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Germany - Development of document management software - Introduction and operation of a document management system (DMS) for ELW

Original Deutschland - Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware - Einführung und Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die ELW

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The waste management company of the City of Wiesbaden (ELW), Germany, plans to introduce a central document management system (DMS) from the third quarter of 2026 at the earliest. The contract covers delivery of a complete system and achieving operational readiness, including permanent supply of standard software and related integration and service work such as concept support, software setup, documentation, training, maintenance and support. Licences are purchased outright, installed in ELW's own data centre and operated by ELW, with no cloud solution. A framework contract with an initial term of 4 years, extendable twice by 2 years each (maximum 8 years), is tendered. The procedure is an EU-wide negotiated procedure with participation competition; applicants must submit signed declarations and specification forms.

Description

Die Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt Wiesbaden (nachfolgend ELW abgekürzt) plant ab frühestens dem 3. Quartal 2026 die Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS). Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen, wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und Support. Die Lizenzen der DMS-Lösung werden von der ELW käuflich erworben (kein Mietmodell), im eigenen Rechenzentrum installiert und von der ELW selbst betrieben (keine Cloud-Lösung). Es soll ein Rahmenvertrag über die initiale Laufzeit von 4 Jahren mit zweimaliger Verlängerung um je zwei Jahre durch den Auftraggeber ausgeschrieben werden (max. 8 Jahre insgesamt). Das Verfahren wird als EU-weites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge geführt. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs sind von den Bewerbern folgende Unterlagen ausgefüllt und unterzeichnet einzureichen: - Eigenerklärungen (Vordruck verwenden) - Leistungsverzeichnis (Vordruck verwenden)

Official source

Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 month ago

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Company Wins Total awarded Last win
Telekom Deutschland GmbH 36 €64.5M Sep 2026
adesso SE 16 €856,168 Aug 2026
DYNACON GmbH 14 €9.0M Jun 2026
Bechtle GmbH 13 €1.1M Aug 2026
SoftwareONE Deutschland GmbH 12 €3.0M Jul 2026

Based on 1598 awards with a linked company profile over the last 2 years.

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