Polska - Usługi w zakresie organizacji imprez - Świadczenie usług hotelarsko - gastronomicznych oraz organizacja ceremonii wręczenia nagród w konkursie „Nasz Projekt eTwinning 2026” w podziale na dwie części.

CZĘŚĆ I PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Krajowe Biuro eTwinning w Polsce od dnia jej zawarcia przez ostatnią ze Stron do dnia 31 grudnia 2027 r. lub do wcześniejszego wyczerpania kwoty wynagrodzenia, określonej w § 5 ust. 1 niniejszej umowy, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej. Miejsce realizacji usługi - obiekty konferencyjno-hotelowe, zlokalizowane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. WARIANTY REALIZACJI USŁUG Rezerwacja „standard” W rezerwacji typu „standard” Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia minimum 3 propozycji obiektów hotelowych, w których może zostać zrealizowane wydarzenie, a następnie dokonania rezerwacji i wynajmu wybranego przez Zamawiającego obiektu. Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. II OPZ. Rezerwacja „ze wskazaniem” Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ. CZĘŚĆ II 1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa organizacja ceremonii wręczenia nagród w konkursie „Nasz Projekt eTwinning 2026” wraz z usługą hotelową, przygotowaniem scenografii, obsługą techniczną i audiowizualną wydarzenia oraz przygotowanie multimediów (zwanej dalej „ceremonią” lub „wydarzeniem”) na warunkach i w terminach określonych w opisie przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „OPZ”) stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz niniejszej Umowie, w tym w szczególności: 1) zapewnienie zakwaterowania ze śniadaniem 2) posiłków 3) sal konferencyjnych, 4) przygotowanie i budowa scenografii, 5) obsługa multimedialna ceremonii, 6) obsługa wizualna ceremonii (przygotowanie wizytówek nagrodzonych projektów, spotu promocyjnego ceremonii i „key visual”), 7) bezpłatne miejsca parkingowe. 2. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi będące przedmiotem niniejszej Umowy w obiektach: a) W przypadku zakwaterowania uczestników w Hotelu minimum 3* w rozumieniu przepisów § 2 ust.2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945), zlokalizowany na terenie Gdańska w odległości nie większej niż 500 m od przystanku autobusowego lub stacji kolejowej mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google; nie większej niż 1 500 m od miejsca ceremonii mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google. Standard obiektu zgodny z opisem zawartym w OPZ rozdz. III. b) W przypadku miejsca organizacji ceremonii w obiekcie zlokalizowanym w Gdańsku, w odległości nie większej niż 500 m od przystanku autobusowego lub stacji kolejowej mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google. Standard obiektu zgodny z opisem zawartym w OPZ rozdz. II. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania wartości Umowy w wysokości 20% kwoty, o której mowa w § 2 ust. 1 Umowy, a Wykonawca oświadcza, że nie będzie wnosił z tego tytułu żadnych roszczeń. Ilości zamówionych usług będą wynikać z zapotrzebowania Zamawiającego uzgodnionego z Wykonawcą zgodnie z § 3 ust 1 Umowy. Wykonawca oświadcza, że z tego tytułu nie będzie wnosił wobec Zamawiającego jakichkolwiek roszczeń, w szczególności o zapłatę wynagrodzenia, odszkodowania, utraconych korzyści lub zwrotu kosztów. Umowa zostanie zawarta na okres 6 miesięcy, licząc od dnia jej podpisania przez ostatnią ze Stron. Planowany termin wydarzenia: 22 maja 2026 r. CZĘŚĆ I PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Krajowe Biuro eTwinning w Polsce w okresie od podpisania umowy do 31.12.2027 r. Miejsce realizacji usługi - obiekty konferencyjno-hotelowe, zlokalizowane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. WARIANTY REALIZACJI USŁUG Rezerwacja „standard” W rezerwacji typu „standard” Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia minimum 3 propozycji obiektów hotelowych, w których może zostać zrealizowane wydarzenie, a następnie dokonania rezerwacji i wynajmu wybranego przez Zamawiającego obiektu. Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. II OPZ. Rezerwacja „ze wskazaniem” Zamawiający przewiduje możliwość zlecania rezerwacji w obiekcie ściśle określonym przez siebie. W takich przypadkach, Wykonawca bada dostępność oraz ceny usług w obiekcie wskazanym przez Zamawiającego, a następnie - w razie akceptacji przedstawionej propozycji realizacji usługi Zamawiający zleca Wykonawcy realizację usług. Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ. Zmiana umowy 1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień umowy w szczególności w zakresie terminu realizacji, wynagrodzenia, specyfikacji usług lub warunków wykonania, w następujących przypadkach: a. niewykorzystania kwoty wskazanej w § 5 ust. 1 polegającą na przedłużeniu okresu trwania Umowy, jednak nie dłużej niż o 6 miesięcy; b. zmian przepisów prawa mających bezpośredni wpływ na treść umowy, w szczególności zmian stawki podatku VAT oraz podatku akcyzowego; c. wystąpienia siły wyższej; d. powstania rozbieżności lub niejasności terminologicznych, których nie można usunąć inaczej niż poprzez zmianę umowy - wyłącznie w celu doprecyzowania jej treści i zapewnienia jednoznacznej interpretacji postanowień, e. zmiany powszechnie obowiązujących przepisów w zakresie dotyczącym bezpośredniego wpływu na realizację przedmiotu umowy i może prowadzić do modyfikacji wyłącznie tych zapisów umowy, do których się odnosi; f. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian organizacyjnych po stronie Zamawiającego, w tym w szczególności w jego strukturze organizacyjnej; g. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację programów, w ramach których realizowane jest zamówienie, zmiana może dotyczyć wyłącznie tych zapisów umowy, na które będą miały bezpośredni wpływ modyfikacje w umowach zawartych pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną;. 2. Dopuszcza się zmianę postanowień umowy względem treści oferty w przypadku zmiany: a) minimalnego wynagrodzenia za pracę lub minimalnej stawki godzinowej, b) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnym lub wysokości stawek składek, c) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do PPK, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. b), wartość netto wynagrodzenia pozostaje niezmieniona, a wartość brutto zostaje ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. a), wynagrodzenie Wykonawcy podlega zwiększeniu o łączną wartość wzrostu kosztów wynikającą z dostosowania wynagrodzeń osób realizujących zamówienie do wysokości zmienionych stawek minimalnych, wraz ze wszystkimi obciążeniami publicznoprawnymi. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. b), wynagrodzenie ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, wynikającego z nowych zasad ubezpieczeń, z zachowaniem dotychczasowej kwoty netto wynagrodzeń osób realizujących zamówienie. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. c), wynagrodzenie Wykonawcy ulega zmianie wyłącznie w zakresie kosztów wynikających z wprowadzenia PPK dotyczących pracowników wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją zamówienia. Wykonawca przedstawia sposób i podstawę wyliczenia zmiany wynagrodzenia. 7. Warunkiem dokonania zmian jest zaistnienie przesłanek wskazanych w ust. 1 lub 2 oraz złożenie przez zainteresowaną stronę pisemnego, umotywowanego wniosku o zmianę umowy.; CZĘŚĆ II Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja ceremonii wręczenia nagród w konkursie „Nasz Projekt eTwinning 2026” planowana na dzień 22.05.2026 r. wraz z usługą hotelową, przygotowaniem scenografii, oraz obsługą techniczną i audiowizualną wydarzenia. (zwanej dalej „ceremonią”). INOFROMACJA O CEREMONII Wydarzeniem jest ceremonia wręczenia nagród w konkursie Nasz Projekt eTwinning 2026. Celem wydarzenia jest ogłoszenie wyników konkursu oraz nagrodzenie maksymalnie 23 zwycięskich projektów eTwinning. Wydarzenie ma charakter cykliczny - jest organizowane przez Krajowe Biuro eTwinning każdego roku w formie wydarzenia na miejscu.   Regulamin konkursu Nasz projekt eTwinning 2026 dostępny jest na stronie internetowej Krajowego Biura eTwinning.   Strona internetowa Krajowego Biura eTwinning (www.etwinning.pl) zawiera wszystkie informacje na temat programu eTwinning.