Magyarország - Rendezvényszervezési szolgáltatások - Rendezvényszervezési szolgáltatások besz. 4 évre

Keretmegállapodás (továbbiakban:KM) megkötése rendezvényszervezéshez kapcsolódó feladatok ellátására, az 1. és 2. részben legfeljebb 5,- a 3. részben legfeljebb 3 - ajánlattevővel 48 hónapra, 3 részben. Az 1. és 2. rész két különböző uniós támogatott projekt, ezek tárgya összetett rendezvényszervezési feladatok ellátása, míg a 3. részben az NKOH részéről saját hatáskörben történő lebonyolításra visszaadott, saját rendezvények kapnak helyet. Valamennyi részre vonatkozó szabályok: A KM alapján a konkrét feladatra vonatkozó egyedi szerződések/egyedi keretszerződések pontos műszaki tartalma előre nem meghatározható, az a tényleges beszerzési igénytől és a rendelkezésre álló fedezettől függ. A részenként megadott mennyiségek becsült mennyiségek, az egyes rendezvényfajták az eddigi gyakorlat szerint megvalósított események. A második szakaszban kiadott műszaki leírás (vagy az első szakaszban kiadott Műszaki leírásra hivatkozás) és/vagy az árazatlan költségvetést tartalmazó ártáblázat tartalmazza a konkrét beszerzési igényt. Az eljárás 2. szakaszában az 1-2. részben a versenyújranyitás kötelező, ezen esetekben egyedi szerződés, valamint egyedi keretszerződés megkötésére,- míg kizárólag a 3. részben - közvetlen megrendelésre van lehetőség. Az eljárás második szakaszának szabályai, a KM 3. számú melléklete, az egyedi szerződés és az egyedi keretszerződés mintája a Közbeszerzési Dokumentumban megtalálható. A versenyújranyitás bírálatát az ajánlatkérő csak a legkedvezőbb és a második legkedvezőbb ajánlatra vonatkozóan végzi el, a Kbt. 81. § (5) bek. szerint. A versenyújranyitás esetében az eljárás első szakaszához képest a következő eltérő minőségi értékelési szempont alkalmazására kerülhet sor: = a rendezvény lebonyolításához szükséges speciális szakember-követelmény teljesítése. A z ajánlatkérő által választható szakemberek listáját a KM 3. melléklete és az Ajánlatkérési Dokumentáció is tartalmazza. A KM tárgya rendezvényszervezéshez kapcsolódó feladatok, valamint kiegészítő szolgáltatások ellátása, a KM-ban meghatározott feltételek és a konkrét feladat(ok)ra vonatkozó egyedi szerződés(ek)ben foglaltak szerint. A tevékenységek köre jellemzően, de nem kizárólagosan a következő feladatok ellátása: eseti vagy rendszeres, előre meghatározott célból (pl. társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport) adott helyen és időben tartott esemény tervezése, előkészítése, koordinációja és megvalósítása során felmerülő feladatok elvégzése, az ezekhez kapcsolódó engedélyek beszerzése és díjak viselése, így különösen: a megrendelő által elkészített/vállalkozó által elkészített és a megrendelő által elfogadott rendezvénykoncepció alapján rendezvényterv, forgatókönyv, rendezvényhez kapcsolódó prezentáció, rendezvény koordináció, rendezvénybiztosítás, őrzés, rendezvénytechnika (ideértve a hang-, világítás-, színpad-, video- és vizuáltechnikát, a televíziótechnikát és a biztonságtechnikát is) és a hozzá kapcsolódó háttérszolgáltatást, dekorációt, rendezvénytechnikai eszközök biztosítását, berendezést, catering biztosítást, kiegészítő programelem és előadó biztosítását, szállásbiztosítást, rendezvényhez kapcsolódó szállítást és az ezekhez kapcsolódó egyéb szolgáltatások összességét, vagy ezek bármelyikét, vagy ezek bármelyikének kombinációját. A KM időtartama alatt a nyertes ajánlattevők nem csak elvégezni kötelesek az egyedi szerződések szerinti feladatokat, hanem ezen túlmenően, -különös figyelemmel a KM hosszú időtartamára,- az ajánlatkérő felé folyamatos rendelkezésre állás szükséges az előre nem ismert, nem ütemezhető mennyiséggel és időtartammal megvalósítandó egyedi szerződések megfelelő minőségű teljesítése érdekében. A KM időtartama alatt előfordulhat, hogy az adott projekt egyszerre több, egy időben felmerülő beszerzési igényét is ki kell elégíteni (1. és 2. rész),- illetőleg az ajánlatkérő egyidejűleg több rendezvényt kíván - átlagosan 3- t - megvalósítani egyedi (keret)szerződések keretében. Elvárás a párhuzamos munkavégzés, több egyedi ajánlat egyidejű benyújtása és/vagy a különböző szerződések összehangolása, egyidejű lebonyolítása, mivel az egyidejűleg fellépő több beszerzési igényt másként nem lehetne rugalmas módon, kellő időben kielégíteni. Ezért a nyertes ajánlattevőkkel szemben elvárás a fokozott rendelkezésre állás,- és a megfelelő teljesítési képesség. A KM időtartama alatt a nyertes ajánlattevő a tevékenységei ellátása során a birtokába kerülő adatok, különösen a személyes és a társadalmilag/politikailag érzékeny adatok védelmét a nyilvánosságra kerülés, illetve a módosítás ellen is biztosítani köteles. Ezért elvárás a nyertes ajánlattevőkkel szemben a fenti védelmi igényeknek megfelelő információvédelmi rendszer (ezzel egyenértékű, megfelelő és dokumentált információvédelmi intézkedések ) megléte és a megfelelő műszaki-technikai háttér fenntartása. A nyertes ajánlattevőként szerződő fél feladata az előzetes minőségtervezés, a feladatok ellátása közbeni folyamatos minőség-ellenőrzés és dokumentálás is. Ajánlatkérő igényli és kéri a nyertes ajánlattevőktől a második szakasz során megrendelt események hatékony és sikeres megvalósításához adott kreatív, valamint pénzkímélő javaslatokat. Ajánlatkérő az eljárás második szakaszában - kizárólag a 3. részben- használni kívánja a közvetlen megrendelés lehetőségét, amennyiben megfelelő ajánlati egységárakat kap. Az alapként megajánlott egységárakban nem szükséges "ártartást" kalkulálni, mivel a KM-tervezetben rögzített indexálási lehetőség a szerződés teljes tartama alatt évenként rendelkezésre áll. A BT 262-263 szerinti kiegészítő tevékenységek valamennyi részben azonosak, azok figyelembevételét valamennyi részben kérjük, azokat terjedelmi okokból csak az 1. részben rögzítettük. Keretmegállapodás (továbbiakban: KM) megkötése legfeljebb 5 ajánlattevővel, 48 hónapra, 3 részben. A KM 2. része uniós támogatott projekt rendezvényeihez kapcsolódik. A KM tárgya különféle rendezvényszervezéshez kapcsolódó feladatok, valamint kiegészítő szolgáltatások ellátására irányul, a konkrét megrendeléseket, műszaki leírásokat az eljárás második szakaszában az ajánlatkérő által kibocsátott egyedi eljárási dokumentumok (egyedi keretszerződés, egyedi szerződés, Műszaki leírás, árazatlan ártábla) tartalmazzák. A Közös Agrárpolitika (KAP) Stratégiai Terv megvalósításához nyújtott Technikai Segítségnyújtás projektben az ajánlatkérő nevesített Innovációt és Digitalizációt Támogató Egység (a továbbiakban: ITE). A támogató egység segíti a közigazgatás szerveit a KAP stratégiai terv végrehajtásában és a teljesítményalapú teljesítési modellre való átállásban, valamint előmozdítja az innovációt a mezőgazdaság és a vidékfejlesztés területén; támogatja a társaktól való (peer-to peer) tanulást, az érdekeltek ismeretek átadásába és a tudásépítés folyamatába való bevonását, valamint elősegíti a köztük lévő interakciót. A rendezvények a következő feladatokhoz kapcsolódnak: - Európai Innovációs Partnerség (EIP) együttműködések/partnerségek, (pályázói csapatok mentorálása) felkészítéséhez kapcsolódó események lebonyolítása - projektlátogatások szervezése - online médiajelenlét erősítése - Éves AKIS rendezvény megszervezése - Kommunikációs és szakmai célú részvétel hazai és nemzetközi rendezvényeken - Értékelési tárgyú szakmai rendezvények szervezése és lebonyolítása Az elvégzendő feladatok eseti vagy rendszeres, előre meghatározott célból (így különösen társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport) adott helyen és időben tartott esemény tervezése, előkészítése, koordinációja és megvalósítása A fő feladatok /szolgáltatások a következők: - az ajánlatkérő által megadott/megrendelt rendezvénykoncepció alapján rendezvényterv, forgatókönyv készítése, - rendezvényhez