Polska - Usługi archiwizacyjne - Przedmiotem zamówienia jest: Część (1) - Digitalizacja dowodów zmian EGiB Część (2) - Modyfikacja aplikacji OSCAN

Nazwa zamówienia zadania częściowego nr 1: przekształcenie do postaci cyfrowej w drodze skanowania wskazanych przez Zamawiającego dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków i opisanie ich metadanymi; Nazwa zamówienia zadania częściowego nr 2: modyfikacja istniejącego repozytorium OSCAN, przygotowanie środowiska testowego dla istniejącego repozytorium OSCAN oraz dostarczenie aplikacji do importu plików i metadanych w celu zasilenia repozytorium zdigitalizowanymi dokumentami zmian stanowiącymi podstawę aktualizacji bazy EGiB dla projektu pn.: Zarządzanie Miastem w oparciu o bazy danych przestrzennych wraz z rozwojem e-usług” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027; Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1A i 1B do SWZ oraz wzory Umów - Załączniki nr 4.1 i 4.2 ; 15.1.2. Zadanie 1: /numeracja zgodna z SWZ/ Warunki udziału w postępowaniu dotyczące: zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie; uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie; sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w wysokości nie niższej niż 500000,00zł. (słownie: pięćset tysięcy złotych) oraz posiadanie środków finansowych lub zdolność kredytową na kwotę co najmniej 300000,00zł. (słownie: trzysta tysięcy złotych).zdolności technicznej lub zawodowej: A1)Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje co najmniej dwie usługi* polegające na przetworzeniu do postaci cyfrowej analogowych materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego lub dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków wraz z ich opisaniem metadanymi, o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto, spełniające następujące warunki: a)usługa była wykonywana nieprzerwanie przez minimum 3 miesiące**; b) usługa obejmowała/obejmuje minimum 150 mb. wyżej określonych dokumentów. A2) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu i wykształceniu niezbędnych do prawidłowej realizacji zamówienia, tj. co najmniej 5 osobami, w tym: a) jedną osobą w roli Kierownika Prac posiadającą wykształcenie wyższe geodezyjne, uprawnienia zawodowe, o których mowa w art. 43 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U.2024r., poz. 1151) i doświadczenie w nadzorowaniu prac polegających na skanowaniu dokumentów pzgik lub dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków wraz z opisaniem ich metadanymi; b) jedną osobą w roli Eksperta posiadającą wykształcenie wyższe geodezyjne, uprawnienia zawodowe, o których mowa w art. 43 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U.2024r., poz. 1151) i doświadczenie w ocenie dokumentów pzgik lub dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków wraz z opisaniem ich metadanymi;c)trzema osobami posiadającymi doświadczenie w obsłudze urządzeń skanujących, potwierdzone udziałem w ostatnich 3 latach w co najmniej jednej usłudze polegającej na skanowaniu.A3) dysponuje lub będzie dysponować odpowiednim potencjałem technicznym niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia w tym: lokalem (lokalami) przeznaczonym/mi do przechowywania i skanowania dokumentów. Lokale te muszą spełnić poniższe wymagania: a.Ochrona przeciwpożarowa; b.Zabezpieczenia przed włamaniem;c.Monitoring wizyjny:d.Warunki środowiskowe: pomieszczenia muszą być wyposażone w sprawne systemy grzewcze, wentylacyjne i klimatyzacyjne. /szczegółowy opis warunków Rozdz. XV SWZ/. Zadanie 2: Warunki udziału w postępowaniu dotyczące: zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie; uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie; sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie; zdolności