Usługa kompleksowej organizacji i obsługi wizyty do Brukseli (Belgia)

Numer ogłoszenia: 2026-59614-290433 Projekt: FERS.04.03-IP.06-0003/24 - Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne Część 1: Obsługa zagranicznej wizyty do Brukseli (Belgia) Konfederacja Lewiatan zaprasza do składania ofert na realizację zamówienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty do Brukseli w Belgii dalej („Wizyta”) 1. Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w dokumencie: Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest dofinansowane z Unii Europejskiej w ramach projektu pt.: Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne (nr: FERS.04.03-IP.06-0003/24). 2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest realizacja zamówienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty w Belgii (Bruksela) (dalej „Wizyta”) 3. Kod CPV: • 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego • 55100000-1 - Usługi hotelarskie • 63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży 4. Termin realizacji Usługi oraz informacja o uczestnikach 4.1 Wizyta odbędzie się w terminie: 30 września - 1 października 2026 r. Potwierdzenie terminu nastąpi najpóźniej 5 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 4.2 Liczba uczestników: 20 osób Rekrutacja uczestników Wizyty przeprowadzona będzie przez Zamawiającego. Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestników Wizyty najpóźniej 5 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 4.3 W przypadku, gdy wskazanym przez Zamawiającego uczestnikiem Wizyty jest osoba z niepełnosprawnością związaną ze specjalnymi potrzebami, Zamawiający wraz z listą uczestników przekazuje tę informację Wykonawcy, który zobowiązany jest do organizacji pobytu z uwzględnieniem tych potrzeb. 4.4 Zamawiający dopuszcza zmianę terminu Wizyty wskazanego w pkt 4.1, w tym zmianę terminu realizacji poza okres 30 września - 1 października 2026 r., a także modyfikację (zmniejszenie) liczby Uczestników lub zmianę osób biorących udział w Wizycie. Z zastrzeżeniem przypadków siły wyższej, zmiany te mogą zostać zgłoszone nie później niż 48 godzin przed terminem rozpoczęcia Wizyty. 5. Miejsce Wizyty • Kraj: Belgia • Program Wizyty obejmuje spotkania w następujących lokalizacjach: Bruksela • Zamawiający przedstawi Wykonawcy szczegółowy plan Wizyty, wraz ze wskazaniem ostatecznych lokalizacji i adresów, w których odbędą się spotkania najpóźniej na 5 dni przed planowanym terminem Wizyty. • Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wybranych lokalizacji, nie później niż na 3 dni przed planowym terminem Wizyty. 6. Ramowy plan Wizyty Dzień pierwszy Spotkanie na lotnisku Okęcie w Warszawie *ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca ok. 7:15 Wylot z Warszawy (lotnisko Chopina) 9:25 Przylot do Brukseli (lotnisko Zaventem) 10:00 Przejazd z lotniska do hotelu i pozostawienie bagaży. Zameldowanie zgodnie z godzinami obowiązującymi w hotelu 12:00 Lunch 13:00-16:30 Indywidualne spotkania według potrzeb uczestników 17:00 Udział w konferencji - adres: Residence Palace Rue de la Loi 155 1040 Brussels 22.00 Powrót do hotelu Dzień drugi 9:00 Śniadanie 10:00 Wymeldowanie z hotelu i pozostawienie bagaży w hotelu 10:00-12:00 Indywidualne spotkania według potrzeb uczestników 12:00 Lunch 14:30 Przejazd na lotnisko ok. 16:55 Wylot z Brukseli (lotnisko Zaventem) i przylot na Lotnisko Okęcie w Warszawie *ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca 7. Przygotowanie Wizyty 7.1 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej 5 dni od dnia podpisania umowy: 1) propozycję godzin przelotów, 2) co najmniej 3 propozycje miejsc noclegowych w Brukseli - do wyboru Zamawiającego, 3) propozycje restauracji, w których uczestnicy Wizyty skorzystają z wyżywienia w formie lunchu/ obiadu, 4) harmonogram oraz czas przejazdów na terenie Brukseli, pomiędzy wszystkimi lokalizacjami objętymi Wizytą oraz propozycję środków transportu. 7.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji lub zgłoszenia uwag do przedstawionych propozycji, o których mowa w pkt. 7.1, w terminie 2 dni od ich otrzymania. W przypadku ich zgłoszenia Wykonawca jest zobowiązany w terminie 3 dni do przedstawienia kolejnych dwóch propozycji, które będą uwzględniały uwagi Zamawiającego. 8. Zakres usług realizowanych przez Wykonawcę 8.1 Transport 8.1.1 Bilety lotnicze 1) Rezerwacja i zakup biletów lotniczych w obie strony (klasa ekonomiczna) z opcją bagażu podręcznego dla uczestników Wizyty; 2) Wylot z i powrót na lotnisko Chopina w Warszawie; 3) Przylot i wylot na lotnisko: Brussels Airport (Zaventem) 4) Dostarczenie biletów lotniczych uczestnikom Wizyty w formie biletu elektronicznego na podany przez nich adres poczty email; jeżeli na danej trasie nie jest dostępny b Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-17; dane przetworzone.