Deutschland - Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) - bonnorange AöR - Beschaffung eines Human Capital Management (HCM) Systems (Los 1) sowie eines ERP-Systems (Los 2)

Die bonnorange AöR plant in den nächsten Jahren, die komplette IT-Landschaft von der Stadt Bonn in die eigene Organisation zu migrieren. Um den Mitarbeitenden und dem Personalbereich zukünftig eine moderne HR-Systemlandschaft anbieten zu können, ist die Einführung eines HCM-Systems (LOS 1) geplant. Ziel ist es, dass alle Prozesse durch die Einführung eines HCM Systems für den gesamten Employee Life Cycle (von der Bewerbung bis zum letzten Arbeitstag) abgedeckt werden und somit das Personalmanagement modernisiert wird und Mehrwerte generiert werden. Weiterhin möchte die AG den Mitarbeitenden und dem Finanzbereich zukünftig eine moderne ERP-Systemlandschaft anbieten können. Dafür ist die Einführung eines ERP-Systems (LOS 2) geplant und damit vor der S/4-Migration der Stadt Bonn selbst. Dies wird nach aktueller Planung auch einen Parallelbetrieb über ein Quartal mit dem heute genutzten SAP R/3 der Stadt Bonn beinhalten. Das HCM-System soll zukünftig alle HR-Services (Planung, Beschaffung, Entwicklung, Beurteilung / Vergütung, Trennung, Controlling und Verwaltung & Service) inkl. der dazugehörigen Prozesse abdecken. Für die Zeitwirtschaft wird eine Funktion im HCM-System gewünscht. Darüber hinaus soll das HCM-System eine Schnittstelle/Integration zu dem vorhandenen Zeiterfassungssystem dormakaba beinhalten. Eine Standardschnittstelle zu SAP Payroll wird vorausgesetzt, da die Payroll weiterhin von der Stadt Bonn durchgeführt wird. Entscheidend für die zukunftsfähige Ausrichtung des HR-Bereichs ist, dass sowohl für alle Mitarbeiter und Bewerber - intern wie extern - als auch für die zuständigen Bearbeiter die Nutzung über alle Endgeräte möglich ist (responsive Design). Das Design sowie die Definition der Informationsfelder des Onlineformulars sollen sich hierbei je nach Zielgruppe (intern/extern) unterscheiden und in die bestehenden Web- bzw. Karriereseiten einbinden lassen. Neben HR-Mitarbeitern sollen auch am Auswahlverfahren beteiligte Personen und Gremien (Vorgesetzte/Entscheider, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung) während des Employee Lifecycles auf dieselbe Plattform zugreifen und Funktionalitäten nutzen können.; Mit der Einführung der neuen Systeme wird die Etablierung von Standardprozessen im Finanzwesen mit einer stärkeren Automatisierung angestrebt, da diese heute noch einen sehr manuellen Aufwand darstellen. Dies geht einher mit der Einführung eines echten Performance Managements im Finance Bereich mit weitreichenden Veränderungen im Rollenverständnis des Controllings. Entsprechend werden auch die Möglichkeiten in der Datenanalyse und im Reporting inklusive potenzieller Manager-Self-Services bei der Auswahl eine gewichtige Rolle spielen. Im Idealzustand reicht die ausgewählte Applikation weit in die angrenzenden Prozesse bei Beschaffung und Abrechnung hinein, so dass Effizienzgewinne nicht allein im Finanzbereich, sondern auch bei zuarbeitenden Bereichen wie der operativen Leistungsplanung und ggf. sogar in die Leistungserstellung der Stadtreinigung, der Abfallwirtschaft und des Werkstatt/Fuhrpark-Managements erzielt werden können. In allen Finanzprozessen sind die Tätigkeiten sehr stark manuell ausgeprägt und der Dokumentenaustausch zwischen Teilbereichen in einem Prozess läuft mitunter noch postalisch mit persönlichen, handschriftlichen Freigaben. Daher kommt der Einführung von systemgestützten Workflows eine hohe Bedeutung bei der Auswahl des ERP-Systems zu. Des Weiteren sind die Besonderheiten zu beachten, die aus den Anforderungen des kommunalen Finanzwesens und der zeitgleich erbrachten privatwirtschaftlichen Dienstleistungen resultieren. Diese unterschiedlichen Kalkulationsmethoden und Steueraspekte sollen künftig integriert und standardisiert im System abgebildet werden, so dass die gesonderten Berechnungen in Systemen außerhalb des ERP entfallen können.