Deutschland - Systemberatung und technische Beratung - Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) strebt eine umfassende Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse an, um moderne, effiziente und medienbruchfreie Abläufe zu etablieren. Ziel ist es, durchgängige digitale und medienbruchfreie Prozesse zu entwickeln, die den gesamten Lebenszyklus eines Vorgangs abdecken - vom Eingang über die Bearbeitung bis hin zum Ausgang. Auf dem Weg zur Zielerreichung sind folgende Rahmenbedingungen für die Fachbereiche kennzeichnend: - Die Prozesserhebung, -analyse und -optimierung muss unter den Gegebenheiten des laufenden Geschäfts erfolgen. Dieses ist teilweise hochgradig dynamisch und fordernd. - Es stehen nur begrenzte personelle Ressourcen zur Verfügung. Dies hat auch eine unterschiedliche Akzeptanz in einzelnen Organisationseinheiten für die Priorisierung oder Umsetzung der Maßnahmen zur Folge. Zielsetzung dieses Auftrages ist, die bedarfsbezogene Beratung und Unterstützung der Landeshauptstadt Potsdam bei der schrittweisen Digitalisierung ihrer Prozesse. Dies umfasst alle Bereiche, die nicht bereits durch bestehende Verträge der LHP als Auftraggeber abgedeckt sind. Der Auftrag umfasst zwei zentrale Leistungsbausteine: - Leistungsbaustein (LB) 1: bedarfsorientierte Aufnahme und Analyse von Prozessen der Verwaltung sowie Ableitung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung und Digitalisierung, - Leistungsbaustein (LB) 2: bedarfsorientierte Begleitung und Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung und Digitalisierung, Die Arbeitsschritte des Leistungsbausteins 1 werden durch den Auftragnehmer grundsätzlich wie folgt strukturiert: a) Durchführung vorbereitender Maßnahmen wie die Sichtung und Bewertung vor-handener Dokumente (z.B. Dienstanweisungen) sowie der prozessspezifischen und allgemeinen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen (z. B. vorlie-gende Prozessbeschreibungen, -modelle). b) Strukturierte Aufnahme der IST-Prozesse durch Interviews und/oder Workshops mit internen und externen Akteuren bzw. Nutzern im Prozess zur Gewährleistung der aktiven Beteiligung der Mitarbeiter*innen. Dabei werden alle für die Digitalisierung er-forderlichen Informationen erhoben und erfasst (bspw. Schnittstellen zu Fachverfah-ren). Nicht Gegenstand ist eine technische Beschreibung von Schnittstellen in der IT-Landschaft. Im Ergebnis wird eine strukturierte Dokumentation erwartet: Das Pro-zessmodell als funktionale Abbildung (inkl. Prozessbeschreibung, Prozesssteckbrief) innerhalb der PICTURE Prozessplattform sowie eine Erläuterung zur Vorgehenswei-se als PDF-Datei. c) Prozessanalyse auf Basis eines systematischen Analyserasters und unter Einbe-ziehung von Best Practice Beispielen sowie der Berücksichtigung technischer Unter-stützungen (Fachverfahren, DMS etc.). Die Erkenntnisse dieses Arbeitsschrittes werden innerhalb des nachfolgenden Arbeitsschrittes zusammen mit den Hand-lungsempfehlungen verschriftlicht und der Landeshauptstadt Potsdam in geeignetem Format (gängige Office-Formate) zur Verfügung gestellt. d) Erarbeitung konkreter Handlungsempfehlungen für die Prozessoptimierung und Digitalisierung. Diese beinhalten die Modellierung von Soll-Prozessen sowie die Dar-stellung und Abwägung von Umsetzungsrisiken und -chancen. Außerdem sind hier Umsetzungserfordernisse systematisch im Hinblick auf Organisation, Technik, Per-sonalwirtschaft, Führung und Zusammenarbeit zu beschreiben. Im Ergebnis werden die Handlungsempfehlungen in einer schriftlichen Abschlussdokumentation für jeden Prozess (entsprechend des Prozessmanagementstandards der LHP) festgehalten und dem Auftraggeber digital im PDF-Format übergeben. Die Leistungen im Falle eines Abrufs für den Leistungsbaustein 2 sind: a) Beratung bei der Überführung der Optimierungsvorschläge aus 2.1 dieser Leis-tungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnahmen und Optimie-rungsideen der LHP in Entwürfe für Arbeitsanweisungen und/oder Richtlinien für die zuständigen Organisationseinheiten. (z.B. Implementierung von E-Government-Lösungen, Nutzung von Datenanalysetools zur Ressourcenpla-nung/Personalbedarfsmessung) b) Beratung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zum Chan-ge- und Akzeptanzmanagement für die Umsetzung von Handlungsempfehlungen aus 2.1 dieser Leistungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnah-men und Optimierungsideen der LHP (z.B. Erstellung von Arbeitsmitteln zur Kommu-nikation, Durchführung von Workshops, Handlungsleitfäden). c) Konzeptionieren und Durchführen von Schulungen und Trainings zum Aufbau und Weiterentwicklung von Digitalisierungs- und Prozessmanagementkompetenzen für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte der Landeshauptstadt Potsdam (z. B. pro-zessorientiertes Führen, digitale Kollaboration). Sofern Räumlichkeiten erforderlich sind, werden diese durch den AG zur Verfügung gestellt. Die Erstellung sowie die Festlegung des Formats von Schulungs- und Informationsmaterialien erfolgt in Ab-sprache mit dem AG. d) Beratung bei der Formulierung der fachlichen und funktionalen Anforderungen für IT-Ausstattung und -Systeme (z.B. grundsätzliche Anforderungen an technische Schnittstellen). e) Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben im Rahmen der Umsetzung von Maßnahmen in Abstimmung mit der Projektleitung (z.B. Erstellung und Controlling von Meilensteinplanung, Stakeholderanalyse). f) Beratung bei der Entwicklung von Berichtsformaten und Key Performance In-dicators (KPIs) für die Prozesseigentümer, als Grundlagen zum Einpflegen in das BPMS der Landeshauptstadt. g) Beratung der Führungskräfte bei der Priorisierung von Maßnahmen und der Fest-legung von Schrittfolgen zur Digitalisierung ihres Leistungsportfolios. h) Analyse und Identifikation bestehender Digitalisierungsbarrieren (z.B. tech-nisch, organisatorisch, strukturell, personalwirtschaftlich). Im Ergebnis erwarten wir die Erstellung von Handlungsempfehlungen zum Abbau der Digitalisierungsbarrieren in schriftlicher Form sowie die Beratung bei der Umsetzung. i) Beratung zum Schnittstellenmanagement z.B. durch Schnittstellenbeschreibun-gen, durch Vorschläge zur Entwicklung und Anpassung von Schnittstellen. Eine Arbeitnehmerüberlassung erfolgt im Zusammenhang mit diesem Verfahren nicht. Der Auftraggeber erteilt dem vom Auftragnehmer eingesetzten Personal keine Weisungen, diese erfolgen allein vom Auftragnehmer.