technicznej lub zawodowej: A4) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje co najmniej jedną usługę* polegającą na modyfikacji posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania OSCAN (lub równoważnego oprogramowania), o wartości nie mniejszej niż 40000,00 zł brutto, spełniające następujące warunki: a) usługa była wykonywana nieprzerwanie w ciągu 3 miesięcy**;b) usługa obejmowała/obejmuje dostarczenie aplikacji do zasilenia repozytorium.A5) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami o odpowiednich kwalifikacjach, doświadczeniu i wykształceniu niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia tj. co najmniej trzema osobami, każda z minimum 2 letnim doświadczeniem i udziałem w co najmniej 1 projekcie podobnego typu do przedmiotu zamówienia, w tym: a. Analityk biznesowy z doświadczeniem w systemach archiwizacji dokumentów; b. Architekt systemów IT z doświadczeniem w projektowaniu repozytoriów dokumentów; c.Programista z doświadczeniem w technologiach użytych w systemie /szczegółowy opis warunków Rozdz. XV SWZ/. Przedmiotem zamówienia jest przekształcenie do postaci cyfrowej w drodze skanowania wskazanych przez Zamawiającego dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków i opisanie ich metadanymi. Przedmiot zamówienia będzie realizowany dla dokumentów z lat 1970-2025 - dowodów zmian danych ewidencyjnych z obszaru miasta Łodzi, w podziale na dzielnice i obręby. Przekształcone do postaci cyfrowej dokumenty dowodów zmian zostaną umieszczone przez Zamawiającego w istniejącym repozytorium OSCAN, a następnie w zakresie umożliwiającym integrację powiązane z bazą ewidencji gruntów i budynków prowadzoną w Geo-Info Mapa firmy Systherm-Info sp. z o.o. z Poznania. Informacje ogólne: 1. Dowody zmian pochodzą z lat 1970-2025. 2. Dowody zmian przechowywane są w segregatorach formatu A-4. 3. Ilość analogowych dokumentów do przetworzenia to około 500 mb.4. Szacunkowa ilość dokumentów w przeliczeniu na karty to około 3 750 000 kart .5. Większość dokumentów jest w formacie A-4. 6. Dokumenty mogą mieć postać jednostronną i dwustronną. Uwaga: W przypadku dokumentów większych od A4, ilość stron przyjmuje się odpowiednio jako wielokrotność formatu A4. Dokumenty w formacie mniejszym od A4 przyjmuje się jako format A4. Termin wykonania zamówienia: Zadanie częściowe nr 1 6.1 /numeracja zgodna z SWZ/Zamawiający wymaga realizacji zamówienia w terminie 14 miesięcy od daty podpisania umowy. Przy czym pod pojęciem „realizacji zamówienia" Zamawiający rozumie zakończenie wszelkich prac związanych z wykonaniem przedmiotu zamówienia, w tym również kontroli i poprawy usług/dostaw w przypadku dostarczenia Zamawiającemu do odbioru przedmiotu zamówienia posiadającego wady. 6.2 Dokładny termin rozpoczęcia wykonywania usługi zostanie ustalony przez Zamawiającego z wybranym Wykonawcą przed zawarciem umowy, w sposób określony w § 3 i z uwzględnieniem § 4 ust. 2 wzoru umowy. 6.3 Wykonawca ma obowiązek zgłosić do odbioru produkt zgodny z opisem przedmiotu zamówienia i Harmonogramem rzeczowo-finansowym prac na dzień tego zgłoszenia. 6.4 Zamawiający przewiduje odbiory częściowe: Etap I - szacowana ilość zeskanowanej i opisanej dokumentacji to 150 m bieżących; zakończenie prac nie później niż do 4 miesiące od podpisania umowy. Etap II - szacowana ilość zeskanowanej i opisanej dokumentacji to kolejne 100 m bieżących; zakończenie prac nie później niż do 7 miesięcy od podpisania umowy. Etap III - szacowana ilość zeskanowanej i opisanej dokumentacji to kolejne 150 m bieżących; zakończenie prac nie później niż do 11 miesięcy od podpisania umowy. Etap IV - szacowana ilość zeskanowanej i opisanej dokumentacji to ostatnie 100 m bieżących: zakończenie prac nie