France - Software and information systems - Supply of a software solution for managing workspace and services at La Poste and La Banque Postale office sites and related services

La présente consultation est lancée par le groupement de commande (ci­-après « le Groupe La Poste ») composé de : - La Poste, - La Banque Postale. La Poste agit en tant que coordonnateur du groupement de commande. Le Groupe La Poste souhaite disposer d’une solution permettant la gestion des espaces et des services de l’environnement de travail des sites tertiaires (sites dédiés à des activités de services, et non à la production industrielle, comprenant des bureaux et des espaces de travail). La solution attendue devra accompagner le déploiement du Flex Office et des nouveaux modes de travail. Elle devra faciliter la gestion de l’environnement de travail (espaces et positions de travail, salles de réunion, bulles/box, places de parking, etc.), contribuer à l’optimisation de l’occupation des sites et améliorer l’expérience des utilisateurs (collaborateurs, managers, visiteurs). Le marché n’est pas alloti. Le périmètre géographique couvre l’ensemble des sites concernés sur le territoire français (France métropolitaine, Corse et DROM). Les candidats sont informés que dans le cadre de l'exécution du contrat les échanges entre les équipes du prestataire retenu et les équipes de La Poste et de La Banque Postale interviendront uniquement en langue française. L’hébergement des données personnelles de La Poste devra impérativement être localisé au sein de l'Union Européenne (UE), d’un pays de l’Espace Economique Européen (EEE), d’un pays reconnu comme adéquat par l’Union Européenne. La solution devra respecter les obligations d’accessibilité numérique et de conception responsable des services numériques (RGAA). Elle devra également être conforme à la politique de sécurité du Groupe La Poste (PSSIG). Les prestations du présent marché constituent pour la filiale La Banque Postale de La Poste (i) un Service TIC au sens du Règlement (UE) 2022/2554 (DORA non FCI) du Parlement européen et du Conseil du 14 décembre 2022 sur la résilience opérationnelle numérique du secteur financier. A ce titre, le marché devra comporter des obligations contractuelles renforcées notamment sur les aspects de sécurité, de confidentialité, de sous-traitance, de surveillance, de pilotage et de suivi des prestations. En candidatant au présent marché, le soumissionnaire a pris acte qu’il doit se soumettre aux exigences spécifiques qui sont liées auxdites réglementations bancaires. Le Groupe La Poste souhaite disposer d’une solution complète permettant la gestion des espaces et des services de l’environnement de travail de ses sites tertiaires. À titre indicatif, les fonctionnalités de la solution devront couvrir les besoins de gestion des ressources (espaces et positions de travail, salles de réunion, bulles, places de parking, etc.), notamment : • pré-réservation ; • validation d’occupation ; • signalétique digitale ; • intégration aux outils des collaborateurs (suite Office, application mobile, interface web, etc.) ; • gestion des ressources et des affectations par La Poste ; • publication d’événements (gestion des événements locaux et nationaux par La Poste). La solution logicielle qui sera interfacée avec le système d’information du Groupe La Poste devra être interopérable avec son environnement, évolutive afin de prendre en compte les évolutions d’activité, d’implantation géographique ainsi que l’intégration de nouveaux services du Groupe La Poste et permettre l’intégration d’innovations, notamment le cas échéant des fonctionnalités d’intelligence artificielle. Les prestations attendues seront les suivantes : - la fourniture de la solution logicielle avec les spécifications techniques et fonctionnelles mentionnées ci-dessus ; - la fourniture optionnelle de matériels nécessaires au fonctionnement de la solution, notamment des dispositifs de signalétique digitale, une solution d’accueil visiteurs, des capteurs d’occupation, des bornes et totems, des tablettes de salles de réunion… ; - Une phase projet d’intégration (phase de build) qui couvrira à minima : • l’étude détaillée des besoins, des règles de gestion et des exigences spécifiques du Groupe La Poste ; • la reprise et l’intégration des données existantes (utilisateurs, sites, espaces, règles de gestion, paramétrages spécifiques La Poste) ; • l’installation, le paramétrage et la mise en service de la solution logicielle ; • l’intégration au système d’information du Groupe La Poste (référentiel interne, annuaires, outils collaborateurs, etc.) et la mise en place des interfaces nécessaires ; • les développements spécifiques et paramétrages nécessaires à l’adaptation de la solution au contexte et aux exigences du Groupe La Poste ; • la mise à disposition et l’évolution d’un portail de pilotage personnalisable incluant des reportings d’activité et d’usages ; • la réalisation des tests et recettes (VABF et VSR - techniques et fonctionnelles) ; • la fourniture des livrables documentaires associés à la solution (dossiers d’architecture, d’exploitation, d’administration, guides utilisateurs, etc.) ; • pour la partie matérielle, le cas échéant, la fourniture, l’installation et la mise en service des équipements. - Une phase récurrente (phase de run) qui correspondra à la phase de gestion de la solution logicielle en production, qui intégrera son support technique et son maintien en conditions opérationnelles (MCO) et, le cas échéant, des équipements déployés. - Des prestations de formation. - Une phase de réversibilité des données à la fin du marché. Volumétrie estimative à date (périmètre national : France métropolitaine, Corse, DROM) : • Nombre de sites : 56 • Nombre d’utilisateurs : 32 000 • Nombre de positions de travail : 20 000 • Nombre de salles de réunion : 1 300 • Nombre de bulles : 1 000. Ces chiffres sont donnés à titre indicatif et ne constituent pas un engagement de la part du Groupe La Poste. Le nombre d’attributaires envisagé pour ce lot est de : 1 Le montant maximum de l’accord­cadre est fixé à 7 500 000 € HT (sept millions cinq cent mille Euros HT), sur la durée totale de l’accord-cadre, périodes de reconduction comprises. La durée de validité de l'offre doit être d'un an.