Germany - Industry-specific software package - Procurement of software for street cleaning and winter services at the municipal operations unit of the City of Bielefeld

Zur Unterstützung der Einsatzleitung, -steuerung, -abwicklung, -tourenplanung und Dokumentation im Rahmen der Reinigung und des Winterdienstes, der Verwaltung aller Reinigungs- und Winterdienstflächen, -objekte und -strecken sowie Digitalisierung des Beschwerdemanagements, soll eine Software beschafft werden, die sowohl für die Reinigungs-/Winterdienstteams/-fahrzeuge als auch über eine Telematikschnittstelle zu mobilen Endgeräten (Tablets) verfügt. Hierüber muss sowohl die Einsatzsteuerung (Übermittlung von Tourenplänen) als auch die gerichtsfeste Aufzeichnung der Aufgabenerledigung möglich sein. Über Controlling-Funktionen müssen Auswertungen in Bezug auf einzelne Objekte / Aufträge oder komplette Touren / Bereiche (Soll / Ist) erfolgen können. Die Anforderungen an die Leistung sind im Einzelnen dieser Leistungsbeschreibung, dem technischen Leistungsverzeichnis (Anlage 2), dem EVB-IT Vertrag ID 7761, sowie den weiteren Anlagen zu entnehmen._ Neben dem Customizing der Anforderungen aus dem technischen Leistungsverzeichnis gehört zum Leistungsumfang: - Projektmanagement, Implementierung eines Projektteams (muss mindestens aus einem Account Manager und einem Projektmanager bestehen), Projektcontrolling und Risikomanagement - Erstellung eines Pflichtenheftes unter Berücksichtigung dieser Leistungsbeschreibung - Einrichtung, Einstellung und Inbetriebnahme des Systems gemäß Anforderungen - Implementierung der technischen Schnittstellen inklusive Erstellung eines Implementierungskonzeptes mit Darstellung der wesentlichen Milestones bis zur abschließenden Übergabe an die Auftraggeberin (Projektende) - Übergabe des betriebsbereiten Systems an die Auftraggeberin - weiterer fachlicher oder technischer Support auf Abruf in der Betriebsphase (z.B. in Form von fachlichen Workshops, weiterem Customizing oder technischer Entwicklungsleistung) - Erbringung von Schulungsleistungen, siehe separate Anlage "Schulungsanforderungen". Dabei ist ein Schulungskonzept einzureichen, dessen Mindestanforderungen sich an der Anlage "Schulungsanforderungen" bemessen. Folgende Leistungen sind optional vorgesehen: o Übernahme der Stammdaten von Geschäftspartnern, datenführendes System ist das SAP-System o Wenn dem Anwender eine illegale Müllablagerung auffällt, muss das System die Möglichkeit bieten, diese Müllablagerung mit dem mobilen Endgerät zu erfassen o Die APP kann Bar- und/oder QR-Codes auf den Behältern auslesen und mit der Tour verbinden_ Voraussetzung für das Ziehen der Option ist, dass dem UWB die finanziellen Mittel im Wirtschaftsplan zur Verfügung stehen sowie die bisher implementierte Software ohne Beanstandungen läuft. Die Optionen müssen grundsätzlich umsetzbar sein._Die im technischen Leistungsverzeichnis, Anlage 2 zum EVB-IT- Vertrag (ID 7761) beschriebenen Anforderungen beinhalten überwiegend Ausschlusskriterien (gekennzeichnet mit "A") sowie Anforderungen an Leistungen, die zwingend zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sein müssen (Kennzeichen "O" für Optional). _Die dazu notwendigen Schnittstellen und Datenflüsse sind soweit möglich in der Leistungsbeschreibung im Tabellenblatt "Schnittstellenangaben" beschrieben und müssen vor der Integrationsphase von dem Gewinner der Ausschreibung