Étude de marché pour la rénovation complète de l'intranet de l'Association des eaux Eifel-Rur (WVER)

Markterkundung gemäß § 20 Abs. 1 UVgO 1. Auftraggeber: Wasserverband Eifel-Rur (WVER) Eisenbahnstraße 20 52353 Düren 2. Gegenstand der Markterkundung: Der Wasserverband Eifel-Rur (WVER) beabsichtigt hiermit, im Vorfeld einer geplanten Vergabe gemäß § 20 Abs. 1 UVgO eine Markterkundung durchzuführen. Ziel dieser Markerkundung ist es, den Markt hinsichtlich den nachfolgende beschriebenen Leistungen oder Produkte zu sondieren: 2.1 Allgemeine Unternehmensinformationen Der Wasserverband Eifel-Rur (WVER) ist eine Organisation, deren Einzugsgebiet sich entlang der Rur erstreckt und von der Eifel bis ins Heinsberger Land und von Düren bis Aachen reicht. Hauptnebengewässer der Rur sind Olef und Urft, Vicht und Inde und Wurm. Der Verbandssitz befindet sich in Düren. Die Aufgaben des WVER orientieren sich an § 2 Abs. 1 Eifel-RurVG, welches auf der Webseite des WVER zu finden ist (https://wver.de/unsere-organisation). Dazu zählen unteranderem die Sicherung des Hochwasserschutzes an Fließgewässern und die Verstetigung des Wasserflusses unterhalb von Talsperren, die Bereitstellung von Wasser für die Trinkwassergewinnung und von Betriebswasser, die Beseitigung von Abwässern aus Gewerbe und aus dem Privatbereich und die Herstellung von naturnahen Verhältnissen an den Gewässern sowie die Sicherung eines guten Zustands der Gewässer. Insgesamt unterhält der WVER eine Gewässerstrecke von ca. 1.900 km sowie vier große Stauseen und zwei kleinere Staubecken. Der WVER versteht sich als moderner Dienstleister der Wasserwirtschaft für seine Mitglieder. Mit seiner Arbeit legt er die Grundlagen etwa für die kommunale und gewerbliche Entwicklung. Zudem trägt er zum Erhalt der natürlichen Lebensgrundlagen für die Menschen bei, etwa auch durch sein Engagement für den Klimaschutz. Seine Anlagen in einem technisch zeitgemäßen Zustand zu halten, ist sein Anspruch. Zudem sind ihm Transparenz gegenüber seinen Mitgliedern und der Öffentlichkeit wichtig. Ebenso schafft der Verband ein gutes Arbeitsumfeld im Sinne einer gesunden Work-Life-Balance für seine Belegschaft. Dazu gehören auch ein Betriebliches Gesundheitsmanagement und die Schaffung von Freizeitangeboten, etwa über eine Betriebssportgemeinschaft. Der Verband hat das Ziel, sich zu einem der attraktivsten Arbeitgeber in seiner Region zu entwickeln. Angesichts des demografischen Wandels will er so eine Top-Adresse für qualifizierte Jobsuchende sein, um zukünftige personelle Lücken zu schließen. Ebenso bietet er jungen Menschen verstärkt Ausbildungsangebote, etwa in seinem hochmodernen Ausbildungszentrum in Aachen. Organisatorisch ist der Verband unterteilt in den Vorstandbereich und vier Geschäftsbereiche. Sowohl dem Vorstandsbereich als auch den Geschäftsbereichen sind verschiedene Stabstellen angegliedert. 750 Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen der Ingenieurs- und Naturwissenschaften, aber auch Juristinnen und Juristen, Facharbeiterinnen und Facharbeiter, Menschen in handwerklichen Berufen und Datenverarbeitungsfachleute sind beim WVER beschäftigt. Die Mitarbeitenden sind an mehr als 44 Standorten im Verbandsgebiet tätig. Der WVER besitzt verschiedene interne Anspruchsgruppen wie Mitarbeitende, Verbandsmitglieder, verschiedene Gremien sowie weitere spezifische Zusammenschlüsse, die aus dem Unternehmenskontext resultieren (z.B. Betriebssportgemeinschaft). Weitere Informationen sind über www.wver.de abrufbar. 2.2 Ziel der Markterkundung Im Rahmen der Grunderneuerung des Intranets des WVER wird eine Markterkundung durchgeführt. Diese dient dazu, vor der Einleitung des Vergabeverfahrens einen umfassenden Überblick über aktuelle Entwicklungen, technische Möglichkeiten, bewährte Vorgehensweisen sowie innovative Ansätze und Trends im Bereich moderner Intranet-Lösungen zu gewinnen. Gleichzeitig soll geprüft werden, inwieweit die bestehenden fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen durch die am Markt verfügbaren Lösungen erfüllt werden können. Die Markterkundung bildet somit die Grundlage für die anschließende Ausschreibung zur Auswahl einer geeigneten Agentur bzw. eines geeigneten Dienstleisters für die Konzeption und Umsetzung der Grunderneuerung des Intranets. