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Germany - Provision of software - Introduction of a cloud-based CAFM system (SaaS) including migration from the existing system

Original Deutschland - Bereitstellung von Software - Einführung eines cloudbasierten CAFM-Systems (SaaS) inkl. Migration aus dem Bestandssystem zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements

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A German public-sector buyer (USi) is procuring the delivery, implementation and operation of a cloud-based Computer Aided Facility Management (CAFM) system as SaaS, including migration of data from the existing system. The aim is to support operational and strategic facility management, standardise and digitise FM processes, and ensure maintenance and fault management. Priority 1 covers space and maintenance modules; Priority 2 covers contract and cleaning management. Detailed requirements are set out in the tender documents. Estimated value, deadline and bidder eligibility are not stated in the description; see the award documents.

Description

Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung, Implementierung und der Betrieb eines CAFM-Systems inklusive Migration vorhandener Daten. Der konkrete Leistungsumfang, sowie die fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung eines neuen, zukunftsfähigen CAFM-Systems im SaaS-Betrieb zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements der USi. Mit der Einführung des neuen CAFM-Systems sollen die bestehenden CAFM-Funktionalitäten abge-löst und die FM-Prozesse der USi vereinheitlicht, digitalisiert und transparenter gestaltet werden. Da-bei steht die Sicherstellung der Betreiberverantwortung insbesondere im Bereich der Instandhaltung und Wartung im Vordergrund. Mit Priorität 1 ist u.a. die Implementierung und produktive Nutzung der Funktionsbausteine Fläche & Raum sowie Wartung einschließlich eines Wartungs- und Störungsmanagements vorgesehen. Ziel ist es, planbare Instandhaltungsmaßnahmen sowie das operative Störungsmanagement systemgestützt, revisionssicher und unterbrechungsfrei abzubilden. Mit Priorität 2 ist die Einführung weiterer Funktionsbausteine, insbesondere des Vertragsmanagements und des Reinigungsmanagements, vorgesehen. Diese Funktionsbausteine sollen im Anschluss an Phase 1 umgesetzt werden und mit einer zukunftsfähigen skalierbaren Ausrichtung (Vertrags- und Reinigungsmanagement) implementiert werden bzw. auf einer vollständig migrierten und konsistenten Datenbasis aufsetzen (Reinigungsmanagement). Im Unterschied zum Reinigungsmanagement werden beim Vertragsmanagement keine Daten migriert, da es noch keine produktiven Bewegungsdaten gibt. Im Rahmen des Projekts sollen initial Verträge mit angelegt werden. Ein wesentliches Ziel der Leistung ist die vollständige und fachlich korrekte Migration der im bestehenden CAFM-System vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten in das neue CAFM-System sowie der Ersteinrichtung von Stamm- und Bewegungsdaten im Vertragsmanagement. Die migrierten Daten sollen so bereitgestellt werden, dass eine schrittweise Aktivierung weiterer Funktionsbausteine in nachfolgenden Projektabschnitten integrativ, d.h. ohne erneute Datenmigration möglich ist. Darüber hinaus soll das neue CAFM-System so eingeführt werden, dass: * die laufenden FM-Prozesse während der Implementierung und Migration nicht unterbrochen werden, * Bedarfsmeldungen der Nutzerinnen und Nutzer weiterhin unterstützt werden, * Belegungs- und Flächendaten auf Basis der bestehenden und künftig weiterzuentwickelnden Prozesse zuverlässig geführt werden können, * Schnittstellen zu angrenzenden Systemen, insbesondere zur automatisierten Übernahme von Personendaten, berücksichtigt und vorbereitet werden. Es werden verschiedene Funktionsbausteine und Schnittstellen benötigt (siehe Leistungsbeschreibung). Die Implementierung, Migration, Tests, der Cut-over sowie der produktive Go-live der Funktionsbau-steine Fläche & Raum und Wartung einschließlich aller vereinbarten Datenbestände sind spätestens bis zum 30.11.2026 abzuschließen (Phase 1). Die Einführung und produktive Nutzung der Funktionsbausteine Vertragsmanagement und Reinigungsmanagement erfolgen unmittelbar im Anschluss des Projekts und sind spätestens bis zum 31.08.2027 abzuschließen (Phase 2).

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Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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Telekom Deutschland GmbH 35 €64.5M Aug 2026
adesso SE 16 €856,168 Aug 2026
DYNACON GmbH 14 €9.0M Jun 2026
Bechtle GmbH 13 €1.1M Aug 2026
SoftwareONE Deutschland GmbH 12 €3.0M Jul 2026

Based on 1575 awards with a linked company profile over the last 2 years.

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