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Germany - Software package for time recording and personnel administration - Provision and operation of a cloud-based managed service time management system

Original Deutschland - Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - Bereitstellung und Betrieb eines Zeitwirtschaftssystems in Form eines cloudbasierten Managed Service

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A German public buyer is procuring the provision and operation of a modern time management system as a cloud-based managed service, replacing the outdated 'PAISY C/S' system introduced in the 1990s and connected to 'primion' time recording terminals used by around 3,900 employees. Key services include delivery and operation of the system for a term of at least 4 years, optionally up to 10 years, interfaces to PAISY, primion and prospectively SAP HCM, ongoing system maintenance and support services under agreed SLAs against a monthly fee.

Description

Die Zeitwirtschaft ist beim Auftraggeber derzeit durch „PAISY C/S“ der Fa. ADP realisiert. „PAISY“ umfasst dabei alle zu dokumentierenden und gesetzlich zu meldenden Zeitwerte eines Arbeitnehmers. Darüber hinaus beinhaltet sie die Bewertung von Arbeitszeiten mit Hilfe von mehreren hundert Zeitarten und Segmenten. Hierzu sind in „PAISY“ ca. 250 SWR-individuelle einwöchige, ca. 60 mehrwöchige Gleitschichtpläne und diverse Standardschichtpläne hinterlegt. Das System „primion“ liefert die Zeiten der Zeiterfassungsterminals von derzeit ca. 3.900 Mitarbeitern. Das System wurden in den 1990er Jahren beim Auftraggeber eingeführt und über die Zeit durch umfangreiche Softwareanpassungen immer wieder an den Bedarf angepasst und soweit möglich modernisiert. Aus heutiger Sicht erfüllen das System nicht mehr die Anforderungen an die aktuellen technischen Standards, Bedienbarkeit, Funktionalität und Barrierefreiheit und hat das Ende seiner Lebenszyklen erreicht. Der Auftraggeber hat aus diesen Gründen entschieden, ein modernes Zeitwirtschaftssystem neu einzuführen und den Betrieb von einem externen, entsprechend qualifizierten Dienstleister in Form eines cloudbasierten „Managed Service“ übernehmen zu lassen. Mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren wird beabsichtigt, die Bereitstellung und Betrieb eines modernen Zeitwirtschaftssystem in Form eines cloudbasierten Managed Service für den Auftraggeber gegen monatliches Entgelt zu beschaffen. Wesentliche zu erbringende Leistungen sind: • Bereitstellung und Betrieb eines modernen Zeitwirtschaftssystem in Form eines cloudbasierten Managed Service für eine Laufzeit von mindestens 4, optional bis zu 10 Jahren • Bereitstellung und Betrieb von Schnittstellen zu: oPaisy oPrimion (Zeiterfassungsterminals) operspektivisch SAP HCM •Pflege des angebotenen Zeitwirtschaftssystem über den gesamten Bereitstellungszeitraum •Erbringung von Unterstützungsleistungen entsprechend der vereinbarten SLAs über den gesamten Bereitstellungszeitraum durch fachlich entsprechend qualifiziertem Personal •Bereitstellungsleistungen bei der Einführung (Projektleitung, Schulung, Migrations-Unterstützung) Eine detaillierte Leistungsbeschreibung wird zusammen mit dem Teilnahmewettbewerb veröffentlicht, muss jedoch erst in der zweiten Phase der Ausschreibung (Leistungswettbewerb) von den entsprechend geeigneten Bewerbern bearbeitet werden. Für die ausschreibungsgegenständliche Leistung wird ein EVB-IT Cloud Vertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten und sechs Verlängerungsoptionen von je 12 Monaten (max. Laufzeit 120 Monate) geschlossen. Die Leistungserbringung im Regelbetrieb soll ab dem 01.06.2027 erfolgen. Die notwendigen Installations- und Integrationsleistungen müssen ab dem 01.02.2027, frühestens jedoch mit Erteilung des Zuschlags, erbracht werden.

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Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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This buyer has no award history in this sector yet. Usual winners, Software & IT systems - Germany

Company Wins Total awarded Last win
SVA System Vertrieb Alexander GmbH 52 €36.6M Sep 2026
SoftwareONE Deutschland GmbH 42 €16.0M Sep 2026
Computacenter AG & Co. oHG 22 €36.2M Sep 2026
CANCOM GmbH 17 €7.3M Sep 2026
SAP Deutschland SE & Co. KG 15 €1.2M Jun 2026

Based on 1034 awards with a linked company profile over the last 2 years.

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    • Estimated value: Set to €2,100,000
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