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Aperlena
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Germany - IT services: consulting, software development, internet and support - external scanning services

Original Deutschland - IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung - externe Scan-Dienstleistungen

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  1. Published
  2. Deadline open for 29 days
  3. Awarded pending

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This tender concerns external document receipt and processing for invoice verification under German social law. The buyer requires a service provider to receive unopened postal mail and invoices in paper form, prepare the documents independently, and scan them. The scans must be delivered as PDF/A 1 files in color with at least 200 DPI, including front and back sides and attachments. The contractor must ensure irrelevant documents like medical records can be deleted or redacted by the buyer later. After digitization, documents must be stored for 30 calendar days.

Description

Externe Belegannahme und Belegverarbeitung für Prozesse der Rechnungsprüfung nach Maßgabe des § 302 SGB V und SGB XI. Für weitere Effizienzsteigerungen in den Prozessen soll die Rechnungsbearbeitung digitalisiert werden. Konkret betroffen sind dabei die Abrechnungsprozesse gem. § 302 SGB V und § 105 SGB XI. Der Umfang der Digitalisierung der Eingangspost betrifft die Rechnungsprozesse Hilfsmittel, Heilmittel, Fahrkosten, Rehasport und Funktionstraining, Hebammen/Entbindungspflege, Pflegesachleistungen, Tages- und Verhinderungspflege, Beratungsbesuche gem. § 302 SGB V sowie § 105 SGB XI. Der Auftragnehmer erhält die ungeöffnete Brief- und Paketpost der Auftraggeberin (z.B. Rechnungen bzw. Rechnungsbestandteile) in Papierform. Der Auftragnehmer hat alle für den Scan der Unterlagen erforderlichen Vorarbeiten eigenverantwortlich zu erbringen. Dies beinhaltet beispielsweise das Öffnen von Briefumschlägen und Versandmaterial, die Dokumentation des Posteingangsdatums sowie, falls notwendig, das Entfernen von Heftklammern oder anderen Materialen wie Klebestreifen. Die eingehenden Dokumente sind seitens des Auftragnehmers einzuscannen und als PDF-Dokument der PDF-Version 1.7 im Format PDF/A 1 bereitzustellen. Über abweichende Versionen verständigen sich die Vertragspartner gemeinschaftlich. Der Scan soll in Farbe und mit einer Auflösung von mind. 200 DPI erfolgen. Es sind die Vorder- und Rückseite der Dokumente zu scannen. Der Scan beinhaltet ferner die Digitalisierung von mitgesendeten Anlagen. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass Dokumente, die nach Bewertung des Auftraggebers irrelevant sind, durch den Auftraggeber nachträglich gelöscht oder geschwärzt werden können. Dies können z.B. medizinische Unterlagen sein, welche der Krankenkasse aus Datenschutzgründen regulär nicht hätten zur Verfügung gestellt werden dürfen. Nach erfolgter Digitalisierung und Bereitstellung der Dokumente für die Auftraggeberin sind diese für 30 Kalendertage aufzubewahren und anschließend durch den Auftragnehmer zu vernichten. Die Auftraggeberin ist berechtigt (z.B. für Prüfzwecke) die Originalunterlagen innerhalb 30 Kalendertagen anzufordern. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Unterlagen binnen 14 Kalendertagen der Auftraggeberin übermittelt werden. Die Dokumente sind vom Auftragnehmer unmittelbar nach dem Scan jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur/Siegelung zu versehen.

Official source

Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 month ago

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  1. Act now
    • Estimated value: Set to €10,000,000
    • Submission deadline: Moved 1 day EARLIER: now August 25, 2026, 00:00
    • Scope and criteria: The description was expanded. Re-read it before you bid.
    • Estimated value: Set to €10,000,000

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