Realizacja usług związanych z kompleksową organizacją dwóch wydarzeń typu DemoDay w ramach AIP Industry Lab III

Numer ogłoszenia: 2026-69888-292140 Projekt: FENG.02.28-IP.02-0008/23 - Akcelerator Innowacji Przemysłowych INDUSTRYLAB III Część 1: organizacją dwóch wydarzeń typu DemoDay w ramach IndustryLab 1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwóch uzupełniających się wydarzeń typu DemoDay prezentujących rezultaty wypracowane przez Startupy (dalej również: Zespoły) uczestniczące w trzeciej, czwartej oraz piątej rundzie projektu IndustryLab. Oba wydarzenia powinny zostać zrealizowane w formule stacjonarnej w okresie pomiędzy 1 a 31 października 2026 r. Każde z nich stanowić powinno dedykowany blok programowy osadzony w ramach dużego wydarzenia branżowego o charakterze ogólnopolskim (dalej również jako: wydarzenie nadrzędne). W każdym z dwóch wydarzeń DemoDay udział weźmie od 4 do 10 Startupów wyselekcjonowanych przez Zamawiającego. 2) Każdy z dwóch DemoDay zostanie zrealizowany jako wyodrębniony blok programowy wydarzenia o charakterze ogólnopolskim. Nie dopuszcza się realizacji obu DemoDay w ramach jednego wydarzenia nadrzędnego. Nie dopuszcza się realizacji obu DemoDay w tym samym dniu kalendarzowym, nawet jeżeli odbywałyby się w ramach dwóch różnych wydarzeń nadrzędnych.. 3) Celem zamówienia jest zorganizowanie procesu, który pozwoli na rzetelną prezentację innowacyjnych rozwiązań, stworzenie warunków do pozyskania informacji zwrotnej z rynku, wygenerowania sieci kontaktów oraz doprowadzenia do inicjacji rozmów i spotkań 1:1 pomiędzy Startupami a inwestorami i odbiorcami technologii, a tym samym przyczyni się do zwiększenia szans na komercyjne wdrożenia, pilotaże i finansowanie rozwoju uczestniczących Startupów. 4) Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) musi spełniać wymogi dostępności, informacji i promocji oraz ochrony danych. Oznacza to dostępność cyfrową treści i narzędzi rejestracyjnych, zapewnienie napisów do materiałów wideo i czytelną komunikację, prawidłowe oznakowanie materiałów zgodnie z zasadami programu oraz zgodne z prawem gromadzenie i przetwarzanie danych uczestników, z jasnym zakresem zgód i właściwą podstawą prawną. W wymiarze własności intelektualnej niezbędne będzie uporządkowanie praw do materiałów powstałych w toku wydarzenia - nagrań, fotografii, projektów graficznych - tak, aby Zamawiający mógł w przyszłości swobodnie je utrwalać, zwielokrotniać i rozpowszechniać w celach sprawozdawczych i promocyjnych. Przeniesienie autorskich praw majątkowych na wszystkich znanych w dniu zawarcia umowy polach eksploatacji nastąpi bez ograniczeń terytorialnych i czasowych wraz z prawem wykonywania zależnych praw autorskich. Wykonawca zobowiązany będzie również do dostarczenia plików źródłowych najpóźniej w dniu przekazania końcowego protokołu odbioru. 5) Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) obejmuje trzy fazy: a) fazę przygotowawczą - zorganizowanie wyodrębnionej przestrzeni konferencyjnej, praca nad gotowością prezentacyjną, próby techniczne, przygotowanie materiałów wizerunkowych i informacyjnych; b) fazę realizacji - seria krótkich prezentacji ze ściśle kontrolowanym czasem (średnio 8 minut dla każdego ze Startupów) i moderowanym Q&A, uzupełniona panelem eksperckim i programem networkingowym, który przybrać powinien postać stolików rozmów lub strefy expo; c) fazę końcową - obejmującą post-produkcję (cięcie i opis nagrań), dystrybucję materiałów, raportowanie wskaźników, a przede wszystkim zorganizowanie przestrzeni dla spotkań (matchmaking), umożliwiających zainicjowanie procesów biznesowych z potencjalnymi klientami lub inwestorami. 6) Zamawiający wymaga, aby oba wydarzenia (DemoDay) zostały zorganizowane jako integralny element ogólnopolskiego wydarzenia branżowego o tematyce zbieżnej z zakresem projektu IndustryLab, w szczególności kongresu, konferencji lub targów dedykowanych rozwojowi przedsiębiorczości, odbywających się w terminie mieszczącym się między 1 a 31 października 2026 r. Przez wydarzenie o zasięgu ogólnopolskim rozumie się cykl o ugruntowanej pozycji na rynku, posiadający rozpoznawalny program merytoryczny, regularność edycji (co najmniej 3 edycje w pięciu ostatnich latach), szeroką reprezentację uczestników z wielu województw oraz mierzalne, powtarzalne wskaźniki skali, takie jak łączna frekwencja, liczba wystawców, partnerów i patronów oraz zasięg medialny. Na etapie składania oferty Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić trzy propozycje wydarzeń nadrzędnych spełniających powyższe kryteria, a następnie - po wyborze i zawarciu umowy - doprowadzi do formalnego włączenia bloku DemoDay do oficjalnej agendy wydarzenia nadrzędnego, zapewniając nie krótszy niż dziewięćdziesięciominutowy slot programowy w sali o pojemności co najmniej sześćdziesięciu miejsc (60) oraz wydzieloną przestrzeń ekspozycyjną dla startupów. Zamawiający zaznacza również, iż przedstawione propozycje nie mogą stanowić oferty wari Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-18; dane przetworzone.