Zapytanie ofertowe na usługę organizacji wizyty studyjnej do Danii

Numer ogłoszenia: 2026-71549-291551 Projekt: FERS.04.03-IP.06-0035/25 - Rozwój Potencjału Partnera Społecznego - Prcodawców Lubelszczyzny Lewiatan Część 1: Wizyta studyjna - miejsce: Dania, Kopenhaga W wyniku zamówienia Zamawiający planuje zrealizować usługę organizacji wizyty studyjnej dla uczestników projektu do Danii. Zamówienie dotyczyć będzie: organizacji 1 wizyty studyjnej 3-dniowej dla 20 osób. Kierunek i termin wyjazdu: Wizyta studyjna - Dania, miejsce: Kopenhaga, termin: 23 - 25 września 2026 r. Zamawiający wskazuje, iż w wyjątkowych sytuacjach może dokonać zmiany terminu realizacji wizyty. W przypadku zmiany termin zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, z zastrzeżeniem, iż ostateczna akceptacja terminu należy do Zamawiającego. Do obowiązków Wykonawcy organizującego wizytę studyjną należeć będzie w szczególności: 1) organizacja usług międzynarodowego transportu lotniczego uczestników wizyty studyjnej, obejmująca zapewnienie przelotów w zakresie, terminach i na trasach wskazanych przez Zamawiającego. Zakres usługi obejmuje w szczególności: • Rezerwację i zakup 20 biletów lotniczych w obie strony, tj. łącznie 20 biletów lotniczych w obie strony dla uczestników podróżujących we wskazanych terminach na trasie: - Polska (Warszawa) - Dania (Kopenhaga) - Polska (Warszawa) • Zapewnienie wylotów z lotniska w Warszawie oraz przylotów na lotnisko w Warszawie dla uczestników wizyty studyjnej. • Zapewnienie przelotów samolotem w klasie ekonomicznej wraz z opłatami lotniskowymi, opłatami za bagaż rejestrowany (główny 25kg) oraz podręczny (5kg) zgodnie z regulaminem linii lotniczych. • Bilety lotnicze będą obejmować wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym i międzynarodowym w szczególności opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe oraz ubezpieczenie uczestników wizyty studyjnej na czas podróży. • Wykonawca zapewni połączenia bezpośrednie. Przelot do miejsca realizacji wizyty odbędzie się w pierwszym dniu wizyty, a przelot powrotny w trzecim dniu wizyty. • Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, harmonogram proponowanych połączeń lotniczych do akceptacji. Na tej podstawie Zamawiający dokona wyboru ostatecznych terminów wylotu i powrotu. • Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 2 dni robocze przed rozpoczęciem wizyty studyjnej ostateczną listę 20 uczestników wraz z danymi kontaktowymi oraz pozostałymi informacjami niezbędnymi do dokonania rezerwacji biletów lotniczych i noclegów. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie możliwość jednokrotnej zmiany rezerwacji biletu lotniczego dla każdego uczestnika w przypadku zmiany uczestnika przed rozpoczęciem wizyty z przyczyn losowych. • W przypadku odwołania lotu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wizyty studyjnej nocleg oraz wszelkie niezbędne transfery. Wszelkie koszty z tym związane ponosi Wykonawca. • Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach dotyczących realizacji przelotów dla wizyty studyjnej. 2) Organizacja usług transportu lokalnego dla uczestników wizyty studyjnej oraz pokrycie wszystkich kosztów przejazdów w miejscu realizacji wizyty. W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni: • Transport z lotniska do miejsca zakwaterowania. • Transport pomiędzy miejscem zakwaterowania a miejscami spotkań, wizyt i innych aktywności przewidzianych w programie wizyty studyjnej, zgodnie z harmonogramem zaakceptowanym przez Zamawiającego. • Transport z miejsca zakwaterowania na lotnisko w dniu zakończenia wizyty. • Pokrycie wszystkich kosztów związanych z realizacją wskazanych przejazdów. 3) Zapewnienie miejsc noclegowych w hotelu dla uczestników wizyty studyjnej. W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni: • Miejsca noclegowe na dwie doby podczas wizyty studyjnej dla wszystkich uczestników, tj. 20 osób , w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych. • Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe były wyposażone, co najmniej w: a) pojedyncze łóżka, b) pełny węzeł sanitarny, tj. toaletę, prysznic i umywalkę, c) suszarkę do włosów, d) komplet ręczników, e) lustro oraz szafę lub przestrzeń do przechowywania odzieży, f) klimatyzację, g) bezpłatny dostęp do sieci Wi-Fi, h) telewizor. Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników wizyty studyjnej ani innych kosztów indywidualnych, w szczególności związanych z korzystaniem z płatnej telewizji, minibaru lub innych usług dodatkowych. Koszty te ponoszą uczestnicy i są przez nich rozliczane bezpośrednio z hotelem. • Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich obowiązkowych opłat związanych z zakwaterowaniem, w tym ewentualnych opłat klimatycznych lub miejscowych, obowiązujących w miejscu realizacji wizyty studyjnej. 4) Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-17; dane przetworzone.