in der Pflichtenheftphase konkretisiert werden._4.1 Mengengerüst Lizenzen Nachfolgend aufgeführt sind die derzeit absehbar benötigten Lizenzen als Grundlage für das Angebot, sowie einige Kennzahlen zu Bestandskunden und ein möglicher Ausblick. _Kategorie Aktuelle Kalkulationsgrundlage Anzahl Lizenzen ERP gesamt 70 Anzahl mobile User 60 Anzahl stationäre PCs 10 Anzahl Bürger/Einwohner 340.000_ Es muss möglich sein, die Anzahl der Lizenzen bei Bedarf kurzfristig im Laufe des Vertragszeitraums anzupassen, insbes. zu erhöhen. Dabei müssen die im Angebot gemachten Konditionen gelten; dies gilt für einen Zeitraum von vier Jahren ab Produktivsetzung._ 4.2 sonstige Mengengerüste Auflistung und Art der zu verwaltenden Fahrzeugen siehe Datenblatt zu den Fahrzeugdaten: - Anlage Zuordnung_Streuer_Pflug.xlsx als Grundlage für Fahrzeugbestand - Beschwerdemanagement - ca. 1.000 Meldungen pro Jahr, davon 45% direkter Bezug auf Straßenreinigung und Winterdienst, 55% Müll (wilde Müllablagerungen, verunreinigte Grünflächen etc.) - Rechnungsvolumen durchschnittlich 120 Rechnungen pro Jahr (Interne Leistungsverrechnung, Dienstleistungen nach extern, Sonderreinigungen usw.)_ 5. Vertragsbeginn / Vertragslaufzeit / Produktivstart Vertragsbeginn: schnellstmöglich, angestrebter Vertragsbeginn spätestens 01.06.2026 Produktivstart: 01.04.2027 (nicht verhandelbar) Vertragsende: unbefristet, mindestens jedoch sechs Jahre nach Produktivstart_Kündigungsmöglichkeiten: schriftlich, erstmalig spätestens 12 Monate vor Ablauf des 6. Vertragsjahres durch eine der Vertragsparteien, danach jeweils nach 2 weiteren Vertragsjahren, _Sollte der lt. Leistungsbeschreibung angestrebte Vertragsbeginn wider Erwarten nicht umsetzbar sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Einzelheiten werden zwischen der Auftraggeberin und dem künftigen Auftragnehmer individuell abgesprochen. _Für ggf. erforderliche Vertragsänderungen ist immer die Zustimmung beider Vertragsparteien erforderlich._In der Übergangszeit nach Ablauf der Vertragslaufzeit bis zum Produktivstart einer neuen Betriebsmanagementsoftware (BMS) ist der AN verpflichtet, den Betrieb seines BMS aufrecht zu erhalten. Diese Verpflichtung zur Aufrechterhaltung des Betriebs des BMS gilt für eine Übergangszeit von max. 12 Monaten über das Vertragsende hinaus._Der AN muss vorbereitende Leistungen eines neuen AN hinnehmen. Diese Arbeiten dürfen nicht behindert oder gestört werden. Der AN muss jedoch nicht dulden, wenn durch diese vorbereitenden Arbeiten die eigenen Leistungen unzumutbar behindert oder gestört werden. _7. Haftpflichtversicherung Die in Rahmen und Umfang marktübliche Betriebshaftpflichtversicherung gem. Ziffer 19.1 EVB-IT System AGB, (s. Ziffer 17.3 des EVB-IT Systemvertrages) bzw. gem. Ziffer 21 EVB-IT Cloud AGB (s. Ziffer 8.6 des EVB-IT Cloudvertrages) muss im gesamten Vertragszeitraum fortbestehen._ 8. Anforderungen an das Personal Dem eingesetzten Personal des AN ist die Ausübung einer Beschäftigung in Deutschland erlaubt und alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere Supportmitarbeiter mit direkten Kundenkontakt, beherrschen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift. Die im Angebot benannten Mitarbeitenden (insbes. Accountmanager (betreut den Kunden als erster Ansprechpartner) und Projektmanager (betreut vor allem federführend das Implementierungsprojekt)) sind im Auftragsfall einzusetzen.