Germany - Software implementation - Procurement, implementation and commissioning of a digital application portal

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung, Implementierung und Inbetriebnahme eines digitalen Bewerbungsportals für die Leibniz Universität Hannover. Das System ist zunächst für allgemeine Bewerbungsverfahren vorgesehen und soll perspektivisch um die Abbildung von Berufungsverfahren erweiterbar sein. Die Einführung erfolgt universitätsweit in sämtlichen Organisationseinheiten. Derzeit nutzt die Leibniz Universität Hannover kein digitales Bewerbermanagementsystem. Bewerbungen werden aktuell per E-Mail oder postalisch an die jeweils in der Ausschreibung genannte Kontaktperson übermittelt. Der gesamte Bewerbungsprozess umfasst sowohl zentrale als auch dezentrale Bearbeitungsschritte, was zu einem erhöhten Abstimmungsaufwand zwischen dem Dezernat für Personal und Recht und den ausschreibenden Organisationseinheiten führt. Pro Jahr werden an der Universität etwa 1.000 Stellenausschreibungen durchgeführt. Für die kommenden Jahre ist aufgrund des zunehmenden Fachkräftemangels sowie steigender Anforderungen - insbesondere im Bereich drittmittelfinanzierter und befristeter wissenschaftlicher Beschäftigung - von einem weiteren Anstieg der Ausschreibungszahlen auszugehen. Innerhalb der Universität sind schätzungsweise mehr als 1.000 Personen in unterschiedlichen Rollen und Funktionen in die Bewerbungsprozesse eingebunden. Zukünftig sollen diese mit einer einheitlichen Softwarelösung sowie standardisierten und optimierten Verfahren arbeiten. Entsprechend wird ein komplexes Nutzer- und Rollensystem mit einer vergleichbaren Anzahl an Nutzenden erwartet. Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung und Einführung eines digitalen Bewerbungsportals zur nachhaltigen Modernisierung und Digitalisierung der Bewerbungsprozesse der Leibniz Universität Hannover. Mit der Einführung des Systems verfolgt die Auftraggeberin insbesondere folgende Zielsetzungen: - Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit als moderne und attraktive Arbeitgeberin - Optimierung und Standardisierung der bestehenden Bewerbungsprozesse im Rahmen der rechtlichen Vorgaben - Reduzierung von Medienbrüchen sowie Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit - Steigerung der Servicequalität für Bewerbende sowie der Benutzerfreundlichkeit für interne Nutzende - Verbesserung der Steuerungs- und Auswertungsmöglichkeiten im Sinne eines datenbasierten Controllings - Sicherstellung eines ressourcenschonenden und nachhaltigen Mitteleinsatzes - Sicherstellung der Rechtskonformität, insbesondere durch Einhaltung der DSGVO Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst vier Jahre. Es besteht die Option, den Vertrag im gegenseitigen Einvernehmen zweimal um jeweils bis zu zwei weiteren Jahren zu verlängern. Einzelheiten ergeben sich aus dem Zeitplan (Kapitel 4). Aufgrund der spezifischen fachlichen und technischen Anforderungen wird das Vergabeverfahren als Verhandlungsvergabe durchgeführt. Ziel ist es, im Rahmen strukturierter Verhandlungen ein Angebot zu ermitteln, das die Anforderungen bestmöglich erfüllt. Das Vergabeverfahren wird in mehreren Stufen durchgeführt. Nach Eingang der Angebote erfolgt zunächst eine Prüfung anhand der definierten Ausschlusskriterien (Anlage 1) und die fünf bestbewerteten Angebote werden zu einer Testphase eingeladen. Eine genaue Beschreibung zum Ablauf des Ausschreibungsverfahrens finden Sie unter den Punkten 3.1 + 3.2 in dem Dokument "Leistungsbeschreibung". Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich ist die höchste erzielte Gesamtpunktzahl. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der gewichteten Summe der Einzelbewertungen der Zuschlagskriterien. Weitere Informationen zu den Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung und Berechnung entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung sowie der Rubrik "Zuschlagskriterien". Die Vergabe erfolgt nach dem Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG). Dieses Gesetz soll Verzerrungen im Wettbewerb um öffentliche Aufträge entgegenwirken, die durch den Einsatz von Niedriglohnkräften entstehen, Belastungen für die sozialen Sicherungssysteme mildern sowie die umwelt- und sozialverträgliche Beschaffung durch die öffentliche Hand fördern. Entsprechende Angaben hierzu müssen dem Angebot beigefügt werden. Ihr ausführliches - unterschriebenes bzw. digital signiertes - Angebot muss bis zum 05.07.2026 um 23.59 Uhr im Vergabeportal hochgeladen sein. Die Zuschlagsfrist wird auf den 01.11.2026 festgesetzt. Die Zuschlagserteilung wird aber ggf. auch früher erfolgen. Bis zum Ablauf dieser Frist sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Weitere Informationen zu den Anforderungen sowie Zuschlags-und Bewertungskriterien entnehmen Sie bitte dem beigefügten Leistungsverzeichnis. Die Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen wird auf den 23.06.2026 festgesetzt. Eventuelle Abweichungen vom Leistungsverzeichnis sind kenntlich zu machen, bzw. gesondert darzustellen. Alle weiteren Informationen zu diesem Vergabeverfahren wie Änderungen der Leistungsbeschreibung, Beantwortung von Bieterfragen oder sonstige verfahrensrelevante Informationen werden über das Vergabeportal bereitgestellt. Für Fragen und sonstige Kommunikation in diesem Verfahren ist ausschließlich die Kommunikationsfunktion des Vergabeportals zu verwenden. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen und bis spätestens zum Ende der Frist vorzulegen. Angebote müssen in elektronischer Form eingereicht werden. Die Abgabe ist ausschließlich über das Vergabeportal möglich. Eine Einreichung per E-Mail, Telefax oder in schriftlicher Form ist nicht zulässig. Bitte beachten Sie die im Anschreiben aufgeführten Unterlagen, die Ihrem Angebot beigefügt werden müssen. (siehe "Teilnahmeunterlagen ->Anschreiben -> 11 Dezernat 2 - Bewerbungsportal Anschreiben.pdf". Für die Beschaffung gelten die Allgemeinen Einkaufs-und Lieferbedingungen der Leibniz Universität Hannover. (siehe "Teilnahmeunterlagen -> Vertragsbedingungen). Abweichungen bzw. eigens formulierte Einkaufs-oder Lieferbedingungen stellen eine Änderung deer Vergabeunterlagen dar, welche einen zwangsweisen Ausschluss des Angebotes nach sich zieht.