Deutschland - Kommunikationssoftwarepaket - Überlassung und Weiterentwicklung von Software "OP-Management" und "Belegungsmanagement"

Überlassung von Software "OP-Management" und "Belegungsmanagement" auf Zeit - diese ist im Wege einer Entwicklungspartnerschaft zustande gekommen und soll mit diesem Vertrag weiterentwickelt werden. I. Vorhaben Das LMU Klinikum beabsichtigt, einen Vertrag über die Überlassung der Software "OP-Management" und "Belegungsmanagement" über den Zeitraum von 5 Jahren abzuschließen. Diese Software ist im Wege einer Entwicklungspartnerschaft der Firma sqior medical GmbH mit dem LMU Klinikum zustande gekommen und soll mit diesem Vertrag weiterentwickelt werden. II. Drei-jährige Entwicklungspartnerschaft als Hintergrund In den OP-Bereichen der LMU wurde gemeinsam mit der Firma Sqior im Rahmen einer 3-jährigen Entwicklungspartnerschaft ein mobiles Kommunikationssystem aus den klinischen Anforderungen heraus entwickelt und umgesetzt. Demzufolge entspricht das Leistungsspektrum der App (siehe Anlage) den spezifischen Anforderungen der LMU. Die zuvor persönliche und telefonische Kommunikation wurde weitgehend durch das mobile Kommunikationssystem der App ersetzt. Dies hat auch Auswirkungen auf die OP-Koordination, da diese nur damit transparent und elektronisch einsehbar bzw. nachvollziehbar für alle Beteiligten erfolgen kann. III. Erreichte Funktionalität der Software-Entwicklung für das LMU Klinikum Mit der App ist eine umfassende digitale Lösung zur Steuerung und Optimierung perioperativer Prozesse gegeben, die durch eine Kombination von plattformunabhängigen mobilen und Server-basierten Anwendungen realisiert wird. Alle klinikspezifischen Abläufe werden in einem Echtzeit-Patientenpfad erfasst und dargestellt. Dadurch ergibt sich eine enorme Zeitersparnis in der Koordination, da telefonische Absprachen im OP-Management reduziert und somit OP-Kapazitäten besser genutzt werden können. Diese erprobte Technologie wurde in den vergangenen Jahren an der LMU in der Form weiter entwickelt, dass sämtliche IT-Systeme des Hauses, die den OP Betrieb betreffen, integriert wurden. So sind nun ebenso der Patiententransport, die Fallwagenlogistik, die Checklisten sowie alle sicherheitsrelevanten Prozessparameter integriert in der App dargestellt. Darüber hinaus besteht eine teilweise realisierte Anbindung an Stationen, wodurch auch hier nur mehr eine elektronische Kommunikation zum Abruf der Patienten notwendig wird. In gleicher Weise wurden die Prozesse des Belegungsmanagements stationärer Krankenhausbetten vollständig über die App abgebildet. Damit kann die Anforderung von Betten, die Belegungssteuerung, automatisierte Belegungsvorschläge und letztlich die Belegungsvergabe direkt über die App ohne telefonische und persönliche Kommunikation erfolgen. Dies ist nicht nur eine deutliche Zeitersparnis, es ermöglicht auch eine transparente Bettenvergabe und stellt eine bis dahin nicht vorhandene Übersichtlichkeit vorhandener Betten in einem System dar. Ein Rollout über sämtliche stationäre Bereiche inklusive der Intensivstationen ist in den kommenden Jahren vorgesehen. Sowohl für das OP Management als auch für das Bettenmanagement bietet die App umfassende Auswertungsmöglichkeiten mit einem Analyse Dashboard aller wichtigen Kennzahlen und einer Möglichkeit des Process Mining, womit alle Prozessabläufe in Echtzeit dargestellt werden können. IV. Weitere technische Details der Software Technisch stellt die App ein Softwaresystem für eine umfassende Lösung zur Steuerung und Optimierung perioperativer Prozesse dar, die durch eine Kombination von plattformunabhängigen mobilen und Server-basierten Anwendungen realisiert wird. Die Software wird als eine plattformunabhängige Mobile App installiert, welche die ausschließliche Nutzung von teilweise zeitaufwendigen und umständlichen PC-gebundenen Eingaben entfallen lässt. Dadurch soll die OP-Zeiten-Dokumentation valide und ohne zusätzlichen Eingabeaufwand gestaltet und insgesamt erleichtert werden. Der Nutzen liegt in der besseren Qualität und Aktualität der Daten und der Akzeptanz der Nutzer. Integration der Transportsystemsteuerungssoftware (Logbuch): Möglichkeit Drittsysteme aus der Patientenlogistik anzubinden um sowohl den Status laufender Transporte zu integrieren, als auch neue Transportaufträge zu erstellen. Möglichkeit Real Time Locating Systeme (RTLS) mit lokalisierbaren Patientenarmbändern als Prozesstrigger zu integrieren. Koordination aller perioperativen Schritte von Patienten Abruf bis Aufwachraum sowie automatische Zuweisung von prozessabhängigen Aufgaben an zuständiges Personal basierend auf dem aktuellen