Polska - Usługi w zakresie organizowania seminariów - Organizacja 4. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmującej: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską i usługą noclegową

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowa organizacja 4. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (4. WGS), która odbędzie się w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową, z tym że przedmiotem zamówienia objęte są również usługi świadczone w dniach 17 oraz 21 listopada 2025 r. Na przedmiot zamówienia składają się usługi: 4.1.1. wynajęcie obiektu konferencyjnego, w tym sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną i miejscem na punkt rejestracyjno-informacyjny wraz z wyposażeniem, 4.1.2. zapewnienie materiałów promocyjnych, 4.1.3. zapewnienie noclegów ze śniadaniem, 4.1.4. zorganizowanie przerw kawowych, 4.1.5. zorganizowanie posiłków (obiad i kolacje), 4.2. W ramach organizowanego wydarzenia Wykonawca: 4.2.1. udostępni przygotowaną salę konferencyjną dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji) , wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi; 4.2.2. udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem; 4.2.3. zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących; 4.2.4. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji)1: 2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 18-20 listopada 2025 r. 4.2.5. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: (2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 17/18 listopada 2025 r oraz 20/21 listopada 2025 r.); 4.2.6. zapewni wyżywienie (przerwy kawowe, obiady, kolacja) dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji)1: wraz z obsługą kelnerską w dniach 18-20 listopada 2025 r.; 4.2.7. zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób w dniu 17 listopada 2025 r. - obiad, kolacja oraz 20 listopada 2025r. 1 x kolacja. 4.2.8. zapewni materiały promocyjne, 4.2.9. Zamawiający na dwa miesiące przed terminem organizacji Konferencji przekaże Wykonawcy wzory do nadruku na materiałach reklamowych wraz z ilością materiałów promocyjnych jakie należy zamówić. 4.3. Zamawiający na 30 dni kalendarzowych przed terminem wydarzenia zastrzega sobie prawo dokonania zmniejszenia liczby uczestników konferencji o 30% skutkującego proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia umownego brutto wykonawcy za wykonanie usługi w zakresie składników wynagrodzenia: kosztu wyżywienia uczestników, usługi hotelowej. 4.4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, zmniejszenia liczby uczestników wydarzenia o 10% w stosunku do zgłoszonej, określonej wedle zasad wskazanych w pkt. 4.3, liczby uczestników, jeśli o powyższej zmianie zawiadomi Wykonawcę pocztą elektroniczną (e-mailem) najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia wydarzenia.