; o strategische Beratungsleistungen im SAP-HCM-Kontext. Die Aufzählung ist nicht abschließend. Art und Umfang der jeweils zu erbringenden Leistungen er-geben sich aus den konkreten Einzelabrufen der GMSH während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Themenfelder der zu erbringenden Leistungen: Die zu erbringenden Leistungen erstrecken sich auf die nachfolgenden Themenfelder: a. SAP HCM On-Premise Module: Beratung, Weiterentwicklung, Fehleranalyse und -behebung sowie Customizing für die bereits eingeführten und sich im Einsatz befindlichen SAP HCM Module: • Personalabrechnung öffentlicher Dienst (PY) inkl. Meldewesen; • Personaladministration (PA); • Organisationsmanagement (OM); • Zeitwirtschaft (PT); • Personalkostenplanung (PKP); • Reisemanagement (TRV). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- b. Digitale Personalakte (EFM): Außerdem die Beratung und Unterstützung im Betrieb und der Weiterentwicklung der digitalen Per-sonalakte Employee File Management (EFM) von OpenText sowie die Beratung hinsichtlich eines möglichen Umstiegs von EFM auf xECM von OpenText sowie Unterstützung bei der Planung und Umsetzung eines entsprechenden Migrationsvorhabens. Die über diese Leistungsbeschreibung hinausgehende Konkretisierung der zu erbringenden Leistungen ist in der beigefügten Anlage 3 zur Leistungsbeschreibung aufgeführt. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- c. Strategisch-konzeptionelle SAP HR Themenfelder: - Datenschutz und Compliance: • Beratung zum datenschutzkonformen Einsatz von Lösungen im SAP-HCM-Umfeld; • Unterstützung bei der Umsetzung entsprechender Datenschutzanforderungen. - Schulungen: • Durchführung von fachlichen und technischen Schulungen im SAP-HCM-Umfeld; • Erstellung begleitender Schulungsunterlagen (optional). - Hybride Anwendungslandschaft und Cloud-Produkte: • Konzepterstellung, Beratung und Unterstützung beim Umstieg auf eine hybride Systemlandschaft; • Begleitung bei der Einführung und Integration von Cloud-Produkten, insbesondere SAP SuccessFactors. - KI-Anwendungsszenarien: • Beratung zur Identifikation geeigneter KI-Anwendungen z.B. im Umfeld von SAP Success-Factors; • Unterstützung bei Konzeption, Architektur und Umsetzung entsprechender Lösungen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Das Gesamtvolumen der Rahmenvereinbarung beträgt für die maximale Laufzeit bis zu 600 Beratertage. Die Leistungen werden überwiegend remote erbracht. Einsätze vor Ort bei der GMSH, Küterstraße 30, 24103 Kiel, erfolgen ausschließlich nach vorheriger Abstimmung und Entscheidung der GMSH als Auftraggeber. Ein Anspruch auf Mindestabnahme besteht nicht. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Die Rahmenvereinbarung wird mit bis zu vier Auftragnehmern geschlossen - diejenigen, die im Rahmen der Angebotswertung die Plätze 1 bis 4, aber mindestens 600 Punkte erreichen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Die GMSH ruft Leistungen durch einen Miniwettbewerb unter den Rahmenvertragspartnern ab. Kleinere Aufgaben können zu Leistungspaketen zusammengefasst werden. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ablauf: 1. GMSH: Versand einer E-Mail mit Leistungsbeschreibung, Zeitraum und spezifischen Anforderungen. 2. Auftragnehmer: Abgabe eines Angebots mit o benanntem Personal (Profil); o geschätztem Aufwand; o Realisierungsbeschreibung und Zeitplan. 3. GMSH: Bewertung der Angebote und Auswahl eines Auftragnehmers. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Zuschlagskriterien für Miniwettbewerbe: Gesamtpreis - 30 %; Qualität der Realisierungsbeschreibung - 30 %; Qualifikation des vorgesehenen Personals - 30 %; Verfügbarkeit / frühestmöglicher Leistungsbeginn -10 %.