Status im Behandlungspfad. Verbesserung der Kommunikation im OP, d.h. Bereitstellung von Tools für schnelle Rückfragen per Chat und Kurzwahltasten, um aufgabenbezogene Klärungen zu erleichtern. Dynamische Kontaktlisten, die alle am jeweiligen perioperativen Prozess des speziellen Patienten beteiligten Personen darstellen, z.B. Operateure, Anästhesie, Pflege. Funktionen zur schnellen Absage von Eingriffen, Sperrung von OP-Räumen und automatischer Informationsweitergabe an betroffenes Personal. Erstellung von verschiedenen Checklisten. Verknüpfung von einzelnen Checks mit spezifischen Workflowschritten, z.B. keine Einschleusung vor Freigabe Checkliste. // Anpassbare Dashboards für die Übersicht über alle laufenden Prozesse inkl. Restlaufzeiten. // Umfassende Auswertungswerkzeuge (Live- Ansicht, Process Mining), die es ermöglichen, detaillierte Analysen nach verschiedenen Filtern wie Fachabteilung, Zeitraum, Notfallkategorie und Position im OP-Programm durchzuführen. Die App stellt außerdem eine plattformunabhängige Mobile App zur OP-Prozesssteuerung für iOS, iPadOS und Android, sowie eine Web-App zur OP-Prozesssteuerung, die auf Desktop-Systemen, Wandkonsolen und Übersichtsmonitoren genutzt werden kann. Es gibt anpassbare Dashboards für die Übersicht über alle laufenden Prozesse inkl. Restlaufzeiten und die Unterstützung von BYOD (Bring Your Own Device) unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Es ist die Automatisierung von Aufgaben möglich, die durch externe Prozesstrigger wie mobile Patientenmonitore, Beatmungsgeräte und RTLS-Systeme (Real-Time Location Systems) unterstützt wird. Integrierte Kommunikationswerkzeuge für schnelle Rückfragen und Koordination, einschließlich Gruppen- und Rollen-Chats sind ein weiteres Element. Umfassende Auswertungswerkzeuge (Live- Ansicht, Process Mining) sind vorhanden, die es ermöglichen, detaillierte Analysen nach verschiedenen Filtern wie Fachabteilung, Zeitraum, Notfallkategorie und Position im OP-Programm durchzuführen. Nahtlose Integration besteht mit Krankenhausinformationssystemen (KIS) über HL7, FHIR oder REST-APIs, darüber hinaus folgende Leistungen: Integration Patientenmonitore: Nutzung von Bettplatzinformationen aus den HL7; Nachrichten des Patienten-Monitors als Prozesstrigger; Integration Beatmungsgeräte: Nutzung von Statusinformationen des Beatmungsgerätes als Prozesstrigger; Integration PDMS: Möglichkeit Anästhesie-Zeitstempel aus dem PDMS als Prozesstrigger zu nutzen.; Integration Transportsystem: Möglichkeit Drittsysteme aus der Patientenlogistik anzubinden um sowohl den Status laufender Transporte zu integrieren, als auch neue Transportaufträge zu erstellen.; Integration Real Time Locating System (RTLS): Möglichkeit RTLS Systeme mit lokalisierbaren Patientenarmbändern als Prozesstrigger zu integrieren. Valide OP-Zeiten-Dokumentation werden ohne zusätzlichen Eingabeaufwand generiert. V. Zwingend erforderliche Funkionen / KRITIS Die zuvor in allen Gliederungspunkten beschriebenen Funktionen sind zwingend erforderlich, um die Prozesssteuerung und -optimierung in der OP-Koordination voranzutreiben und die Effizienz in der Patientenversorgung signifikant zu steigern. Die Nutzung unsicherer Apps für die Kommunikation im OP muss verhindert werden, zumal das LMU Klinikum zu den Kritischen Infrastrukturen (KRITIS) zählt. VI. Alleinstellung der sqior-Software / Klinische Notwendigkeit Im Rahmen einer Markterkundung wurde das digitale Kommunikationssystem der Firma Sqior als einziges derzeit bekanntes Produkt mit dem Potenzial zur Abdeckung dieser Lücken im OP-Management bzw. Belegungsmanagement bewertet. Einzelne Elemente können zwar von Mitbewerbern angeboten werden, ein umfassendes System wie die Sqior App kann kein Mitbewerber darstellen: zwar gibt es Krankenhausinformationssysteme, die mehrere Datenquellen zusammenführen können. Dies ist prinzipiell eine Grundanforderung dieser IT-Systeme. Kein anderes Produkt hat es allerdings bislang geschafft diese Prozessunterstützung zu gewährleisten, gemeinsam mit der niederschwelligen Kommunikation aller Berufsgruppen untereinander. Außerdem ist durch den bisherigen gemeinsamen Entwicklungsaufwand ein auf die Anforderungen der LMU ideal zugeschnittenes Produkt entstanden, auf das alle Mitarbeiter sämtlicher OP Bereiche und die Mitarbeiter der ausgewählten Stationsbereiche umfassend eingeschult wurden. Durch Nutzung eines anderen Produktes, welches es in der benötigten Ausprägung soweit ersichtlich nicht gibt, würde zudem nicht nur der bisherige Schulungsaufwand verloren gehen, es würde ein neuerlicher erheblicher Aufwand von zumindest 30 min pro Mitarbeiter entstehen.