Magyarország - Rendezvényszervezési szolgáltatások - Rendezvényszervezési feladatok- MAHOP (480)

Rendezvényszervezési feladatok teljes körű ellátása az Agrármarketing Centrum Nonprofit Kft. részére a MAHOP Plusz-2.6.1-24-2024 „Halmarketing” című felhívás a „Kapj rá!” halfogyasztást népszerűsítő nemzeti kommunikációs és promóciós marketing kampány részeként a 2025-2027. években Nyertes AT feladatai tervezetten Megrendelő rendezvényeinek teljes körű előkészítése és lebonyolítása: 1. Kreatív koncepcióalkotás, szövegírás és grafikai tervezés Nyertes AT a Megrendelő által biztosított arculati elemek és grafikai tervek felhasználásával, fotókkal, leírásokkal legalább három, egymástól lényegesen különböző javaslatot dolgoz ki az adott belföldi rendezvények kreatív koncepciójára vonatkozóan. Feladatai közé tartozik továbbá látványtervek elkészítése (pl. a kiállítási helyszín/stand berendezési és/vagy a dekorációs terve); rendezvényhelyszín, kiállítások esetében stand dekorációjának megtervezése; rendezvényekhez kapcsolódó marketing- és dekorációs elemek grafikai tervezése, nyomdai előkészítése, rendezvényeken használt reklámajándékok és ruházat emblémázásához szükséges grafikai feladatok ellátása,, rendezvényekhez kapcsolódó grafikai anyagok szövegírási feladatainak ellátása, igény esetén a tervezéshez szükséges stockfotók biztosítása. 2. Rendezvényszervezés, szakemberek biztosítása, egyéb a rendezvényszervezéshez kapcsolódó szolgáltatások biztosítása Belföldi kiállítások, rendezvények vonatkozásában nyertes AT feladata a Megrendelő által megadott rendezvénykoncepció, specifikációk (brief) és helykiosztás, valamint az átadott standhely/hely kijelölési rajzok szerint a nemzeti kiállítási standok/egyéb megjelenési konstrukciók kulcsrakész megvalósítása, mely feladat magába foglalja a teljes stand megtervezését (műszaki tervek elkészítése), engedélyeztetését (a szükséges engedélyeztetési tervdokumentáció összeállítása és a kapcsolódó összes egyeztetési feladatok ellátása) és megépítését a rendezvényhelyszínen, dekorálását, a stand/egyéb megjelenés teljes körű üzemeltetését, valamint a rendezvény végét követően a stand lebontását. A szükséges egyeztetéseket követően nyertes AT feladata a Megrendelő által meghatározott koncepció szerint az adott rendezvény forgatókönyvének / moderátori forgatókönyvének vagy a technikai személyzet számára szükséges technikai forgatókönyvének elkészítése és átadása, ehhez kapcsolódóan a cselekvési terv elkészítése. Nyertes AT feladata a rendezvények lebonyolításához szükséges szakemberek biztosítása. 3. Rendezvényhelyszín biztosítása Belföldi rendezvények esetén a nyertes AT Megrendelő igényei alapján a rendezvény jellegéhez leginkább illeszkedő, fotókkal ellátott helyszínjavaslatokat dolgoz ki, melyek közül a Megrendelő választ. Ezt követően a nyertes AT feladata a helyszín bérlése. Belföldi kitelepülés esetén - amennyiben Megrendelő elsődlegesen az általa előzetesen kiválasztott rendezvényeken kíván megjelenni -, nyertes AT-nek fel kell vennie a kapcsolatot a kijelölt helyszínnel és biztosítania kell a kitelepülés helyszíni feltételeit. Amennyiben ezen rendezvények/helyszínek valamelyike mégsem elérhető, nyertes AT-nek újakra vonatkozó, 2 db javaslatot kell kidolgoznia. 4. Rendezvénytechnika biztosítása A belföldi rendezvények esetén nyertes AT feladata a szükséges rendezvénytechnikai igények felmérése, megtervezése, valamint teljes körű biztosítása (hangtechnika, világítástechnika, fénytechnika, színpadtechnika, vizuáltechnika) 5. Bútorok, berendezések, rendezvénykellékek, dekoráció biztosítása A belföldi rendezvények esetén nyertes AT feladata a rendezvényhelyszín és környéke dekorációjának (kiállítások esetében Megrendelő standdekorációjának) megtervezése és kivitelezése a Megrendelő által kiválasztott helyszín adottságai és az elfogadott/megadott rendezvénykoncepció figyelembevételével. Nyertes AT feladata az adott rendezvény jellegéhez illeszkedő bútorzat biztosítása, szükség esetén színpadépítés, kiállítási standok, kiállítói pultok, tárgyalók kialakítása, konténerek, sátrak biztosítása, egyedi installációk gyártása a Megrendelővel való előzetes egyeztetés alapján. Nyertes AT feladata a kiállítási standok teljes körű kivitelezése és üzemeltetése. 6. Cateringszolgáltatás biztosítása Nyertes AT feladata a hazai rendezvények, kiállítások megvalósításához szükséges vendéglátási szolgáltatások biztosítása az adott rendezvény/kiállítás koncepciójához igazodva. Feladatok e körben tervezetten (valamennyi rendezvénytípus esetén a szükséges eszközökkel, szakemberekkel): a) kóstoltatás megszervezése b) catering biztosítása (pl. kávészünet, stb.) 7. Programok biztosítása Nyertes AT feladata a Megrendelő igényei, illetve az elfogadott/megadott rendezvénykoncepció alapján a rendezvények részeként megvalósuló szórakoztató programelemek (fellépők, programok, aktivitások, foglalkozások stb.) megszervezése és lebonyolítása. 8. Szállás biztosítása Nyertes AT feladata lehet a rendezvényekhez kapcsolódóan szállás biztosítása szakmai előadók és meghívott vendégek részére reggelivel együtt. 9. Utazás, szállítás, egyéb logisztikai szolgáltatások biztosítása Nyertes AT feladata minden, a rendezvények és kitelepülések/kiállítások előkészítése, megvalósítása, valamint a kapcsolódó kommunikációs ügynökségi tevékenység során (pl. gyártás) felmerülő összes utazási, szállítási és logisztikai feladatok ellátása (ideértve a kapcsolódó rakodást és a leszállított termékek további mozgatását is). Nyertes AT feladata lehet továbbá a belföldi rendezvények, kiállítások résztvevőinek/vendégeinek az adott rendezvényhez kapcsolódó utaztatása. 10. Nyomdai szolgáltatások biztosítása Nyertes AT feladata lehet az egyes rendezvényekhez kapcsolódó nyomdai gyártási feladat(ok) elvégzése a legmagasabb minőségi és költséghatékonysági szempontok alkalmazásával Megrendelő egyedi megrendelője szerint. Folytatás a BT-300, II.2.14) További információk pontban.