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in die Ausgestaltung der Ausschreibungsunterlagen ein und schaffen die Grundlage für eine marktgerechte, zukunftsfähige und bedarfsgerechte Leistungsbeschreibung sowie die Auswahl eines geeigneten Projektpartners. Die Markterkundung dient ausdrücklich nicht der Festlegung einer konkreten Software oder Plattform. Vielmehr sollen verschiedene Lösungsansätze und technische Möglichkeiten betrachtet werden, um die Anforderungen an das zukünftige Intranet zu schärfen und eine technologieoffene Ausschreibung vorzubereiten. 2.3 Ziel der Grunderneuerung des Intranets Ziel ist die Etablierung eines modernen, skalierbaren und wartbaren Intranets. Die Grunderneuerung des Intranets soll zukünftig die Basis und den Ausgangspunkt der internen Kommunikationslandschaft des WVER darstellen, wodurch die Aufbereitung und das Abrufen von allgemeingültigen internen Informationen gewährleistet ist. Es soll eine Plattform geboten werden, die auf die Bedürfnisse des WVER zugeschnitten ist. Eine Vorgabe zur verwendeten Plattform besteht nicht. Es wird angestrebt, dass die Mitarbeitenden das Intranet als verlässliche interne Informationsquelle wahrnehmen, sodass für sie ein Mehrwert entsteht. Im Zuge dessen sollen sich das Verständnis, die Akzeptanz und das Nutzungsverhalten bezogen auf das Intranet verbessern. Es soll nicht mehr als reine Datenablage wahrgenommen und genutzt werden, sondern als Informationsquelle, Vernetzungs- und Partizipationspunkt dienen. Dabei soll es technisch auf dem neusten Stand sein. Das Intranet soll das Zusammengehörigkeitsgefühl, die Verbundenheit und Identifikation mit dem WVER als Arbeitgeber steigern und die Aufgaben des Verbandes erkennbarer und für alle erlebbarer machen. 2.4 Ablauf des Markterkundung Im Rahmen der Markterkundung sind insgesamt fünf Einzeltermine mit jeweils einem Umfang von 60 Minuten vorgesehen, bei denen sich Dienstleister und Agenturen vor Ort beim WVER vorstellen. Zur Teilnahme an der Markterkundung ist eine Anmeldung bis 15.08.2026 notwendig. Mit Anmeldung müssen folgende Nachweise erbracht werden: - mehrjährige Erfahrungen im Bereich Relaunch, Aufbau und Etablierung von Intranetlösungen - Zusammenarbeit mit Institutionen des öffentlichen Dienstes Falls mehr Anmeldungen eingehen als Termine verfügbar sind, wird ausgelost. Die fünf Termine sollen gebündelt zwischen dem 07. und 11.09.2026 stattfinden. Geplant ist die Durchführung an ein bis zwei aufeinander folgenden Tagen. Sämtliche Termine finden in Präsenz im Verwaltungssitz des WVER statt. Die Vergabestelle des WVER verschickt die Termineinladungen. Die Teilnahme an der Markterkundung ist keine Voraussetzung für die spätere Bewerbung zum Vergabeverfahren. Die Dienstleister werden gebeten, anhand konkreter Praxisbeispiele aufzuzeigen, wie moderne Intranet-Lösungen heute aufgebaut sein können und welche aktuellen Trends bei der Gestaltung und Umsetzung berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollen sie den typischen Ablauf eines Intranet-Relaunchs anhand von Best-Practice-Beispielen erläutern. Dabei sollen insbesondere die einzelnen Projektphasen von der Analyse der Ausgangssituation über die Auswahl eines geeigneten Intranet-Tools bis hin zur Umsetzung und Einführung dargestellt werden. Ergänzend sollen die Dienstleister eine realistische Einschätzung der zeitlichen Dauer der einzelnen Projektphasen geben. Darüber hinaus sollen die Dienstleister erläutern, wie die Zusammenarbeit während eines Relaunch-Projekts typischerweise gestaltet wird. Dabei sollen insbesondere die Rollenverteilung, die Kommunikationswege sowie die Abstimmungsprozesse zwischen Auftraggeber und Dienstleister beschrieben werden. Ein weiterer Bestandteil der Markterkundung ist die Darstellung der Informationen und Voraussetzungen, die auf Seiten des WVER für einen erfolgreichen Relaunch erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere technische