Germany - IT services: consulting, software development, internet and support - BSBG and BSVG - replacement ERP and HCM system - Lot 1: ERP system

Die Braunschweiger Verkehrs-GmbH (BSVG) und die Braunschweig Beteiligungen GmbH (BSBG) schreiben gemeinsam die Beschaffung, Einführung/Implementierung sowie den anschließenden Betrieb und die Anwendungsbetreuung eines modernen ERP- und HCM-Systems aus. Hintergrund ist die notwendige Ablösung der bestehenden Systemlandschaft, die derzeit auf SAP R/3 bzw. ERP (ECC 6.0) basiert und daher mit Ende 2027 ihr End-of-Life erreicht hat und auch funktional und technologisch nicht mehr den Anforderungen an moderne, integrierte und zukunftsfähige Unternehmensprozesse entspricht. Die Auftraggeber verfolgen das Ziel, ein durchgängiges, medienbruchfreies und revisionssicheres ERP-System inklusive eines elektronischen Rechnungsworkflows und eines angebundenen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit revisionssicherer Archivierung sowie ein HCM-System einzuführen, das die kaufmännischen, planungsbezogenen, projektbezogenen und personalwirtschaftlichen Prozesse beider Gesellschaften unterstützt. Die Auftraggeber verfolgen dabei einen Greenfield-Ansatz. Historisch gewachsene Strukturen und "Datenmüll" aus den Altsystemen sollen nicht übernommen werden. Lediglich notwendige Stamm- und Bewegungsdaten werden migriert. Die zu beschaffende Software soll zukunftssicher und langfristig nutzbar sein. Die angebotenen Lösungen können wahlweise als Public Cloud oder als Private Cloud bereitgestellt werden. In Bezug auf die Preisgestaltung sollte der Betrieb der Software mit notwendigen Releases Planungssicherheit bieten und skalierbar sein. Ein besonderes Augenmerk wird auf Benutzerfreundlichkeit gelegt, insbesondere sollte der Umgang mit der Software nur wenig IT-Kenntnisse erfordern. Da die Auftraggeber ihre interne IT-Infrastruktur vollständig an einen externen IT-Dienstleister outgesourced haben, muss der Auftragnehmer die gesamte Verantwortung für den Regelbetrieb, den Support sowie die kontinuierliche Anwendungsbetreuung übernehmen. Die Vergabe des neuen Systems erfolgt in zwei Losen (ERP inkl. Rechnungsworkflow/DMS vs. HCM). Ziel dieser Struktur ist es, sowohl integrierte als auch spezialisierte Lösungsangebote zu ermöglichen und den unterschied-lichen Marktgegebenheiten im Bereich ERP- und HCM-Systeme Rechnung zu tragen. Die Losstruktur bildet dabei eine wesentliche Grundlage für die technische Zielarchitektur sowie für die spätere Systemintegration. Die Betriebsbereitstellung der Cloud-Gesamtlösung soll zum 01.01.2028 erfolgen. Gegenstand des Gesamtauftrags ist die losweise Beschaffung und Einführung eines neuen a) Enterprise Resource Planning-Systems (Los 1: ERP-System) und b) Human Capital Management-Systems (Los 2: HCM-System) Die beiden Systeme sollen gemeinsam die verschiedenen Prozesse der beiden Gesellschaften unterstützen, unter anderem Finanzbuchhaltung und Controlling inkl. Reports und Schnittstellen für automatisierten Datenexport, Personalwesen mit Lohnbuchhaltung, Beschaffung und Materialwirtschaft. Neben den beiden Systemen ist angedacht, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS-System) zur Unterstützung von dokumentenbasierten Workflows (z. B. Freigaben, Rechnungsprüfung) auszuwählen und einzuführen. Derzeit wird bereits ein SAP ERP-System mit einem integrierten Human Resource-Modul (HR-Modul) eingesetzt, das im Rahmen des angebotenen Umfangs migriert werden soll. Das ERP-System muss zudem Schnittstellen zu verschiedenen bestehenden Satellitensystemen aufbauen. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Es erfolgt eine Aufteilung der Leistungen in 2 Lose. - Das Los 1 umfasst die Bereitstellung und Betrieb eines ERP-Systems einschließlich Dokumentenmanagement-System (DMS), falls erforderlich Data-Warehouse- und Business-Intelligence-Komponenten, sowie die Projektleistung zur Einführung der Lösungen. Darüber hinaus sind auch der Betrieb und die Anwendungsbetreuung der Systeme nach der erfolgreichen Implementierung Bestandteil dieses Loses. - Das Los 2 umfasst die Bereitstellung und Betrieb eines Human-Capital-Management-Systems (HCM) zur Abbildung der personalwirtschaftlichen Prozesse sowie die Projektleistung zur Einführung der Lösung. Darüber hinaus sind auch der Betrieb und die Anwendungsbetreuung des Systems nach der erfolgreichen Implementierung Bestandteil dieses Loses. Die vorliegende Ausschreibung umfasst nur das oben beschriebene Los 1 (ERP-System). Eine Bewerbung auch für das Los 2 (HCM-System) ist nur über den gesonderten Projektraum für das Los 2 möglich.