Polska - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych - Rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych

1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych. 2. Zamówienie obejmuje sukcesywną kompleksową rezerwację i zakup biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego tj. w klasie biznes i w klasie ekonomicznej na trasach krajowych i zagranicznych, przewoźników zrzeszonych w IATA (International Air Transport Association) lub posiadających status agenta (autoryzację) IATA, a także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych (LCA). 3. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta, w tym: a) wyznaczenia stałych pracowników do kompleksowej obsługi Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia (kontakt telefoniczny, e-mail oraz w innej uzgodnionej formie) co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 18:00 (osoby wyznaczone do stałej współpracy z Zamawiającym), b) świadczenia 24-godzinnego serwisu polskojęzycznego umożliwiającego rezerwację, wykup oraz zmianę dotychczasowych rezerwacji poza godzinami pracy biura za pomocą telefonu oraz drogą elektroniczną (e-mail). 4. Wykonawca zobowiązany będzie również do zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej, w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi - Helpdesku (7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, połączenia krajowe i zagraniczne) dla osoby podróżującej, w języku polskim, obsługiwanego przez osobę posiadającą dostęp do systemu rezerwacyjnego i wystawionych biletów. 5. Szczegółowy zakres czynności, do których będzie zobowiązany Wykonawca zawarty został w rozdziale III SWZ. 6. Zamawiający wymaga, aby podczas realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca używał (w szczególności do wystawiania biletów lotniczych) systemu dystrybucji GDS. 7. W celu ułatwienia przygotowania oferty, w tym oszacowania ceny oferty Zamawiający wskazuje w Załączniku nr 7 do SWZ kierunki i ilości połączeń lotniczych realizowanych na przestrzeni 2022-2025 r. Zamawiający zastrzega, że ilość i kierunki lotów wynikające z niniejszego zamówienia mogą ulec zmianie. Dokonanie zakupu mniejszej ilości biletów nie będzie skutkowało obowiązkiem zapłaty za niezrealizowany zakres zamówienia. 8. Zamawiający informuje, że zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 2.000.000,00 zł (maksymalna wartość umowy). W przypadku przekroczenia tej kwoty umowa w sprawie zamówienia publicznego wygaśnie, nawet przed upływem terminu, na jaki została zawarta. 9. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia wielkości zamówienia, nie więcej jednak niż do 60% wartości umowy, o której mowa w ust. 8 powyżej. 10. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia minimum 2 osoby, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym (nie więcej jednak niż 3 osoby). 11. Zamawiający wymaga by, w okresie obowiązywania umowy, osoby wyznaczone do stałej współpracy z Zamawiającym pozostawały zatrudnione na cały etat na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). W przypadku wskazania więcej niż 2 osób, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym, wymiar zatrudnienia może być niższy niż cały etat, pod warunkiem, że łączny wymiar zatrudnienia tych osób będzie odpowiadał co najmniej dwóm pełnym etatom. 12. Kontakt z wyznaczonymi osobami będzie zapewniony przez dwie niezależne linie telefoniczne oraz dwa niezależne adresy email, a także w innej uzgodnionej formie. 1.W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1)sukcesywnej kompleksowej rezerwacji i zakupu biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego; 2)przyjmowania od Zamawiającego i realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji, zmiany rezerwacji, zakupu biletu i dokonania wszelkich możliwych zmian odnośnie zakupionego biletu; 3)przyjmowania zamówień składanych pocztą elektroniczną, telefonicznie, pisemnie oraz w innej uzgodnionej formie - przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego; 4)realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji najpóźniej w ciągu 1 godziny od jego otrzymania; 5)niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w ciągu 4 godzin od jego otrzymania; 6)zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta; 7)kompleksowej obsługi Zamawiającego realizowanej każdorazowo przez osobę posiadającą uprawnienia kasjera lotniczego; 8)zapewnienia bezkolizyjnej realizacji wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych oraz możliwości ich łączenia; 9)proponowania optymalnego połączenia oraz połączeń alternatywnych, w których ważny jest łączny