później niż do 14 miesięcy od podpisania umowy.; Przedmiotem zamówienia jest modyfikacja istniejącego repozytorium OSCAN, przygotowanie środowiska testowego dla istniejącego repozytorium OSCAN oraz dostarczenie aplikacji do importu plików i metadanych w celu zasilenia repozytorium zdigitalizowanymi dokumentami zmian stanowiącymi podstawę aktualizacji bazy EGiB. Modyfikacja produkcyjnego repozytorium ma na celu dostosowanie jego struktury do potrzeb Zamawiającego mając na względzie zasilenie zeskanowanymi dokumentami zmian, które w zakresie umożliwiającym integrację zostaną powiązane z bazą ewidencji gruntów i budynków prowadzoną w Geo-Info Mapa firmy Systherm-Info sp. z o.o. z Poznania. Modyfikacja nie może zakłócić dotychczasowych integracji OSCAN, OSCAN-Lite z produktami Geo-Info. Środowisko testowe zostanie uruchomione na potrzeby realizowanego projektu „Zarządzanie Miastem w oparciu o bazy danych przestrzennych wraz z rozwojem e-usług” - zadania „Digitalizacja i opisanie metadanymi dokumentów z lat 1970-2025 stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków miasta Łodzi”. Jego celem jest zapewnienie sprawnej weryfikacji zeskanowanych dokumentów. Środowisko umożliwi prowadzenie kontroli manualnej polegającej na wizualizacji plików pdf i równoczesnej weryfikacji metadanych. Aplikacja do importu plików pdf i xml będzie dodatkowo realizowała automatyczną weryfikację metadanych zgodnych ze słownikiem oraz ich poprawność przed wprowadzeniem do produkcyjnego repozytorium OSCAN. Zamawiający dysponuje oprogramowaniem będącym repozytorium plików o nazwie OSCAN w wersji 2.0.0. Oprogramowanie zostało dostarczone przez firmę OPEGIKA Sp. z o.o. z Elbląga. Firma świadczy usługę asysty technicznej i konserwacji. Zamawiający posiada licencję, która nie uprawnia do wglądu ani modyfikacji kodu oprogramowania. Oprogramowanie działa na bazie danych PostgreSQL. Aktualnie baza zajmuje około 3,5 TB przestrzeni dyskowej. Oprogramowanie spełnia rolę repozytorium dokumentów (skanów): aktów notarialnych, operatów itp. Oprogramowanie współpracuje poprzez usługi sieciowe (web services) z wykorzystywanym w ŁOG oprogramowaniem Geo-Info służącym do prowadzenia ewidencji gruntów i budynków firmy Systherm-Info sp. z o.o. z Poznania. Znajdujące się w repozytorium dokumenty są podłączone do zmian w systemie ewidencyjnym. Dwustronna interakcja pomiędzy OSCAN i Geo-Info jest realizowana przy każdej zmianie dokumentów w OSCAN i przy zmianach ewidencyjnych. Repozytorium OSCAN współpracuje także z aplikacją OSCAN-Lite wykorzystywaną w UMŁ do wglądu do zgromadzonych w repozytorium dokumentów oraz z modułem służącym do skanowania, OCR-owania i analizy treści aktów notarialnych w celu odpowiedniego oznaczenia składanych w nim dokumentów. Repozytorium przechowuje elektroniczną postać dokumentów znajdujących się w archiwum zakładowym Łódzkiego Ośrodka Geodezji (ŁOG) będących danymi pzgik i dowodami zmian w EGiB wraz z metadanymi. Repozytorium posiada możliwość udostępniania dokumentów zgromadzonych w repozytorium aplikacjom zewnętrznym (przeglądanie, pobieranie). /numeracja zgodna z SWZ/ 6.5 Zamawiający wymaga realizacji zamówienia w terminie do 100 dni roboczych od daty podpisania umowy. UWAGA: W ciągu 14 dni od podpisania umów w zadaniu częściowym nr 2 Wykonawca zobowiązany jest przygotować Harmonogram rzeczowo-finansowy prac. 6.6 Zamawiający przewiduje odbiory częściowe przedmiotu zamówienia: Część I - Przygotowanie środowiska testowego dla repozytorium OSCAN 40 dni od podpisania umowy; Część II - Modyfikacja oprogramowania produkcyjnego repozytorium OSCAN 80 dni od dnia podpisania umowy; Część III - Dostarczenie aplikacji do importu plików i metadanych zeskanowanych dokumentów zmian 100 dni od podpisania umowy.