Suomi - Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus - Viestintä- ja markkinointipalveluiden puitejärjestely

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa "Hankintayksikkö") pyytää tarjoustanne tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti viestintä- ja markkinointitoimistopalveluista (jäljempänä "Palvelut). Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, "hankintalaki"). Hankinnan ennakoitu yhteenlaskettu arvo sopimuskauden aikana ylittää hankintalain 26 §:ssä tarkoitetun EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä. Tämän kilpailutuksen perusteella perustetaan hankintalain 42 §:ssä tarkoitettu puitejärjestely, jonka perusteella valitut palveluntuottajat tuottavat Hankintayksikölle asiantuntijapalvelua ja toimivat kaupungin viestintä- ja markkinointiyksikön sekä koko kaupunkiorganisaation strategisena sekä operatiivisena tukena. Valitulta palveluntuottajalta odotetaan kykyä tukea kaupungin strategisia tavoitteita viestinnän ja markkinoinnin keinoin sekä valmiutta reagoida joustavasti ajankohtaisiin viestinnän ja markkinoinnin tarpeisiin. Hankinta on jaettu viiteen (5) osa-alueeseen, joihin Hankintayksikkö valitsee palveluntuottajia Palveluiden toimittajiksi. Hankinnan kohde on jaettu osa-alueisiin seuraavasti: Osa-alue 1: Viestinnän ja markkinoinnin strategisen suunnittelun tuki Osa-alue 2: Markkinointikampanjat (suunnittelu, toteutus, projektinhallinta) Osa-alue 3: Sisällöntuotanto (teksti) Osa-alue 4: Graafinen suunnittelu Osa-alue 5: Vaikuttajamarkkinointi Osa-alueiden sisältö on kuvattu tarkemmin hankinnan osia koskevissa tarjouspyynnön kohdissa. Puitesopimus on voimassa neljä (4) vuotta sopimuskauden alusta. Puitesopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. Jokaisesta osa-alueesta allekirjoitetaan oma puitesopimuksensa tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusluonnoksen pohjalta (ks. Liite 1). Puitesopimus ei anna siihen valituille toimijoille yksinoikeutta kyseessä olevan palvelun tuottamiseen Hämeenlinnan kaupungille. Tarjouksen tekemisestä ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjoukset tulee tehdä suomen kielellä. Tarjouspyyntöasiakirjat on saatavissa suomen kielellä. Jos tarjoaja haluaa tarjouspyyntöasiakirjat muulla kielellä, tämä vastaa käännättämisen kustannuksista Hankinnan kohde ja hankintaa koskevat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Sopimusluonnoksessa (Liite 1) on kuvattu menettely, jolla puitejärjestelyn sisäiset hankinnat toteutetaan puitejärjestelyn aikana. Osa-alue 1 sisältää: Hankintayksikön viestinnän ja markkinoinnin strateginen tuki, joka huomioi hankintayksikön strategian ja brändiohjeistuksen, sisältäen esimerkiksi: - viestinnän ja markkinoinnin strategisen tason konsultointia, työpajojen fasilitointia, suunnittelua ja projektinhallintaa (esimerkiksi pitkän tähtäimen strateginen markkinointisuunnitelma) - brändin ja ydinviestien kehittämistä - maineenhallinnan ja haastavien viestintäkokonaisuuksien konseptointia - kansainvälisen viestinnän kehittämistä - johdon viestintävalmennuksia. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on määritelty tarkemmin hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset. Osa-alueelle valitaan enintään kolme (3) puitesopimuskumppania tässä tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyn tarjousvertailun perusteella. Palveluntuottajan valitseminen kussakin puitejärjestelyn sisäisessä hankinnassa suoritetaan Puitesopimusluonnoksessa (Liite 1) tarkemmin esitettyjen ehtojen mukaisesti.; Osa-alue 2 sisältää: Hankintayksikön viestinnän ja markkinoinnin strategisten suunnitelmien ja linjausten mukaisten markkinointikokonaisuuksien hankinta, sisältäen esimerkiksi: - markkinoinnin konsultointia ja projektinhallintaa - markkinointikampanjoiden suunnittelua ja toteutusta - brändityötä ja brändin kehittämistä - tapahtumamarkkinointia ja messuosastojen suunnittelua ja toteutusta - kokonaisuuteen sisältyvää markkinoinnillista sisällöntuotantoa, graafista suunnittelua (kuvitusta, grafiikkaa, kuvankäsittelyä, videotuotantoa jne.), taittamista (layoutit, roll upit, esitteet, julisteet, ilmoitukset jne.), tekstintuottamista ja sosiaalisen median sisällöntuotantoa Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on määritelty tarkemmin hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset. Osa-alueelle valitaan enintään kolme (3) puitesopimuskumppania tässä tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyn tarjousvertailun perusteella. Palveluntuottajan valitseminen kussakin puitejärjestelyn sisäisessä hankinnassa suoritetaan Puitesopimusluonnoksessa (Liite 1) tarkemmin esitettyjen ehtojen mukaisesti.; Osa-alue 3 sisältää: Hankintayksikön määrittämien tekstimuotoisten sisältöjen tuottaminen erilaisiin viestinnällisiin ja markkinoinnillisiin kokonaisuuksiin verkkosivuille, kampanjoihin tai hankeviestinnän tarpeisiin, esimerkiksi: - asukastarinat, - asiantuntijasisällöt, - artikkelisarjat. Sisällöntuotannossa tulee huomioida erilaisten kohderyhmien tarpeet, myös kansainväliset yleisöt ja kulttuurinen lokalisointi. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on määritelty tarkemmin hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset. Osa-alueelle valitaan enintään kolme (3) puitesopimuskumppania tässä tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyn tarjousvertailun perusteella. Palveluntuottajan valitseminen kussakin puitejärjestelyn sisäisessä hankinnassa suoritetaan Puitesopimusluonnoksessa (Liite 1) tarkemmin esitettyjen ehtojen mukaisesti.; Osa-alue 4 sisältää: Hankintayksikön määrittämä graafisen suunnittelun kokonaisuus tai yksittäinen toimeksianto, esimerkiksi - kuvitusta - grafiikkaa - kuvankäsittelyä - animointia tai videografiikkaa - taittamista. Hankintayksikön tilaama työ voi olla esimerkiksi digitauluille, työmaatauluille tai muille infotauluille tulevaa sisältöä tai digitaalista markkinointi- tai infomateriaalia. Hankinta ei sisällä suoraan painopalvelujen tuottajalta tilattavaa graafista suunnittelua. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on määritelty tarkemmin hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset. Osa-alueelle valitaan enintään kolme (3) puitesopimuskumppania tässä tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyn tarjousvertailun perusteella. Palveluntuottajan valitseminen kussakin puitejärjestelyn sisäisessä hankinnassa suoritetaan Puitesopimusluonnoksessa (Liite 1) tarkemmin esitettyjen ehtojen mukaisesti.; Osa-alue 5 sisältää: Hankintayksikön määrittämät vaikuttajamarkkinointiin liittyvät toimeksiannot, esimerkiksi - tavoitteeseen, sisältöön ja kohderyhmään sopivien vaikuttajaprofiilien kartoitus - vaikuttajayhteistyön koordinointi - kampanjatulosten seuranta ja raportointi Tehtävänkuvaan sisältyy vaikuttajakampanjoiden kokonaisuuden toteutus. Kokonaisuuden hallinta sisältää muun muassa vaikuttajan materiaalin ympärille rakennetun monikanavaisen kampanjoinnin, esimerkiksi vaikuttajien somemateriaalien uudelleen mainostaminen tai maksettujen mainosten kanavavalinnat. Vaikuttajamarkkinointi voi liittyä monipuolisesti erilaisiin kaupungin palveluihin ja tavoitteisiin, kuten matkailuun, kulttuuriin ja asumiseen sekä kansainvälisen yleisön tavoittamiseen eri kulttuuri- ja kielitaustoilla. HUOM. Kesällä 2026 toteutettava vaikuttajamarkkinointi ei sisälly nyt osa-alueessa 5 kilpailutettavaan kokonaisuuteen. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on määritelty tarkemmin hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset. Osa-alueelle valitaan enintään kolme (3) puitesopimuskumppania tässä tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyn tarjousvertailun perusteella. Palveluntuottajan valitseminen kussakin puitejärjestelyn sisäisessä hankinnassa suoritetaan Puitesopimusluonnoksessa (Liite 1) tarkemmin esitettyjen ehtojen mukaisesti.