kapcsolódó prezentáció - rendezvény koordináció - a rendezvényt kiszolgáló segítő/szakszemélyzet biztosítása (ideértve a tolmács/ szinkrontolmács szakembert is) - rendezvénybiztosítási szolgáltatások ( beléptetés, helyszín/területbiztosítás, szükség esetén speciális nyelvismerettel és szakmai tapasztalattal rendelkező rendezvényőr biztosításával), berendezés - rendezvénytechnika (ideértve a hang-, világítás-, színpad-, video- és vizuáltechnikát, a televíziótechnikát és biztonságtechnikát ) és a hozzá kapcsolódó háttérszolgáltatások, rendezvénytechnikai eszköz,- és kezelő személyzet biztosítása - dekoráció, ideértve a nyomdai termékeket és a reklámajándékokat is - catering (adott esetben speciális diétákat is beleértve) - őrzés- biztonsági szolgáltatás - kiegészítő programelem és (szórakoztató, művész) előadó biztosítása - szállás biztosítása - rendezvényhez kapcsolódó szállítás és az ezekhez kapcsolódó egyéb szolgáltatások - az eseményekhez kapcsolódó háttérszolgáltatások biztosítása, a szükséges engedélyek beszerzése, Az esetenkénti feladatok a fentiek összességét vagy bármelyikét vagy ezek bármilyen kombinációját jelenthetik. Részletes feladatleírások a Műszaki Leírásban. A rendezvények mérete: 40- 300 fő között, részletek a Műszaki leírásban találhatók. Tervezett mennyiség: Workshop: minimum 4 - maximum 8 db/ év, Tanulmányi út: minimum 2- maximum 4 db/ év, Konferencia: minimum 1- maximum 2 db/ év, Gálaesemény: minimum 1- maximum 2 db/ projekt A KM időtartama alatt megvalósítandó rendezvényszervezéshez kapcsolódó feladatokra, valamint kiegészítő szolgáltatásokra vonatkozóan pontos információ még nem áll rendelkezésre, az a tényleges beszerzési igények felmerülésétől és a pénzügyi források rendelkezésre állásától függ. A konkrét feladatokra vonatkozó egyedi szerződések tartalma, értéke, ütemezése, határideje, valamint az egy időben teljesítendő egyedi szerződések nagyságrendje jelenleg nem meghatározható, ezeket az adatokat és információkat az ajánlatkérő az eljárás második szakaszában adja meg. A Műszaki Leírásban foglaltak az eljárás második szakaszában kiadott műszaki dokumentumoknak is alapját képezik, ez az egyedi dokumentumokban csak kiegészülhet egyéb előírásokkal, egyebekben az ajánlatkérő elegendő, ha utal az első szakaszhoz készített Műszaki Leírásra. Az értékelés szabályai: Első szakasz: Az értékelési szempont a legalacsonyabb ár, amely egyrészt a pozitív egész számokkal megadott nettó egységárakból képzett összesített nettó képzett értékből,- másrészt a %- os arányban megadott ügyviteli díj átlagolt értékéből tevődik össze, majd ezek összesítését követően alakul ki a végső pontszám. A kétféle árra tekintettel két ár értékelési szempontot alkalmazunk. Az ajánlatok értékelése úgy történik, hogy az árazótábla két összesítő táblája által automatikusan kiszámított pontszámokat külön- külön a fordított arányosítás módszerével pontozzuk és a megadott súlyszámmal súlyozzuk, majd az így kapott két eredményt összeadva alakul ki a mindösszesen pontszám. Kiosztható pontszám: 0-10; súlyszám összesen 100 Értékelt ajánlati elemek: -nettó képzett érték (összesítő), súlyszám: 80 -ügyviteli díj (összesítő), súlyszám: 20 Második szakasz: A 2. részben az eljárás második szakaszában kizárólag a verseny újranyitása útján indítható beszerzés. A második szakaszban az ár értékelési szempont - ajánlatkérő eljárásonként meghozott döntésének megfelelően -a Kbt. 76. § (2) bek. a.) pont szerinti legalacsonyabb ár, vagy c.) pont szerinti legjobb ár-érték arány lehet. Mindkét ár szempont egyrészt a pozitív egész számokkal megadott nettó egységárakból képzett összesített nettó képzett érték/ nettó kosár értékböl,- másrészt a %- os arányban megadott ügyviteli díj átlagolt értékéből tevődik össze, majd további ezek összesítését követően alakul ki a végső pontszám. A kétféle árra tekintettel két ár értékelési szempontot alkalmazunk. Folytatás a BT-300-ban.