France - Working time and HR management software - Integrated HR process digitalisation solution

ARTE G.E.I.E. à Strasbourg emploie 590 personnes en contrat CDI et 300 personnes en contrats temporaires : CDD, pigistes et intermittents. Le SIRH assurant la gestion administrative et la paie est SAP ECC6, avec une migration vers SAP S/4HANA planifiée. Il est actuellement complété par une solution UKG pour couvrir les fonctionnalités de coffre fort électronique, de signature électronique et de dossier électronique du personnel. Le marché a pour objet la fourniture, la mise en œuvre, l'hébergement, la maintenance et le support d'une solution intégrée de dématérialisation des processus de gestion des ressources humaines autour des fonctions suivantes. Les interfaces, la documentation et le support sont fournis au minimum en langue française et en langue allemande. • Coffre fort numérique du salarié. Espace personnel dont le collaborateur est titulaire, destiné à la conservation et à la disponibilité des documents RH qui lui sont remis pendant une durée d'au moins cinquante ans, à compter de leur dépôt ou de leur signature. Il permet à ARTE de satisfaire l'obligation de disponibilité du bulletin de paie sous forme électronique prévue à l'article D. 3243-8 du Code du travail. Cet espace reste accessible au collaborateur après la fin de son contrat de travail et au-delà du terme du marché. • Dossier électronique du personnel. Archive documentaire à valeur probante, accessible aux personnels habilités, constituant le dossier individuel du collaborateur pendant la durée de son contrat de travail ainsi que pendant la phase de recrutement qui la précède et la période de conservation légale qui la suit. La solution assure le classement par typologie documentaire, la recherche, la garantie d'intégrité et la traçabilité des accès et des actions, le cycle de vie, et les durées de conservation. • Signature électronique. Service de signature dont le niveau de preuve est modulable selon le processus concerné, en signature interne comme externe, en mode unitaire ou en masse, y compris en signature automatisée pour les documents émis en série. Il garantit la conservation des preuves associées et leur restitution. • Portail collaborateurs. Service permettant au collaborateur de consulter ses documents et d'initier des demandes de gestion des ressources humaines au moyen de formulaires types et de circuits de validation configurables, avec suivi de l'état d'avancement. • Diffusion des documents individuels de gestion des ressources humaines. Distribution sécurisée, individualisée et traçable des documents produits par ARTE à destination de chaque collaborateur, notamment contrats de travail et avenants, courriers, décisions de gestion, attestations et documents de fin de contrat, quel que soit le processus de production amont. Cette fonction couvre en particulier la diffusion des bulletins de paie, réalisée en cinq campagnes par mois. La solution prend en charge l'opposition du collaborateur à la remise dématérialisée de son bulletin de paie. Le marché comprend la reprise, dans le dossier électronique du personnel, des documents et des preuves de signature constitués depuis 2019. Il comprend un engagement de continuité de service, la réversibilité en fin de marché, ainsi que l'encadrement de tout usage d'intelligence artificielle excluant la collecte, la réutilisation ou l'entraînement à partir des données d'ARTE. L'hébergement, le traitement, l'administration et la sauvegarde des données sont réalisés exclusivement sur le territoire de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, y compris pour chaque sous-traitant. Le marché implique le traitement de données à caractère personnel. Les candidats sélectionnés devront démontrer, au cours de la procédure, leur capacité à présenter les garanties appropriées en matière de protection des données, lesquelles devront être maintenues durant toute l'exécution du marché. Les modalités et les documents à produire seront précisés dans la consultation.