Asiointijärjestelmä

Asiointijärjestelmä Hankinnan kohteena on sähköinen asiointijärjestelmä SaaS-palveluna (Software as a Service). Hankintaan sisältyy järjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojekti, tarvittavat ohjelmisto-/käyttäjälisenssit, järjestelmä- ja versiopäivitykset, tuotantokäytön tuki- ja ylläpitopalvelut, koulutukset sekä erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut. Lisäksi optiona pyydetään hinta integraatiolle Innofactor Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmään. Asiointijärjestelmälle asetetut pakolliset toiminnallisuudet on kuvattu tarjouspyynnön Toiminnalliset vaatimukset, Ei-toiminnalliset vaatimukset sekä Tuki- ja ylläpitopalvelut -osioissa. Esittelytilaisuuksissa pisteytettävät laatuominaisuudet on kuvattu erikseen tarjouspyyntöön. Asiointijärjestelmää käytetään Raahen kaupungin toimialojen tarjoamaan asiointiin henkilöasiakkaille ja yhteisöasiakkaille (esim. yhdistykset, seurat, yritykset). Asiointimääräksi on arvioitu vuositasolla 700-800 asiointia, mikäli järjestelmä mahdollistaa sekä vahvan tunnistautumisen että anonyymin asioinnin. Uuteen järjestelmään on kyettävä toteuttamaan vähintään vahvan tunnistautumisen (Suomi.fi) ja puolesta asioinnin taakse sijoittuvat verkkolomakkeet. Tällaisia ovat esimerkiksi avustushakemukset ja luottamushenkilöiden ilmoitukset. Jos asiointijärjestelmä sisältää mahdollisuuden anonyymiin asiointiin tai kunnan sisäisten palvelujen sähköistämiseen, järjestelmällä toteutetaan tuotantovaiheessa myös esimerkiksi kaupungin nykyinen palaute- ja ilmoituspalvelu sekä useiden sisäisten prosessien sähköistäminen. Nämä laajennukset eivät kuitenkaan sisälly käyttöönottoprojektiin. Tilaaja päättää käyttöönottoprojektin jälkeen, hankitaanko asiointijärjestelmään optiona integraatio Innofactor Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmään. Asiointijärjestelmä tulee Raahen kaupungin kaikkien toimialojen käyttöön. Käyttöönottovaiheessa käyttäjiä on 15-20, ja käyttäjämäärää on kyettävä tuotantokäytössä lisäämään tai vähentämään tarpeen mukaan. Toimitus- ja käyttöönottoprojekti sisältää alkuvuonna 2027 avattavien hakemusten ja niihin liittyvien prosessien toteuttamisen uuteen järjestelmään. Tämä tarkoittaa seuraavia, raahe.fi:n Hae avustuksia -osuuden avustushakemuksia (https://www.raahe.fi/verkkoasiointi/hae-avustuksia) ja Tee ilmoituksia -osuuden ilmoitusta (https://www.raahe.fi/verkkoasiointi/tee-ilmoituksia): • Kulttuuritoiminnan yleisavustushakemus (avoinna 1.3.-31.3.2027) • Liikuntayhdistyksen erityisavustushakemus (1.3.-10.12.2027) • Lähidemokratiatoimikunnan yleisavustus (1.3.-31.3.2027) • Lähidemokratiatoimikunnan kohdeavustus (1.4.-30.4.2027) • Nuorisoyhdistyksen yleisavustushakemus (1.3.-31.3.2027) • Nuorisoyhdistyksen erityisavustushakemus (1.3.-10.12.2027) • Tapahtuma-avustus (11.1.2027-28.2.2027) • Ilmoitus luottamushenkilörekisteriin (alkaen 1.1.2027) • Liikuntayhdistyksen erityisavustushakemus (1.3.-10.12.2027) Muut verkkolomakkeet voidaan toteuttaa tuotantokäyttöön siirtymisen jälkeen valitun järjestelmän mukaan joko Raahen omana työnä tai tilaustyönä toimittajalle. Järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä tammikuussa 2027. Käyttöönottoprojekti voidaan aloittaa kesäkuussa 2026, mutta viimeistään elokuussa 2026. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on lähetettävä 11.5.2026 klo 12.00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Mikäli tarjoaja huomaa tarjouspyynnössä epäselvyyksiä tai ristiriitoja tai jokin tarjouspyynnössä esitetty asia on tulkinnanvarainen, tarjoajan velvollisuus on tuoda asia esille toimittamalla tarkentava kysymys. Tarjoajan tulee tutustua annettuihin vastauksiin sekä käyttää hyväkseen mahdollisia täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tarjoukset on toimitettava 18.5.2026 klo 12.00 mennessä. Kilpailutusjärjestelmä sulkeutuu automaattisesti 12:00:00. Automaattisen sulkeutumisen jälkeen järjestelmä ei ota vastaan myöhästyneitä tarjouksia (12:00:00). Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/raahe. Muulla tavoin toimitettuja tarjouksia ei hyväksytä.,