Belgium - ERP software - Purchase of ERP software

I.1.1. Achtergrond Stijn vzw is een netwerk van zorgentiteiten verspreid over Limburg, Antwerpen en Vlaams-Brabant. Binnen het zorgnetwerk zijn tien dienstencentra actief, waar zorg wordt verleend aan kinderen en volwassenen met een beperking variërend van matig, ernstig tot diep; en dit op 37 locaties met meer dan 2000 medewerkers voor 3700 cliënten. Als Stijn vzw bieden we uiteenlopende vormen van zorg aan, waaronder dagbesteding, woonzorg, kortverblijf, ambulante en mobiele diensten. Hiervoor worden we onder meer gesubsidieerd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Alle entiteiten worden ondersteund vanuit één centraal ondersteunings- en coördinerend centrum. Tot op heden worden alle zorgmedewerkers en administratief personeel in hun dagelijks werken ondersteund door intern ontwikkelde software. Deze software omvat toepassingen geschreven in RPG (AS400/Powersystem), Delphi, en C# die connecteren met DB2 en SQL-server databases. In 2023 werd ter voorbereiding van een digitale transformatie een toekomstvisie m.b.t. ICT uitgewerkt waarbinnen de volgende pijlers centraal staan: 1. Er wordt een cloud-first strategie gehanteerd wat inhoudt dat de nieuwe softwaretoepassingen het SaaS-principe volgen waarbij de applicatie en data gehost worden in de cloud. 2. De nieuwe applicaties verminderen de administratieve last voor onze medewerkers waarbij de nadruk ligt op data slechts één keer ingeven. Dit wordt gerealiseerd door maximale integraties met andere applicaties die datadoorstroom ondersteunen. 3. De applicaties zijn ontworpen met een sterke focus op gebruiksgemak en user experience. De interfaces zijn intuïtief en vereisen minimaal wisselen tussen schermen of applicaties. De applicaties werken proces ondersteunend, waarbij de flow van de werkelijke processen gevolgd wordt en overbodige acties geëlimineerd worden. Hierbinnen speelt automatisatie ook een belangrijke rol. 4. Er wordt maximaal ingezet op het aanbieden van mobiele oplossingen. Dit houdt in dat de zorgmedewerkers de nodige cliëntinformatie kunnen oproepen en data efficiënt en gebruiksvriendelijk kunnen ingeven via een mobile device. 5. We bieden cliënten en hun netwerk de mogelijkheid om betrokken te zijn bij de zorg. Er wordt ingezet op informatiedeling waarbij bepaalde aspecten van het cliëntendossier opengesteld worden. Verder wordt er gestreefd naar samenwerking met het netwerk waarbij deze ook informatie kan aanleveren en bepaalde keuzes kan doorgeven. 6. De toekomstige software architectuur is ontworpen om data gedreven werken en besluitvorming te faciliteren. Nieuwe softwaretoepassingen dienen deze visie te ondersteunen door data gestructureerd toegankelijk en exporteerbaar te maken voor BI-rapportering en wetenschappelijk onderzoek. 7. De software architectuur, en daarmee ook de nieuwe applicaties, moet toekomstbestendig zijn om duurzame groei en flexibiliteit te waarborgen. De architectuur moet meegroeien met technologische ontwikkelingen, zoals AI-ondersteuning. De architectuur moet schaalbaar zijn met het oog op potentiële groei van het Stijn vzw netwerk, zowel in aantal cliënten en dienstencentra als in intersectorale samenwerkingen. 8. De nieuwe software architectuur is ontworpen met privacy en security als kernprincipes, conform GDPR en NIS2, om de verwerking van gevoelige cliëntgegevens veilig en verantwoord te laten verlopen. Er worden sterke authenticatie- en autorisatiemechanismen toegepast, waaronder integratie met het huidig gebruikte Microsoft Entra ID. 9. De nieuwe softwaretoepassingen dragen bij aan een stabiele infrastructuur door risicobewakingsstrategieën voorop te stellen waaronder back-up en disaster recovery policies. Onderstaande figuur (p.6) visualiseert de vooropgestelde TO-BE software architectuur die als fundament dient voor de realisatie van bovenstaande strategische pijlers. Deze architectuur omvat de volgende bouwstenen: - De functionele domeinen binnen Stijn vzw die ondersteund moeten worden door software, gegroepeerd in verwachte SaaS-applicaties. - Een op maat gemaakt zorg- en cliëntenportaal, dat enerzijds de leefgroep medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werking, en anderzijds de betrokkenheid van cliënten en hun netwerk versterkt. Dit portaal draagt actief bij aan de realisatie van pijlers 2, 3, 4, 7 en 9 van de toekomstvisie. Het portaal staat volledig los van de SaaS-applicaties, maar zal data ophalen, tonen, en wegschrijven naar de onderliggende applicaties. - Een datawarehouse voor de opslag van alle data doorheen de architectuur voor het gebruik in wetenschappelijk onderzoek en BI-rapporteringen. - Cloud-based iPaaS middleware die instaat voor data-uitwisseling tussen SaaS-applicaties, de doorstroom van data naar het datawarehouse, en het ophalen en wegschrijven van gegevens tussen het portaal en de onderliggende systemen. Daarnaast realiseert het koppelingen met externe applicaties waaronder o.a. de GIR van VAPH en DEONA voor kinderopvang. Tijdens de gefaseerde transitie staat de iPaaS ook in voor datadoorstroom en synchronisatie tussen bestaande en nieuwe softwaretoepassingen. I.1.2. De opdracht Voorwerp van deze leveringen: Enterprise Resource Planning (ERP)-Software as a Service (SaaS)-oplossing met aanvullende diensten Toelichting: Stijn vzw wenst een geïntegreerd ERP-systeem te implementeren met modules voor boekhouding, aankoop, voorraadbeheer, begrotingsopvolging, contractbeheer, opvolging van overheidsopdrachten en managementrapportering. Het gekozen systeem moet toekomstbestendig zijn en het SaaS-principe volgen met Cloud hosting. De organisatie zoekt niet enkel een boekhoudsoftware, maar een krachtig en flexibel platform dat de complexiteit van haar financiële processen en haar operationele werking in de zorgsector ondersteunt. Het nieuwe ERP-systeem moet de boekhoudkundige processen moderniseren, workflows automatiseren en vlot kunnen integreren met bestaande en toek...