Sweden - IT services: consulting, software development, Internet and support - Efficient maintenance planning, procurement

Upphandlingen omfattar: Införande och drift av IT-stöd för: o handläggning av markupplåtelse. o ansökan och handläggning av schakttillstånd. o ansökan och handläggning av trafikanordningsplaner på allmän platsmark. o handläggning och fältinspektion av tillsynsärenden. Licensiering av systemstödet för specificerat antal av Trafikkontorets handläggare, för övriga systemanvändare inom staden och för obegränsad antal externa intressenter (tillståndssökande). Inom ramen för införandet ska Leverantören ansvara för: - projektledning. - migrering av information från två befintliga systemstöd (markupplåtelse respektive schakttillstånd och trafikanordningsplaner). - installation och konfigurering av teknisk systemmiljö (SaaS-lösning). - uppsättning av specificerade integrationer till Trafikkontorets systemstöd, såsom bl.a. ekonomisystem och geodatatjänster. - konfigurering och övrig anpassning av systemstödet för stödjande av trafikkontorets verksamhetsprocesser inom tjänsteområdet. - verifiering av informationssäkerhetskrav och övrigt stöd i acceptanstester. - grundutbildning av användare och systemadministratörer. - driftsättning och överlämning till förvaltningsorganisation. Under drift och förvaltningsskedet ska Leverantören ansvara för: - drift och underhåll i enlighet med SLA, specificerade informationssäkerhetskrav och övriga icke-funktionella krav. - rapportering och deltagande i förvaltningssamverkan i enlighet med samverkanshandboken. - löpande anpassning av systemstödet utifrån förändrade omvärlds- och lagkrav. - övrig vidareutveckling, integrationer eller anpassning av systemstödet efter överenskommelse med Beställaren. Systemstödet omfattar gränssnitt för Beställarens personal kring handläggning av ärenden inklusive viss rapportgenerering, för externa målgrupper för tillståndsansökan, och för systemkonfiguration. För mer detaljer, se övriga underlag i förfrågan. Beställaren avser att upphandla ett nytt IT stöd omfattande tillgångsförvaltning, underhållsplanering och beslutstöd, som både konsoliderar och kompletterar befintliga system. Syftet är att säkerställa en effektiv, enhetlig och samordnad underhållsplanering samt en långsiktigt hållbar förvaltning, underhåll och utveckling av stadens offentliga rum. Det nya IT stödet kommer att utgöra en central komponent i Beställarens arbete med att planera, prioritera och genomföra underhållsåtgärder. Det kommer att ersätta eller komplettera befintliga systemstöd där dagens funktionalitet inte är tillräcklig. En central del av det nya IT-stödet är förmågan att visualisera geometrisk och geografisk information inklusive linje-, punkt- och ytbaserade anläggnings- och underhållsgeometrier, Systemet ska tillhandahålla kartbaserad visualisering av anläggningar och åtgärder samt ge stöd för geografiskt baserad analys och samordning mellan sakområden. Beställaren är i behov av en modern digital lösning med avancerad funktionalitet, där det nya IT-stödet kontinuerligt vidareutvecklas för att möta förändrade verksamhetsbehov och teknikutveckling (tex AI-baserad analys, automatisering och andra innovativa tekniska förmågor). Beställaren söker ett system där standardfunktionalitet och konfigurationsmöjligheter till största delen kan tillgodose verksamhetens behov, vilket minimerar behovet av kundanpassningar. I de fall vidareutveckling eller kundanpassning krävs ska dessa lösningar vara kompatibla med framtida systemuppgraderingar och inte utgöra hinder för implementering av nya versioner. Upphandlingen avser både ett nytt IT-stöd (hädanefter kallat "Systemet") och de tjänster som krävs för att säkerställa ett fullvärdigt införande, effektiv användning och långsiktig förvaltning. Dvs leverantören ska kunna bidra med både teknisk expertis och kvalificerad rådgivning. Systemet ska kunna integreras i Beställarens befintliga IT miljö och ska vara flexibelt och kunna anpassas till verksamhetens fortsatta utveckling. Upphandlingen omfattar följande delar: • licenser/nyttjanderätt till Systemet och eventuella kundanpassningar. • projektimplementering: Tjänster som täcker installation, konfiguration och eventuella kundanpassningar av systemet enligtBeställarens krav, inklusive projektledning och testning. • integration: Tjänster för att skapa sömlös kommunikation mellan det nya systemet och Beställarens systemlandskap tex ISYRoad, samt stadens gemensamma lösningar, tex för inloggning och identifiering tex ID-portalen. • migration: Tjänster för överföring av data från befintliga system till systemet, främst anläggningsinformation frånanläggningssystem som konsolideras/pensioneras. • utbildning: Tjänster för utbildning och kompetensöverföring till medarbetare, med praktiska workshops, dokumentation och e-lärande för effektiv användning av systemet. • förvaltning och teknisk support: Tjänster som löpande stöd att hantera tekniska problem, systemuppdateringar, regelbundnainspektioner och uppföljningar för att säkerställa kontinuerlig funktionalitet och säkerhet, så att systemet fungerar optimalt över tid. • konsultation: Tjänster som rådgivning, optimering, analys och förbättringsförslag för att maximera nyttan av systemet. • samverkan med Stockholms stads driftpartner under både införande och förvaltning. • eventuell utveckling av kundanpassningar. Beställaren förväntar sig ett behov av följande licenser/nyttjanderätter för Systemet: • 15 - 20 superusers/administratörer med fulla behörigheter. • 300 Trafikkontoret användare med läs- och skrivrättigheter. • 300 externa användare (entreprenörer) med begränsade läs- och skrivrättigheter.Uppskattningen är att det hanteras ca 250 000 åtgärder per år. Införandeplanering: Målsättning är att införande av det nya Systemet påbörjas 2027. Behovet kommer detaljeras i upphandlingens Steg 2 Anbudsfas.