Rahmenbedingungen, strukturelle Gegebenheiten sowie weitere relevante Informationen, die für die Planung und Durchführung des Projekts benötigt werden. Zeitlichter Ablauf der einzelnen Termine - Vorstellung und Einblicke WVER Intranet (5 Minuten) - Vorstellung Agentur (5 Minuten) - Beispiele zu aktuellen Intranettrends und Best-Pratice Beispielen (15 Minuten) - Präsentation exemplarischer Ablauf Relaunch Intranet (10 Minuten) - Benennung wichtiger Inhalte für mögliche Ausschreibung (10 Minuten) - Fragerunde (15 Minuten) 2.5 Ausgangslage Das bestehende Intranet des WVER basiert auf einem OnPrem gehosteten Sharepoint SE Edition. Genutzt werden unter anderem vom Server unterstützte Funktionen wie beispielsweise die Suchfunktion oder Workflows. 2007 wurde das erste Intranet eingeführt und seitdem regelmäßig auf die neueste Version aktualisiert. Dennoch variiert das Seitenlayout, sodass es kein einheitliches Bild ergibt. Einige Seiten sind zudem nicht in die neueste Version überführbar. Viele Inhalte sind statisch aufbereitet. Es gibt keine bis wenige Bilder bzw. Bewegtbildinhalte. Ebenfalls gibt es für die Mitarbeitenden keine Interaktionsmöglichkeiten in Form von Social Intranet Elementen (Kommentieren, Like, eigenständig Posten). Der technische Support wird durch die Organisationseinheit 2.5 Digitalisierung durchgeführt. Eine definierte inhaltliche und redaktionelle Verantwortung gibt es nicht, sodass Mitarbeitende, sofern eine Bearbeitungsberechtigung besteht, Inhalte eigenständig hochladen und Veränderungen bei der IT in Auftrag geben. Daraus ergibt sich, dass das Intranet aktuell als Ablageort fungiert und viele dort enthaltenen Dateien veraltet sind. Eine konsequente inhaltliche Pflege und Kontrolle sind nicht vorhanden. Alle Mitarbeitende des WVER haben Zugriff auf das Intranet. Über die Hälfte der Mitarbeitenden arbeitet nicht in der Verwaltung, sondern auf Anlagen im gesamten Verbandsgebiet verteilt. Ihnen steht das Intranet sowohl über ihr dienstliches mobiles Endgerät, als auch, falls verfügbar, über einen Dienstlaptop zur Verfügung. Mehr als drei Viertel der Mitarbeitenden verfügen über ein dienstliches mobiles Endgerät. Voraussetzung zum Abrufen des Intranets ist eine bestehende VPN-Verbindung. Die Seitenansicht ist nicht auf mobile Endgeräte angepasst. Eine personalisierte Verwendung des Intranets wird aktuell durch die Mitarbeitenden weitestgehend nicht genutzt, da diese Möglichkeit vielen nicht bewusst ist. Das bestehende Intranet des WVER ist somit technologisch und funktional veraltet und erfüllt aktuelle Anforderungen an Usability, Barrierefreiheit, mobile Nutzung sowie Zusammenarbeit nicht mehr ausreichend. 2.6 Festgelegte Mindeststandards für späteres Vergabeverfahren Unabhängig von den Ergebnissen der Markterkundung wurden seitens des WVER bereits grundlegende Rahmenbedingungen definiert, die im späteren Vergabe- und Ausschreibungsverfahren verbindlich einzuhalten sind. Ein Nachweis dieser Anforderungen ist im Rahmen der Markterkundung noch nicht erforderlich. Die zukünftige Lösung soll entweder als On-Premise- oder als Cloud-Lösung realisierbar sein. Im Falle einer Cloud-basierten Bereitstellung sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten und ein Serverstandort innerhalb Europas sicherzustellen. Darüber hinaus müssen mindestens alle geltenden gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit sowie die für den WVER relevanten KRITIS-Anforderungen erfüllt werden. Zudem ist das bestehende Corporate Design vom WVER, insbesondere die Farbgestaltung und das Markentier, in der Gestaltung des Intranets zu berücksichtigen. Die genannten Anforderungen stellen verbindliche Mindeststandards für das spätere Vergabeverfahren dar und werden erst im Rahmen der Ausschreibung und Vergabe nachzuweisen sein. 3. Ziel der Markterkundung: Diese Markterkundung dient der Einholung von Informationen über die Verfügbarkeit, technischer Möglichkeiten, innovativer Lösungen sowie marktüblicher Preise. Die gewonnenen Erkenntnisse sollen dabei helfen, den Vergabeprozess sachgerecht, wettbewerbsneutral und transparent vorzubereiten.