czas podróży; 10)oferowania najtańszych biletów na danej trasie określonej przez Zamawiającego z uwzględnieniem najniższych dostępnych taryf publikowanych, stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych; 11)oferowania zróżnicowanych wariantów połączeń (minimum trzy najtańsze połączenia) z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków przelotu przy zachowaniu odpowiedniego standardu podróży - najpóźniej w ciągu 1 godziny od otrzymania zapytania od Zamawiającego; 12)stosowania przy każdorazowym zakupie biletów upustu, określonego w ofercie Wykonawcy (jeśli zaoferowano upust); 13)przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; 14)na zlecenie Zamawiającego - przedłużania złożonych rezerwacji, a w razie braku możliwości przedłużenia rezerwacji w dotychczasowej cenie, powiadamiania Zamawiającego o tym fakcie oraz o nowej cenie; 15)informowania Zamawiającego o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych lub wykupionych biletów, w szczególności na temat zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny wylotu lub odwołania wylotu, zmiany numeru lotu - niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji; 16)bezpłatnego dostarczania biletów lotniczych oraz faktur VAT do siedziby Zamawiającego, w terminie wymaganym przez Zamawiającego; 17)w sytuacji nagłej, bezpłatnego dostarczenia biletu do własnego biura obsługi klienta na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot; 18)w przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, zapewnienia możliwości bezpłatnego odbioru biletu w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub, po uzgodnieniu z Zamawiającym, bezpłatnego dostarczenia odbiorcy biletu w inny sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie; 19)udzielania informacji i pomocy osobie podróżującej w przypadku wystąpienia zmian podczas podróży; 20)zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej, w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi - Helpdesku; 21)negocjowania z określonymi przewoźnikami korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów; 22)zapewnienia bezpłatnej wymiany wcześniej nabytego biletu w przypadku upadłości przewoźnika; 23)zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami umownymi, obowiązującymi przepisami polskimi, jak również przepisami krajów docelowych; 24)w przypadku konieczności pilnych wyjazdów - dołożenia wszelkich starań umożliwiających realizację najkorzystniejszego połączenia lotniczego, które zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących; 25)zapewnienia możliwości dokonywania odprawy online i informowania o potrzebnych do odprawy danych pasażera i terminie ich przesłania, a na zlecenie Zamawiającego również dokonania odprawy on-line w imieniu pasażera oraz dostarczenia drogą elektroniczną karty pokładowej nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem lotu lub w dniu zakupu biletu, jeśli zakup biletu został dokonany na mniej niż 7 dni przed planowanym odlotem, w przypadku zakupu biletów, gdzie konieczne jest dokonanie odprawy on-line w celu uniknięcia dodatkowych kosztów; 26)pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku ewentualnych spraw reklamacyjnych składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem; 27)zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich innych wymaganych danych osoby, na którą wystawiono bilety (rezerwacje), zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnego anulowania zaplanowanego przelotu, którego dana rezerwacja dotyczy, zgodnie z warunkami taryf, o ile fakt ten został zgłoszony pisemnie (drogą elektroniczną) Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży; 28)wystawiania faktur z uwidocznieniem ceny jednostkowej biletu, opłaty transakcyjnej, upustu udzielonego przez przewoźnika na rzecz Zamawiającego, upustu udzielonego przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w przypadku taryf publikowanych na bilety lotnicze; 29)sporządzania i przesyłania na zlecenie Zamawiającego narastających zbiorczych raportów (w terminie 5 dni roboczych od przesłania zlecenia) z realizacji umowy na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur; 30)poinformowania Zamawiającego o wykorzystaniu 85% wartości umowy, w terminie 3 dni od zaistnienia tej okoliczności; 31)zapewnienia możliwości kupowania biletów w ramach zamiany punktów lojalnościowych przyznawanych przez przewoźników; 32)na zlecenie Zamawiającego, ubezpieczania biletu oraz pośredniczenia pomiędzy Zamawiającym a ubezpieczycielem w przypadku konieczności skorzystania z wykupionego ubezpieczenia. 2.Szczegółowe informacje są w rozdziale III SWZ.