Germany - Software-related services - District of Oldenburg: Procurement of identification software

Der Landkreis hat beschlossen, zukünftig die Abfuhr mit einem Identsystem durchzuführen. Ein gebührenscharfer Betrieb, bei welchem einzelne Leerungen und nicht pauschalisierte Beiträge von den Nutzenden gezahlt werden, ist aktuell nicht vorgesehen. Unabhängig davon ist die Zuständigkeit für die Behälterverwaltung und Gebührenveranlagung, die bisher durch die kreisangehörigen Kommunen durchgeführt wurde, zum 01.01.2026 auf den Landkreis übergegangen. Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Lieferung, Implementierung und Wartung der Software für die Behälterverwaltung und alle weiteren Funktionen bezüglich des Identsystems aufseiten des Landkreises. Die Ausstattung der Fahrzeuge mit Identtechnik, die Lieferung von Transpondern und das Nachchippen der Behälter sind nicht Gegenstand dieses Verfahrens, sondern werden separat im Nachgang ausgeschrieben. Für die Gebührenveranlagung wird aktuell das SAP-Modul KM-StA (Kommunalmaster Steuern und Abgaben) der in der Kreisverwaltung als führende Finanzsoftware eingesetzten Software KDO-doppik&more auf Basis von SAP S/4HANA verwendet. Die durch die Nutzung des KM-StA-Moduls aufgebauten Vertragsdaten der einzelnen Gebührenveranlagungen sind in die Identsoftware eins zu eins zu übernehmen und auch zukünftig zwingend weiterzuverwenden. Die Geschäftspartnerstammdaten werden in der Finanzsoftware KDO-doppik&more auf Basis von SAP S/4 HANA federführend gepflegt. Es ist wünschenswert, dass die Identsoftware mit dem SAP-Modul KM-StA kompatibel ist und daran angebunden werden kann; es wird jedoch auch ein eigenes Modul für die Gebührenveranlagung und -abrechnung akzeptiert, sofern dieses dann an die Finanzsoftware KDO-doppik&more auf Basis von SAP S/4HANA angebunden werden kann. Das Hosting der Identsoftware muss beim Auftragnehmer (bzw. einem von diesem beauftragten geeigneten Dienstleister) erfolgen. Die Identsoftware muss den Aufbau eines Webportals ermöglichen, über das die Benutzer verschiedene Funktionen verwenden können (z. B. Abfuhrplan abrufen). Es muss zwingend eine revisionssichere Ablage von Kopien aller von der Identsoftware erzeugten Bescheide im Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more auf Basis von Ceyonic nscale (gehostet bei der KDO) über eine CMIS-Schnittstelle erfolgen. Gebührenveranlagung und -abrechnung: Es sind zwei Optionen für das spätere Angebot möglich: Variante 1: Die Identsoftware bringt ein eigenes Modul für die Gebührenveranlagung und -abrechnung mit und dieses soll angeboten werden. Das angebotene Modul muss mit der Finanzsoftware KDO-doppik&more auf Basis von SAP S/4HANA medienbruchfrei bidirektional und unter Berücksichtigung der Vorgaben für Formatierungen und Formate kommunizieren können. Dann kann die Identsoftware das SAP-Modul KM-StA in dieser Hinsicht ersetzen (nur das Modul KM-StA wird ersetzt, die Finanzbuchhaltung wird in jedem Fall weiter mit SAP arbeiten!). Bei dieser Option muss der Bewerber bei den Referenzen die Gebührenveranlagung und -abrechnung und die Einhaltung der Anforderungen an die in den Bewerbungsunterlagen genannten Datenstrukturen nachweisen. Sollte hierbei erstmalig eine Schnittstelle zur SAP-Finanzsoftware etabliert werden müssen, so hat der Anbieter Unterlagen beibringen, welche die Einrichtung in der beschriebenen Form nachvollziehbar machen (siehe Kap. 4.7 Bewerbungsformular). Bei der späteren Bewertung des Handlings der Gebührenveranlagung wird das KM-StA-Modul als Vergleichsmaßstab herangezogen. Variante 2: Die Identsoftware bringt kein eigenes Modul für die Gebührenveranlagung und -abrechnung mit oder dieses soll nicht angeboten werden. Dann muss die Identsoftware über eine Schnittstelle medienbruchfrei bidirektional und unter Berücksichtigung der Vorgaben für Formatierungen und Formate mit dem KM-StA-Modul kommunizieren können, welches dann weiterhin für die Gebührenveranlagung und -abrechnung im Einsatz bleibt. Die Lizenzkosten für dieses Modul, die der Landkreis zahlt, werden bei einem solchen Angebot später bei der Bewertung berücksichtigt. Bei dieser Option muss der Bewerber bei den Referenzen zwar nicht die Gebührenveranlagung und -abrechnung nachweisen, jedoch dafür eine Referenz für eine bereits erfolgreich eingerichtete Schnittstelle für das KM-StA-Modul von SAP. Unter Kap. 4.7 des Bewerbungsformulars ist die entsprechende Option im Zuge der Bewerbung anzukreuzen. Es können auch beide Optionen angekreuzt werden, sofern sich ein Bewerber beide Möglichkeiten für das nachgeschaltete Verhandlungsverfahren offenhalten möchte. Dann müssen jedoch auch beide Optionen mit Referenzen belegt werden.