Skip to content
Aperlena
Language:

Germany - Development of time recording and personnel management software - studierendenWERK BERLIN, modernisation of time management

Original Deutschland - Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware - studierendenWERK BERLIN, Modernisierung Zeitwirtschaft

Open Contract notice No deadline published
Watch this tender

We email you if the deadline moves or a correction is published. Free. Log in

Summary

Machine-generated summary

studierendenWERK BERLIN, a public law institution supporting around 170,000 students in Berlin with canteens, dormitories, counselling centres and childcare facilities, is procuring a new time management solution. The organisation has about 1,300 employees whose current time recording software has reached end-of-life status and has received no support since 2021. The buyer seeks a Software-as-a-Service (SaaS) replacement that meets the needs of staff across all departments and HR processors, reflects the current state of technology, usability and functionality, and offers technical interfaces to common payroll systems, the electronic personnel file and a workflow management system.

Description

Die aktuelle Zeitwirtschafts-Software soll durch eine SaaS-Lösung ersetzt werden, die den Anforderungen der Mitarbeiter*innen in den verschiedenen Bereichen des stws sowie den Anforderungen der Bearbeiter*innen in der Personalabteilung gerecht wird. Damit muss der aktuelle Stand der Technik, Bedienbarkeit und Funktionalität wiedergegeben werden, sowie die Bedarfe einer modernen Zeitwirtschaft für die Belegschaft gewährleistet sein. Zusätzlich sind passende technische Schnittstellen gewünscht, die in der Lage sind, mit gängigen Lohnabrechnungssystemen, der elektronischen Personalakte und einem Workflowmanagement-System in den Datenaustausch im Kontext der erweiterten Bedienbarkeit und Nutzung zu treten. Mit ca. 1.300 Mitarbeitern, kümmert sich das studierendenWERK BERLIN (nachfolgend: Auftrag-geber) um die Bedürfnisse von rund 170.000 Studierenden in ganz Berlin, indem es ihnen Services rund ums Studium bereitstellt. Zu den Angeboten gehören Mensen, Wohnheime, Beratungsstellen und Kitas, genauso wie Trainings, Workshops und kulturelle Events. Als Anstalt des öffentlichen Rechts wird der Auftraggeber, neben Einnahmen aus den Bereichen der Speisebetriebe und des studentischen Wohnens, auch über Sozialbeiträge der Studierenden und Zuschüsse finanziert. Beim Auftraggeber wird im Bereich der Zeiterfassung und der Zeitwirtschaft eine Software benutzt, die die Zeitkonten, Dienstpläne sowie Schichteinteilungen und Arbeitspläne aller Mitarbeiter*innen in den verschiedenen Bereichen verwalten kann. Derzeit nutzen sie alle Mitarbeiter*innen sowie die Expert*innen aus der Personalabteilung für die eigene Zeiterfassung sowie die Bearbeitung im operativen Geschäft. Allerdings handelt es sich um ein veraltetes Produkt, das seinen End-of-Life-Status erreicht hat und seit 2021 auch keinen Sup-port mehr erhält. Die aktuelle Software soll durch eine Software-as-a-Service (SaaS) - Lösung ersetzt werden, die den Anforderungen der Mitarbeiter*innen in den verschiedenen Bereichen des Auftraggebers sowie den Anforderungen der Bearbeiter*innen in der Personalabteilung gerecht wird. Durch sie muss der aktuelle Stand der Technik, Bedienbarkeit und Funktionalität wiedergegeben werden, sowie die Bedarfe einer modernen Zeitwirtschaft für die Belegschaft gewährleistet sein. Zusätzlich sind passende technische Schnittstellen gewünscht, die in der Lage sind, mit gängigen Lohnabrechnungssystemen, der elektronischen Personalakte und einem Workflowmanagement-System in den Datenaustausch im Kontext der erweiterten Bedienbarkeit und Nutzung zu treten. Der Auftragnehmer muss im Rahmen seiner Leistungserbringung die Herstellung der Betriebsbe-reitschaft auf den von ihm betriebenen Umgebungen sicherstellen. Dies umfasst insbesondere, die Ermittlung der fachlichen Konfiguration des Gesamtsystems, die Erstellung des Pflichtenheftes, die Erstellung der Dokumentationen sowie die fachliche und technische Implementierung der Software. Darüber hinaus müssen im Rahmen der Herstellung der Betriebsbereitschaft Migrationsleistungen zur Übernahme von Alt-Daten aus dem Bestandssystem "Zeus 3" des Unternehmens ISGUS GmbH sowie die Schulungen der Nutzenden des Gesamtsystems durchgeführt werden. Der Auftragnehmer muss die von ihm zu erbringenden Leistungen durch ein angemessenes Projektmanagement und eine zur Projektgröße passende Projektorganisation unterstützen und steuern. Das Vorgehen im Projekt ist an entsprechenden Stellen mit dem Auftraggeber abzustimmen, um jeweilige Abhängigkeiten, Zulieferungen und Mitwirkungsleistungen beidseitig zu berücksichtigen. Die Herstellung der Betriebsbereitschaft ist mit der Abnahme des Gesamtsystems durch den Auftrag-geber herbeigeführt. Im Abnahmeprozess müssen durch den Auftragnehmer Dienstleistungen zur Testunterstützung erbracht werden

Official source

Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

Always verify details on the official notice.

Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 month ago

View the official notice

More from this buyer

Full buyer profile

22 open tenders right now

This buyer has no award history in this sector yet. Usual winners, IT services - Germany

Company Wins Total awarded Last win
Telekom Deutschland GmbH 36 €64.5M Sep 2026
adesso SE 16 €856,168 Aug 2026
DYNACON GmbH 14 €9.0M Jun 2026
Bechtle GmbH 13 €1.1M Aug 2026
SoftwareONE Deutschland GmbH 12 €3.0M Jul 2026

Based on 1599 awards with a linked company profile over the last 2 years.

Change history

Every time an official source republished this notice with different content. We watch every source we index, including regional copies of the same notice.

  1. Read before bidding
    • Scope and criteria: The description was expanded. Re-read it before you bid.

Follow this tender and we email you the moment it changes. Create account

Similar tenders

Market context

Avg. open tender · IT services
€26,096,460
5,390 open across Europe right now
Buyer track record on Aperlena
45 notices tracked · 17 awarded
€744,107 in awarded contracts

Never miss a tender like this

105 new notices in IT services in Germany in the last 7 days. Get an email when new ones appear. Free.

Set up my alert
Source

Keyboard shortcuts

Read a list without reaching for the mouse. The shortcuts stay quiet while you type in a field.

j
Next result
k
Previous result
Enter
Open the result
n
Next page
p
Previous page
c
Compare this result
s
Shortlist this result
/
Jump to the search box
?
Show these shortcuts
Esc
Close