Germany - Software-related services - GSE; Implementation of an IT system for accounting and controlling at GSE gGmbH

Die GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; nachfolgend "Auftraggeber") ist ein gemeinnütziges Unternehmen mit Sitz in Essen, das seit über 140 Jahren ein breites Spektrum sozialer Dienstleistungen erbringt. Als Gemeinschaftseinrichtung unter Trägerschaft der Stadt Essen sowie der großen Wohlfahrtsverbände engagiert sich der Auftraggeber für die Betreuung, Förderung und gesell-schaftliche Teilhabe von Menschen in besonderen Lebenslagen. Das Leistungsspektrum des Auftraggebers umfasst stationäre und ambulante Pflegeangebote für Se-niorinnen und Senioren, differenzierte Wohn- und Betreuungsformen für Menschen mit psychischen Erkranken oder geistigen Behinderungen sowie vielfältigen Hilfen für wohnungslose oder von Woh-nungslosigkeit bedrohte Personen. Darüber hinaus betreibt der Auftraggeber an mehreren Standorten in Essen anerkannte Werkstätten für Menschen mit Behinderungen. Diese bieten sowohl individuelle Förderung als auch eine Vielzahl an Arbeits- und Qualifizierungsangeboten in Bereichen wie Montage, Garten- und Landschaftsbau, Hauswirtschaft, Druck und Digitalisierung, Lagerlogistik, Recycling oder Fahrradtechnik. Mit rund 1.300 qualifizierten Mitarbeitenden in den verschiedenen sozialen Einrichtungen betreut der Auftraggeber aktuell etwa 1.200 Bewohnerinnen und Bewohner in seinen Pflege - und Betreuungs-einrichtungen sowie rund 1.600 Menschen mit Behinderung in den Werkstätten. Die breite fachliche Aufstellung und die enge Vernetzung mit kommunalen und sozialen Partnern ermöglichen es dem Auf-traggeber, individuell auf die Bedürfnisse der betreuten Menschen einzugehen und eine passgenaue, wertschätzende Unterstützung sicherzustellen. Der Auftraggeber verfolgt mit seiner Strategie "Jahr 2030" eine langfristige Vision zur umfassenden Modernisierung und Digitalisierung der internen Strukturen, Prozesse und technischen Systeme. Ziel ist es, alle Unternehmensbereiche in eine zukunftsfähige IT -Landschaft zu überführen. Diese strategi-sche Ausrichtung bildet die Grundlage für eine leistungsstarke, transparente und serviceorientierte Organisation, die den steigenden fachlichen, gesetzlichen und technologischen Anforderungen nach-haltig gerecht wird. Ein zentrales Vorhaben im Rahmen dieser Digitalstrategie ist die Ablösung des derzeit eingesetzten ERP -Systems. Die aktuell genutzte SAP -Version, auf deren Basis die betriebswirtschaftlichen Prozes-se der GSE abgebildet sind, ist zum Jahresende 2027 abgekündigt und stellt damit einen priorisierten Handlungsanlass dar. Die eingesetzten Module FI (Finanzbuchhaltung), CO (Controlling) sowie HCM (Human Capital Management / Personalwirtschaft) bilden wesentliche Funktionen im kaufmänni-schen und personalbezogenen Kernprozess der Organisation ab und sind tief in die organisatorischen Abläufe eingebettet. Die Umsetzung des Projekts erfolgt somit nicht isoliert, sondern ist eng mit weiteren strategischen Vorhaben verknüpft. Dazu zählt die Ablösung von SAP HCM und die damit verbundene Einführung ei-ner neuen und modernen Personalmanagement -Lösung, die eine enge Integration mit der Finanz-buchhaltung, insbesondere für Gehalts - und Sozialabbuchungen, erfordert. Ein weiteres priorisiertes Vorhaben ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung. Das DMS soll darüber hinaus unterneh-mensweit ausgerollt und als zentrale Plattform für die digitale Dokumentenverwaltung etabliert wer-den. Ziel ist es, eine einheitliche, revisionssichere und medienbruchfreie Dokumentenbasis für alle Fachbereiche und -systeme bereitzustellen. Die Notwendigkeit zur Systemmigration ist daher nicht nur technologisch, sondern auch betriebsstra-tegisch von hoher Bedeutung. Neben der Sicherstellung des weiteren Systembetriebs nach 2027 be-steht die Erwartung, im Zuge der Umstellung Prozesse zu standardisieren, Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und die Integration mit anderen IT -Komponenten zu verbessern. Die Auswahl, Planung und Einführung einer Lösung ist somit eines der priorisierten Schlüsselprojekte innerhalb der strategischen Gesamtentwicklung des Auftraggebers bis 2030. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Einführung einer modernen, zukunftsfähigen Rechnungswe-sen- und Controlling-Lösung, mit der sämtliche heute im System abgebildete Kernprozesse effizient abgebildet und unterstützt werden. Das aktuelle SAP -System (mit den Modulen FI und CO) deckt die grundlegenden Anforderungen zwar ab, steht aber im Hinblick auf die Produktstrategie des Herstellers vor dem Aus: Seitens SAP ist die Unterstützung der eingesetzten Version ab dem 01.01.2028 abge-kündigt. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt keine regulären Wartungs- und Supportleistungen mehr bereitgestellt werden, wodurch Sicherheits-, Compliance - und Stabilitätsrisiken entstehen. Die neue Lösung soll sowohl den Anforderungen des Rechnungswesens als auch des Controllings umfassend gerecht werden. Gleichzeitig sollen zentrale Geschäftsprozesse automati-siert, medienbruchfrei gestaltet und mit aktuellen regulatorischen sowie technologischen Anforderun-gen in Einklang gebracht werden. Die zentralen Ziele lassen sich übergreifend wie folgt zusammenfassen: 1. Einführung Software für das Rechnungswesen und Controlling 2. Digitale Unterstützung aller wesentlichen Finanzbuchhaltungs- und Controlling -Prozesse 3. Höhere Automatisierung von Routineaufgaben und Standardisierung von Prozessen 4. Steigerung von Transparenz, Datenqualität und Reporting -Möglichkeiten 5. Gewährleistung von Datenschutz, Datensicherheit und Compliance 6. Unterstützung strategischer Unternehmenssteuerung durch fundierte Analysen und Kennzahlen 7. Gewährleistung einer Mandantenfähigkeit 8. Etablierung eines strukturierten und effizienten Supportmodells Im Übrigen wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen. Mit einem voraussichtlichen Ende des Vergabeverfahrens ist im November 2026 zu rechnen. Mit dieser EU-weiten Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb eingeleitet. Weitere Informationen sind den auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.